Strategisch voorraadbeleid bij woningcorporaties [11 tips]
11 tips over Strategisch Voorraadbeleid

11 tips over Strategisch Voorraadbeleid

Strategisch voorraadbeleid gaat bij woningcorporaties over de strategische en tactische doelen voor je woningvoorraad. In dit artikel geef ik 11 tips die je direct kunt toepassen om je strategisch voorraadbeleid op te zetten, te actualiseren of op onderdelen te verbeteren.

Je kunt deze tips ook integraal als e-boek (PDF) downloaden.

Termen als vastgoedsturing, portfoliobeleid en asset management overlappen gedeeltelijk met het strategisch voorraadbeleid.

 

svb-vastgoedsturing-assetmanagement-portfoliobeleid

Het strategische niveau draait bij strategisch voorraadbeleid om het maken van keuzes over hoe je woningvoorraad er over 10 tot 15 jaar uit moet zien. Op tactisch niveau vertaal je dit naar doelstellingen op complexniveau. Daarbij spelen vragen als: welke middelen zet je in om je doelen te bereiken? Welke ‘beleidslabels’ plak je op complexen? En welk huurbeleid ga je voeren?

 

Beleidspiramide: strategisch, tactisch, operationeel

Tip 1: Ga zo snel als mogelijk en zo langzaam als nodig

Wanneer je als beleidsmaker aan de slag gaat met strategisch voorraadbeleid wil je natuurlijk zo snel mogelijk resultaat zien. Maar als jij een wielrenner bent terwijl je collega’s in een slakkengang achter je aan komen, dan ben je ze snel kwijt. Ga daarom zo snel als je kunt, maar zo langzaam als nodig is om beslissende en uitvoerende collega’s mee te kunnen nemen.

Het volgende voorbeeld laat zien dat dit belangrijk is:

Lange tijd geleden, in 2008, begeleidde ik een corporatie in Rotterdam bij het maken van strategisch voorraadbeleid. Daarbij keken we op het strategische niveau welke woningvoorraad wenselijk was over zo’n 10 jaar. Ook bekeken we hoe deze woningvoorraad bij de ambities vanuit het ondernemingsplan zou passen. Vervolgens wilden we complexen gaan ‘labelen’ met doelen als doorexploiteren, verkopen, slopen of renoveren.

 

Op dat moment bleek dat een aantal uitvoerende medewerkers nog niet gewend was aan deze werkwijze. Zij dachten gehouden te zijn aan de bestaande onderhoudsplanning en konden daardoor niet met een frisse blik naar een (nieuwe) strategie voor de complexen kijken. Dat was voor mij het moment om het maken van strategisch voorraadbeleid even stil te leggen en bottom-up te kijken waar het strategisch voorraadbeleid kon inhaken op de dagelijkse werkprocessen van de uitvoerende medewerkers.

 

Door met de betrokken verhuurmedewerkers, mutatieopzichters en projectleiders in gesprek te gaan kregen zij meer inzicht in het strategisch voorraadbeleid. En ik leerde welke specifieke informatie medewerkers op welk moment nodig hadden om het beleid te kunnen uitvoeren. Na deze tussenstap konden we alsnog alle woningcomplexen succesvol van beleidslabels voorzien.

Tip 2: Bepaal de plaats van het strategisch voorraadbeleid

De tweede tip is het bepalen van de plaats die het strategisch voorraadbeleid in de corporatie heeft. Binnen je corporatie heb je met veel verschillende soorten beleid te maken. Beleid is bijvoorbeeld vastgelegd in wijkvisies, huurbeleid, onderhoudsbeleid en andere documenten die allemaal met elkaar samenhangen. Ook het beleid van anderen, zoals een gemeentelijke woonvisie en prestatieafspraken heeft invloed. Samen bepalen alle beleidsstukken wat je met een woning doet of laat. Dan is het belangrijk om te bepalen wat leidend is bij de uiteindelijke beslissing.

 

plaats strategische voorraadbeleid in de corporatie

De woorden in de figuur staan nog kriskras door elkaar heen. Elke corporatie brengt hier op haar eigen wijze structuur in aan. Vaak zul je ook nog beleidsdocumenten toevoegen aan de lijst uit de figuur hierboven. Wanneer je deze oefening samen met collega’s doet zul je zien dat er flink wat discussie over mogelijk is.

Wanneer je twee beleidsdocumenten hebt die op onderdelen tegenstrijdig zijn is het belangrijk om af te spreken hoe je deze tegen elkaar afweegt. Stel dat je in de wijkvisie bijvoorbeeld stelt dat je meer eengezinswoningen in de wijk wilt, terwijl je in de wensportefeuille hebt vastgelegd dat je op corporatieniveau juist eengezinswoningen wilt afstoten. Hoe neem je dan een besluit over een projectvoorstel waarin er vijftig eengezinswoningen in de wijk worden gebouwd?

De bottom line?

Door een aantal van zulke dilemma’s vooraf met collega’s te bespreken krijg je meer gevoel voor hoe je samen met collega’s aan het strategisch voorraadbeleid wilt en kunt werken. Daar kun je vervolgens tijden het opstellen van het beleid rekening mee houden.

Tip 3: Maak het actualiseren van strategisch voorraadbeleid net zo vanzelfsprekend als het opstellen van de begroting

Het actualiseren van de meerjarenbegroting doe je elk jaar opnieuw. Daar is geen discussie over mogelijk. Het toekomstgericht aanpassen en aanvullen van je woningvoorraad is een van de belangrijkste taken van een woningcorporatie.

Waarom zou je dan wel met een verouderd strategisch voorraadbeleid willen werken?

Koppel het actualiseren en doorontwikkelen van strategisch voorraadbeleid aan de reguliere jaarcyclus van jouw corporatie. Dan wordt het voorraadbeleid net zo’n vanzelfsprekend onderdeel van het corporatiewerk als de meerjarenbegroting of de jaarlijkse huuraanpassing.

 

jaarcyclus strategisch voorraadbeleid

Meer toelichting bij deze figuur? Bekijk de video.

Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.

Tip 4: Loop mee met je collega’s

De natuurlijke habitat van veel beleidsmakers is het bureau met computer of de vergadertafel. Wanneer je dit herkent zou ik je willen aanmoedigen om ook regelmatig de ‘habitat’ van je uitvoerende collega’s te bezoeken. Loop bijvoorbeeld eens een dagje met ze mee.

Je haalt daar meer uit dan je denkt.

Je krijgt nieuwe inzichten die je kunt gebruiken bij het maken van beleid. Je ontwikkeld een beter gevoel over wat haalbaar is in de uitvoering. En het levert je ontzettend veel goodwill op wanneer je oprechte belangstelling toont voor het werk van collega’s.

Wanneer ik zelf strategisch voorraadbeleid maak bij een corporatie is dit een van de eerste dingen die ik doe. Gewoon kijken hoe de uitvoering verloopt. Wat is het dagelijkse werk van woonconsulenten en onderhoudsmedewerkers? Op welke momenten hebben ze behoefte aan sturing vanuit het strategisch voorraadbeleid? Dit levert elke keer weer belangrijke informatie op om het voorraadbeleid nog beter te maken.

Tip 5: Voorkom dat je je verliest in onderzoek

Het is natuurlijk belangrijk om onderzoek te doen naar de woningmarkt, de financiële mogelijkheden en nieuwe regelgeving. Een valkuil is om je helemaal te verliezen in dit onderzoek. Uitgebreid onderzoek doen zal het hebben van een glazen bol nooit evenaren, hoe graag je dat ook zou willen. We leven in een tijd waarin de wereld snel veranderd. Voor je alles in kaart gebracht hebt is het alweer anders.

Een voorbeeld hiervan is een corporatie waarbij een aantal mensen in de projectgroep strategisch voorraadbeleid alles tot op de bodem wilden uitzoeken. Zij hadden te weinig houvast aan de onderzoeken en prognoses die beschikbaar waren. Ze wilden hier zelf nog veel meer informatie aan toevoegen.

Na doorvragen bleek de angel te zijn dat zij dachten dat de te maken keuzes definitief zouden zijn voor de komende 10 jaar. Dat is natuurlijk niet zo. Uiteindelijk moet je de koers bepalen met de gegevens die je hebt. Kiezen is vrijwel altijd beter dan niet kiezen. Wanneer je regelmatig actualiseert kun je nieuwe informatie ruim op tijd verwerken in bijgestelde keuzes.

Leg de focus bij het doen van onderzoek op thema’s die voor jouw corporatie het belangrijkste zijn. Als het goed is komen deze keuzes is het beleidsplan of ondernemingsplan naar voren.

Komt betaalbaarheid bijvoorbeeld sterk naar voren in het ondernemingsplan? Dan kun je meer focus leggen op onderzoek naar bijvoorbeeld inkomensgroepen onder huurders en woningzoekenden. Is het voor jouw corporatie juist belangrijk om de energetische kwaliteit van de woningen te bevorderen, ligt hier de onderzoeksfocus.

 

Meer inspiratie vind je in het gratis e-book 90 inspirerende quotes voor corporatiestrategen.

Tip 6: Blijf het voorraadbeleid continu doorontwikkelen

Zorg voor een continue ontwikkeling van je strategisch voorraadbeleid. Je kunt dat vergelijken met een app op je telefoon.

Een tijd geleden sprak ik een beleidsmedewerker over hoe je strategisch voorraadbeleid kan zien als stip op de horizon. Regelmatig bijstellen van die ‘stip’ is een vereiste om de juiste koers te blijven volgen. Hij kwam met de vergelijking met updates van software: destijds werkte de corporatie nog met Windows XP. Binnen Windows heb je eens in de zo veel tijd hele grote updates (Windows 7 en nu Windows 10). Kleinere updates worden op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis doorgevoerd.

Zo kun je ook je strategisch voorraadbeleid vormgeven.

Je zult merken dat je eens in de zoveel tijd hele grote updates nodig hebt. Bijvoorbeeld na een nieuw ondernemingsplan, wanneer er grote veranderingen in de regelgeving worden doorgevoerd of als er uit woningmarktonderzoek baanbrekende nieuwe inzichten naar voren komen.

Tussentijds heb je kleinere updates nodig, zoals het aanpassen van de strategie voor een of meer complexen. Of het aanpassen van de strategie op een beperkt subonderdeel van je beleid. Ook het optimaliseren van (onderdelen van) het uitvoeringsproces is hiervan een voorbeeld.

Tip 7: Splits de voorraadsturing op in hapklare brokken

Het opstellen van een nieuw strategisch voorraadbeleid kost veel tijd. Net als een complete actualisatie van het beleid. Je maakt het jezelf makkelijker door het project op te splitsen in hapklare brokken. Na afronding van het eerste deelproject kun je dit alvast in gebruik nemen en later de overige onderdelen van het strategisch voorraadbeleid toevoegen.

Anderhalf jaar geleden deed ik voor een corporatie het marktonderzoek voor het voorraadbeleid, als apart deelproject. Daarna hebben we in een nieuw deelproject gekeken naar de wensportefeuille. Ook hierop volgde een afgeronde notitie die door de directie werd vastgesteld.

Hoewel de woningen nog niet allemaal een beleidslabel opgeplakt hadden gekregen, werd de wensportefeuille al in gebruik genomen. Wanneer er een voorstel voor aanpassingen aan woningen in het managementteam besproken werd, werd gekeken of dit voorstel paste in de richting van de wensportefeuille.

Ongeveer een jaar later is een deelproject gestart om alle complexen te voorzien van beleidslabels. Verder was er – uitgevoerd door andere medewerkers van de corporatie – een deelproject om de wensportefeuille te vertalen naar wijkvisies. In elk deelproject werd gelet op de aansluiting op andere deelprojecten.

De corporatie uit het voorbeeld hierboven ziet het strategisch voorraadbeleid als allerlei losse puzzelstukken die je individueel kunt aanpakken. Als je dat bij jouw corporatie ook zo aanpakt weet ik zeker dat je sneller resultaat zult zien (en minder overuren maakt 😉).

Tip 8: Stuur ook financieel

Financieel sturen wordt voor corporaties steeds belangrijker. Financiële overmaat is niet voor elke corporatie vanzelfsprekend meer. En belanghebbenden stellen steeds vaker kritische vragen over de besteding van de maatschappelijke middelen.

Wie strategisch voorraadbeleid maakt geeft veel geld uit. Ook als non-financial is het dus belangrijk om gevoel te krijgen bij de financiële mogelijkheden, en hierop te sturen.

Bij financiële sturing op strategisch niveau kun je gebruik maken van vier belangrijke parameters. Deze parameters worden door de Autoriteit woningcorporaties en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw gebruikt bij het externe toezicht. Veel corporaties hebben in hun financiële sturing zelf ook normen voor deze parameters ontwikkeld.

Het gaat om parameters over kasstroom en het vermogen. Bij de kasstroom gaat het om de vraag of je met het geld wat je ontvangt en uitgeeft ook de rente en aflossing van leningen kunt betalen. Bij vermogen gaat het er in het kort om dat de hoogte van leningen niet te hoog wordt ten opzichte van de waarde van je woningen. Op basis van de openbare toezichtsbrief over jouw corporatie krijg je inzicht in de ruimte die je hebt ten opzichte van de normen en het sectorgemiddelde.

Download hier het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.

Op het niveau van complexen gaat het om rendementen die met een bepaalde manier van exploiteren kunt behalen. Eengezinswoningen op het platteland hebben bijvoorbeeld een ander rendement dan appartementen in de stad. En sloop/nieuwbouw levert een ander rendement op dan verkopen en elders nieuwbouwen.

In het investeringsstatuut beschrijf je als corporatie het proces om tot investeringskeuzes te komen. Een onderdeel daarvan is het stellen van rendementseisen op complexniveau. In het strategisch voorraadbeleid kun je sturen op rendement door de rendementen van verschillenden exploitatiemogelijkheden naast elkaar te zetten.

Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.

Tip 9: Breng beleidsinformatie just-in-time naar de uitvoerders

Sommige onderdelen van het strategisch voorraadbeleid worden pas jaren later uitgevoerd bij de mutatie van een woning. Daarom is het slim om informatie over de uitvoering van je beleid pas vrij te geven op het moment dat het relevant is.

Een voorbeeld is het verhaal van corporatie Bo-Ex in Utrecht. Veel huurders van 4-kamerflats in Kanaleneiland haalden een tussenwandje weg om de woonkamer groter te maken. Zo werd een flat met 4 kamers veranderd in een flat met 3 kamers. Mutatieopzichters merkten dat dit vaak voorkwam, en deden de suggestie om voortaan standaard de tussenwand te verwijderen. In principe paste dit in het beleid wat Bo-Ex had: uit woningmarktonderzoek was eerder al gebleken dat het aantal 1- en 2-persoonshuishoudens met een voorkeur voor 3-kamerappartementen toenam. Voor deze doelgroep wilde Bo-Ex meer woningen beschikbaar maken. Dit betekende wel dat bij elke mutatie de beleidsinformatie terecht moest komen bij de woonconsulent en de mutatieopzichter.

De woonconsulent moest op de hoogte te zijn om de juiste woningadvertentie te kunnen plaatsen voor het zoeken van een nieuwe huurder. De mutatieopzichter moest weten of de tussenwand al dan niet verwijderd was. Zo niet, dan moest hij tijdig met een aannemer een afspraak maken om de tussenwand te verwijderen.

Om te zorgen dat de beleidsinformatie precies op het juist moment bij de medewerkers terechtkomt is een geautomatiseerde melding geplaatst. Deze verschijnt in het scherm dat de betrokken medewerkers toch al gebruiken bij het verwerken van een mutatie (dus niet pas na doorklikken).

 

bo-ex vastgoedsturing

Maatregelen die bij mutatie worden uitgevoerd moet je als uitvoerder weten op het moment dat je de huuropzegging van de oude bewoner verwerkt. Niet eerder, maar ook niet later. Het automatiseren van meldingen in het primaire systeem van je corporatie is een handige manier om dit te regelen.

Doe dit niet alleen bij mutatieonderhoud.

Dit principe kun je immers ook toepassen bij het omgaan met reparatieverzoeken en andere contacten tussen huurders en corporatie.

Tip 10: Voorkom een Poolse landdag bij het bepalen van complexbeleid

Samen met alle betrokkenen bij een complex de complexinformatie doorlopen en samen het beleid op complexniveau bepalen. Dit kost je minimaal een kwartier per complex. Voor een gemiddelde corporatie zal het dus een paar werkdagen duren voordat je op deze manier alle complexen hebt besproken.

Mijn ervaring met deze werkwijze is dat het vaak iets weg heeft van een Poolse landdag. Voor wie het niet weet, een Poolse landdag was een samenkomst van de Poolse adel waarbij dagenlang het beleid werd besproken. Aanwezigen hadden onbeperkte spreektijd hadden en werden voortdurend onderbroken.

 

De Poolse landdag (Door Jan Matejko, 1889)

Dus: …

… op zoek naar een andere manier van werken. Een alternatief voor deze langdurige sessies, is het vooraf groeperen van complexen op basis van bepaalde kenmerken. Zo zou je de jongste complexen in een keer kunnen bespreken, waarbij het aannemelijk is dat deze zonder veel wijzigingen doorgeëxploiteerd kunnen worden. Ook kun je potentiële sloop- of verbetercomplexen selecteren aan de hand van bouwjaar, onderhoudsscore of bewonerstevredenheid.

Tijdens het bespreken kun je dan hele groepen complexen op hoofdlijnen in één keer afhandelen. Ook heb je meer tijd om in te zoomen op complexen waar je het met collega’s niet meteen over eens kunt worden.

Tip 11: Begin vandaag

Een goed strategisch voorraadbeleid zorgt ervoor dat je woningvoorraad optimaal op de behoeften en wensen van je huidige en toekomstige doelgroep is afgestemd. Daarbij zorg je er natuurlijk voor dat je je geld zo effectief mogelijk inzet.

Wanneer je het strategisch voorraadbeleid in stukjes knipt, kun je er vandaag al mee aan de slag. Zo kun je op elk moment instromen in de jaarcyclus zoals beschreven bij tip 3.

Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.

Er is dus eigenlijk geen enkele reden om niet vandaag met het opstellen, actualiseren of doorontwikkelen van je strategisch voorraadbeleid te beginnen 😃. Wil je hierbij leren van andere corporaties en gebruik maken van mijn jarenlange ervaring? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van het Koplopers programma.

Doe meer met De Corporatiestrateeg

  1. Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.
  2. Bekijk de agenda met seminars en trainingen.
  3. Lees welke voordelen je krijgt als lid van De Corporatiestrateeg.
Reactie plaatsen

Cookies