Assetmanagement gaat over het ontwikkelen en (doen) uitvoeren van exploitatiestrategieën voor je vastgoedcomplexen. Sinds 2012 wordt de term door corporaties gebruikt en in 2016 schreef ik het e-boek Assetmanagement: essentie en snelstart.
Inmiddels zijn we alweer heel wat jaren verder. En gelukkig heeft het assetmanagement bij veel corporaties een flinke ontwikkeling doorgemaakt. Tegelijkertijd heeft nog altijd bijna de helft van de corporaties assetmanagement nog niet structureel in de vingers.
Daarom was het hoog tijd voor een nieuw e-boek. Om assetmanagement verder te ontwikkelen. Bij dit e-boek hoort ook onderstaande mini-training op video. Je kunt het nieuwe e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling downloaden via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Wat is assetmanagement?
Assetmanagement vindt plaats op tactisch niveau in de organisatie. Het legt de verbinding tussen enerzijds de strategie (zoals je ondernemingsplan en je portefeuilleplan) en anderzijds de uitvoering, zoals verhuur, projecten en onderhoud.
Daarmee is assetmanagement een belangrijke schakel in de organisatie; het vertaalt je portefeuilleplan naar het operationele niveau. Wat is het concrete antwoord op een telefoontje van een huurder? Wat moet er in een bepaalde woning bij mutatie gebeuren?
Binnen de context van de corporatiepraktijk kunnen we het begrip als volgt definiëren:
Assetmanagement omvat het ontwikkelen en laten uitvoeren van exploitatiestrategieën voor vastgoedcomplexen. Daartoe behoort ook het analyseren van complexdata om gekozen exploitatiestrategieën te onderbouwen.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Spraakverwarring: van strategisch voorraadbeleid naar assetmanagement
Na de brutering in 1995 gebruikten corporaties vaak de naam strategisch voorraadbeleid voor de strategische en tactische sturing van het vastgoed.
In theorie bevond het strategisch voorraadbeleid zich zowel op het strategische als op het tactische niveau, maar in de praktijk ging het vooral om complexplannen. In 2008 introduceerde Martijn Eskinasi de term vastgoedsturing, om het strategische niveau nadrukkelijker in beeld te brengen.
Sinds 2012 gebruiken corporaties steeds vaker de term assetmanagement. In eerste instantie vooral om te benadrukken dat ook het financiële aspect van belang is. Bovendien – zo was het idee – kun je corporaties zo vergelijken met andere woningverhuurders, ook al gaan corporaties op een heel andere manier om met hun woningen.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Inmiddels is assetmanagement verder doorontwikkeld. Het is veel meer dan alleen een financiële blik. Het kan ook niet zonder portefeuillemanagement, want dat levert het kader waarbinnen je als assetmanager werkt. Je moet immers weten wat je met je vastgoedportefeuille als geheel wilt om op complexniveau bijpassende strategieën te kunnen ontwikkelen.
Mocht jouw corporatie nog steeds de term strategisch voorraadbeleid hanteren, dan is er niets aan de hand. We hebben het in principe natuurlijk over hetzelfde en we gaan hier geen semantische discussie van maken.
De essentie van assetmanagement
In de praktijk is bijna elke collega bij jouw corporatie op de een of andere manier betrokken bij een willekeurige woning: de verhuurconsulent, de mutatieopzichter, de projectleider planmatig onderhoud, de wijkregisseur, de huismeester, de beleidsmaker en zelfs de manager die er toevallig om de hoek woont.
De essentie van assetmanagement is dat je één eigenaarsrol introduceert in je corporatie. En je snapt meteen hoe ingewikkeld dit is als er zoveel mensen zijn die op de een of andere manier te maken hebben met die ene woning. Als assetmanager kom je in je werk al die rollen tegen en dat gaat ook weleens met weerstand gepaard. “Waarom ga ik daar niet over?” zal een collega mogelijk vragen.
Je kijkt als assetmanager dus vanuit een eigenaarsrol naar je vastgoed. Je maakt afwegingen op complex- en woningniveau vanuit een integraal perspectief.
Je kijkt niet alleen maar naar de woningmarkt, niet alleen maar naar de bewoner, niet alleen naar het financiële of het technische stuk, maar je besluit op basis van al deze onderdelen samen. Terwijl je collega’s zich juist vaak meer op één van deze aspecten richten. Voor alle duidelijkheid: dat is ook precies de bedoeling, want dat is hun specialisme.
Jouw meerwaarde als assetmanager is dat je al deze aspecten bij elkaar brengt. Het vak van assetmanager is dan ook echt een ervaringsvak; je kunt niet altijd berekeningen maken om al deze factoren tegen elkaar af te wegen. Je besluit dus ook op basis van ervaring.
De ene keer zul je als assetmanager weerstand oproepen en de andere keer vinden collega’s het juist fijn dat er iemand is die naar het grotere geheel kijkt. Die weerstand zorgt er wel voor dat het wat lastig is om assetmanagement te introduceren in een organisatie.
En soms is het op papier wel ingevoerd, maar zie je dat die eigenaarsrol nog niet volop wordt benut. Een goed aspect om naar te kijken als je als corporatie wilt doorontwikkelen.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Strategische kaders voor assetmanagement
Als assetmanager beweeg je binnen een aantal kaders. De belangrijkste daarvan zijn het portefeuilleplan en de financiële kaders.
Het portefeuilleplan
Allereerst het portefeuilleplan. Daarin bepaal je wat de huidige woningportefeuille is en je schetst wat de gewenste portefeuille is. Dit laatste op basis van marktontwikkelingen, de vraag naar woningen in jouw gebied en lokale, regionale en nationale prestatieafspraken.
Dit kan betekenen dat je voor jouw corporatie over een aantal jaar een substantieel andere woningportefeuille vóór je ziet. Bijvoorbeeld qua aantallen, mate van verduurzaming, betaalbaarheid, woonlasten of levensloopgeschiktheid.
Veel corporaties bepalen (vaak noodgedwongen) ook wat hun haalbare portefeuille is. Vaak is wat de omgeving van een corporatie vraagt dusdanig veel dat dit financieel of organisatorisch onmogelijk is. En vaak ben je ook afhankelijk van andere partijen.
Die haalbare portefeuille is voor jou als assetmanager je belangrijkste kader. Daar werk je naartoe. De haalbare portefeuille is het doel dat je jezelf als corporatie hebt gesteld: de optelsom van alle plannen die de assetmanager initieert, zowel binnen de bestaande voorraad als nieuwe projecten.
In het portefeuilleplan komen verschillende thema’s aan bod: de omvang van de portefeuille, de betaalbaarheid, verduurzaming, woningtype, levensloopgeschiktheid, de technische kwaliteit en vastgoedrisico’s. Op al deze onderwerpen kun je bepalen waar je nu staat, wat gewenst is en wat haalbaar is. En daar zul je dus vervolgens als assetmanager rekening mee moeten houden.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Niet alle thema’s komen overigens in elk portefeuilleplan voor. Externe toezichthouders vragen corporaties om in ieder geval iets over beschikbaarheid, betaalbaarheid en verduurzaming te zeggen.
Afhankelijk van je werkgebied kun je daar vervolgens nog thema’s aan toevoegen. Als er in je een portefeuilleplan belangrijke onderdelen ontbreken, dan zijn die waarschijnlijk op een andere manier in de organisatie vastgelegd. Denk aan een duurzaamheidsplan of huurbeleid. Daar zul je in je werk dan ook rekening mee moeten houden.
Financiële kaders
Op corporatieniveau moet op een aantal financiële ratio’s aan externe en interne normen voldoen. Twee belangrijke ratio’s zijn:
- De rentedekkingsgraad (ICR). Je moet uit je exploitatie voldoende geld overhouden om de rente op je leningen te kunnen betalen. De mate waarin je dit kunt, is de rentedekkingsgraad of ICR. Hier zijn landelijke normen voor. Die dekkingsgraad geldt op corporatieniveau, dus het niet meteen problematisch als dit bij een individueel project niet lukt. Maar als je bijvoorbeeld een aantal projecten tegelijk wilt starten, dan kun je weleens tegen deze grenzen aanlopen.
- De Loan to Value (LTV). Dat is de verhouding tussen de beleidswaarde van je vastgoed en de leningen die je hebt uitstaan bij de bank. In de praktijk betekent dit dat je niet meer dan 85% van de beleidswaarde van je (DAEB-)bezit mag lenen van de bank.
Voor jou als assetmanager is het rendement op complexniveau ook belangrijk. Wat is het financiële rendement als je een complex verhuurt of verkoopt? Wellicht vraag je je af waarom een maatschappelijke organisatie als een woningcorporatie rendement zou moeten maken.
Sowieso is het goed om te bedenken dat al het rendement binnen de corporatie blijft (en gaat het bijvoorbeeld niet naar aandeelhouders). Zo kun je dat geld bijvoorbeeld weer investeren in nieuwbouw of verduurzaming.
Vanuit financieel oogpunt is het belangrijk om enig rendement te maken om de inflatie te compenseren. Dit geldt zowel voor nieuwbouw als voor je bestaande portefeuille.
En kijk op complexniveau ook of het rendement dat je maakt logisch is gezien de context van het complex. Als je mooie appartementen verhuurt aan middeninkomens, dan verwacht je dat je daar als corporatie ook wat rendement maakt. Dit kan dan weer ten goede komen aan een lager rendement op de verhuur van woningen aan grote gezinnen met een lager inkomen.
Wat doe je met een complex?
Of het nou om appartementen, ouderenwoningen of eengezinswoningen gaat, je wilt voor elk complex een actuele strategie hebben. Ga daarvoor een dagdeel bij elkaar zitten met de betrokken collega’s. Dat hoeft echt niet elk jaar heel uitgebreid, want dit kost natuurlijk veel tijd, maar het is wel goed om dit af en toe te doen.
Wel is van belang om elk jaar te zorgen voor een actuele exploitatiestrategie.
Dat kan ook andere manieren dan via complexsessies. Je kunt complexen bijvoorbeeld thematisch bekijken. Of doe zelf een snelle check of alles nog actueel is, en kijk dan welke input van collega’s nodig is.
Voorkom in elk geval dat je dezelfde discussie elk jaar opnieuw gaat voeren. Het beste is om een beetje te variëren in aanpak en goed te kijken wat wanneer voor welk complex nodig is.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Zorg ervoor dat je als assetmanager altijd vanuit verschillende invalshoeken naar een complex kijkt:
- De huidige bewoners. Zijn ze tevreden? Hoe ontwikkelt de tevredenheidsscore zich? Verhuizen bewoners weer snel? Je kunt natuurlijk ook de bewoners bevragen op allerlei aspecten van de woning, zoals onderhoud en leefbaarheid.
- Verhuur. Ligt het complex goed in de markt? Zijn er op het moment dat een woning vrijkomt veel reacties? Willen mensen er graag wonen?
- Techniek. Hier hebben corporaties vaak veel gegevens over, al wil de kwaliteit van de data nog weleens wisselen. Denk aan de basiskenmerken, de conditiemeting en een onderhoudsinventarisatie van de binnenkant van de woning.
- Financieel. Ook voor bestaande complexen kun je de rendementsprestaties in kaart brengen. Mocht je de onderliggende data hiervoor nog niet hebben, dan zou je ook heel simpel kunnen beginnen: de ratio tussen de inkomsten op basis van de actuele huur of de streefhuur en de onderhoudsuitgaven. Kies hiervoor wel een lange periode, want bijvoorbeeld een dakrenovatie komt maar heel weinig voor. Vervolgens kun je de financiële prestatie van een complex relateren aan de andere aspecten: zie je bijvoorbeeld dat je bewoners vooral uit midden- en hogere inkomens bestaan, maar heb je toch fors verlies op het complex geleden? Dan heb je iets te bespreken.
- De locatie. Wat zijn de voorzieningen in de omgeving? Zijn er risico’s, zoals bodemvervuiling? Kan je door sloop/nieuwbouw wellicht inbreiden, omdat er een braakliggend veldje aan het complex kan worden toegevoegd? Als er zich een mooie kans voordoet, kan het zijn dat je besluit tot sloop ook al is de staat van het complex nog relatief goed. Door integraal te kijken, kom je tot andere keuzes dan wanneer je slechts naar een enkel aspect zou kijken.
- De wensportefeuille. Dit is een belangrijk aspect als je de complexstrategie bepaalt. Draagt de optelsom van de andere aspecten bij aan je wensportefeuille? Stel dat je meer appartementen met lift zou willen en minder zonder lift, hoe zit dat dan bij dit complex? Kun je bijvoorbeeld een lift plaatsen als die er nog niet is?
Segmentatie en analyse
Het segmenteren en analyseren van de complexen gaat vooraf aan de complexsessies en het bepalen van de strategie. De eerste stap daarbij is data verzamelen.
Wees als assetmanager beducht op de valkuil om je zelf met de kwaliteit van de data bezig te houden. Duik dus ook niet de krochten van de organisatie in om maar zoveel mogelijk data te verzamelen. Doe het met de data die er is en ga snel over naar de belangrijkste stap: het analyseren van die data.
Met segmenteren deel je je woningen in in categorieën. Dat maakt het makkelijker om besluiten te nemen. Bijvoorbeeld over welke woningen je het eerst zou willen verkopen. Of welke complexen in aanmerking komen voor het inzetten van een huismeester. Of misschien wil je huurders die het financieel moeilijk hebben als eerste helpen met het verduurzamen van hun woning.
Je kunt op 3 manieren analyseren en complexen segmenteren:
- Een top-down analyse: wat is onze wensportefeuille en hoe ga ik die realiseren?
- Een bottom-up analyse. Dan kijk je naar het complex zelf: wat is voor dit complex de beste strategie?
- Een Rubikskubus analyse. Daarbij kijk je steeds naar één invalshoek. En als je daaraan hebt gesleuteld, ga je naar de volgende invalshoek. Hierbij maak je op thema een dwarsdoorsnede van je voorraad. Je zoomt bijvoorbeeld in op huurbeleid of verduurzaming. Om daarna weer uit te zoomen en een ander thema bij de kop te pakken.
Je kunt je analyse op verschillende manieren visualiseren. Bijvoorbeeld met een dashboard. Maar je kunt het ook plotten op een kaart. Excel is een verouderde manier. Inmiddels loont het zelfs voor kleinere corporaties om te investeren in goede software.
Je kunt met Excel veel, maar uiteindelijk is het niet je doel om eindeloos bezig te zijn met analyseren en segmenteren, maar om goede besluiten voor je complexen te nemen.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Een heel jaar werk (of langer)
Op het moment dat je alle besluitvorming achter de rug hebt en je weet wat je met je complexen wilt, dan heb je als assetmanager meteen weer voor een heel jaar werk. En vaak ook wel langer.
Na de complexsessies blijf je als assetmanager betrokken bij de uitvoering in de rol van intern opdrachtgever. Bij de uitvoering komt het immers aan op het omzetten van plannen naar praktijk.
Die plannen lopen uiteen van klein tot groot, van gesprekken met bewoners over de openbare ruimte rondom een complex, tot sloop/nieuwbouwprojecten. Uiteindelijk zijn al die plannen onderdeel van het verbeteren van je maatschappelijke, financiële en technische prestaties.
Je bent dus inhoudelijk betrokken als intern opdrachtgever, zowel richting de afdeling Vastgoed als bijvoorbeeld richting de afdeling Wonen. Want als een complex slecht presteert, kan dat allerlei oorzaken hebben: van een slechte technische staat van de woningen tot leefbaarheidsproblemen.
En zo heb je met heel verschillende strategieën te maken. En dus ook met heel verschillende collega’s.
Hier kan een spanningsveld ontstaan met de lijnmanagers. Het verschil? De assetmanager gaat over het wat, de lijnmanager over het hoe. Jij bent er als assetmanager bijvoorbeeld verantwoordelijk voor dat een woning wordt verduurzaamd. En je mag er ook op vertrouwen dat dit binnen de bij jouw corporatie gebruikelijke budgetten mogelijk is.
Maar met welke aannemer of met welke technische oplossing, dat bepaalt de lijnmanager. Het is dus heel belangrijk dat je wel integraal kijkt, maar ook de rollen en verantwoordelijkheden van je collega’s respecteert.
Vandaag al volgende stappen zetten
Of je nu (opnieuw) start met assetmanagement, of het al behoorlijk goed voor elkaar hebt: er is altijd een volgende stap. Om snel te ontwikkelen met assetmanagement is het belangrijk om eerst eerlijk naar je corporatie te kijken: in welke ontwikkelingsfase sta je op dit moment?
Pas als je weet waar je nu staat kun je realistische doelen stellen voor de verdere ontwikkeling van assetmanagement. En natuurlijk neem je het portefeuillemanagement daar als onlosmakelijk verbonden in mee.
Je huidige ontwikkelingsfase bepalen
Waar te beginnen? Ale portefeuille- en assetmanagement. Hierbij gebruik ik het volgende fasemodel: 
Fase 0: er is nog helemaal niks.
Fase 1: portefeuille- en assetmanagement op onderdelen. Je hebt bijvoorbeeld wel een portefeuillestrategie, maar geen complexplannen. Of de plannen zijn misschien niet actueel.
Fase 2: je portefeuille- en assetmanagement staat compleet op papier.
Fase 3: je portefeuille- en assetmanagement is ingebed in je jaarcyclus. Dan is het dus ook afgestemd op bijvoorbeeld de begrotingscyclus en de prestatieafspraken.
Fase 4: portefeuille- en assetmanagement is een integraal onderdeel van de (cultuur van de) organisatie. In deze situatie rapporteert iemand uit de uitvoering interessante zaken automatisch aan de assetmanager. En andersom heb je als assetmanager ook meer zicht op de uitvoering.
Fase 5: dynamisch portefeuille- en assetmanagement. In deze fase werk je ook samen met andere corporaties en maak je gezamenlijk analyses en plannen. Niet alleen op buurt- of wijkniveau, maar voor je hele werkgebied.
Fase 6: de ideale wereld. Dit is vooral een theoretisch ideaal waarin alles perfect gesmeerd verloopt. En je beschikt over een echte glazen bol.
De overgang naar fase 3 is het belangrijkst. Dan is je portefeuille- en assetmanagement echt netjes geïntegreerd in je jaarcyclus, sluit het aan op de begroting en de prestatieafspraken en wordt het dus ook continu geüpdatet. Als je die fase hebt bereikt, dan ga je bijna als vanzelf verder verdiepen. Je besteedt er meer tijd aan, krijgt meer inzicht en komt zo steeds verder.
Waar staat jouw corporatie? De Corporatiestrateeg houdt hiervoor jaarlijks een enquête. Als je de vragenlijst invult, dan kom je als uitslag ergens terecht op bovenstaande schaal. De resultaten van het meest recente onderzoek vind je via https://corporatiestrateeg.nl/resultaten-pam.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/
Een realistische ambitie bepalen
De volgende vraag is dan: waar wil je naartoe? Wat is je ambitie op de korte en de iets langere termijn? Het minimum is streven naar fase 3, maar zeker als je werkgebied ingewikkeld is, zou je beter fase 4 of 5 als ambitie kunnen aanhouden.
Hou er rekening mee dat dit tijd kost. Corporaties hebben de neiging om te overschatten wat ze in een jaar kunnen doen. Het is vooral een kwestie van consistent naar een bepaald doel toewerken. Hoe hoger de fase, hoe meer tijd het kost om daar te komen.
Van fase 1 naar fase 2 kan binnen een jaar, dat is een kwestie van de ontbrekende onderdelen aan je portefeuille- en assetmanagement toevoegen. Van fase 2 naar fase 3 duurt per definitie al minstens een jaar, want het is immers een jaarcyclus. Je kunt in principe op elk moment instappen, maar vanaf dat moment duurt het nog een jaar totdat je de jaarcyclus helemaal hebt doorlopen.
Van fase 3 naar 4 wordt het nog wat lastiger, want dan zul je ook stuiten op cultuuraspecten en moet de hele organisatie gaan meedoen. Reken op minimaal anderhalf jaar voordat je portefeuille- en assetmanagement echt geïntegreerd is in je organisatie.
Om vervolgens van fase 4 in fase 5 terecht te komen, moet je er nog wel 2 tot 3 jaar bij optellen. Dan ga je namelijk ook buiten je organisatie kijken. Denk aan andere corporaties, maar ook aan ketenpartners. Ook intern zul je dan nog een verdiepingsslag moeten maken, denk bijvoorbeeld aan betere data.
Let op: de aangegeven tijdsduur is echt minimaal en geldt als je als organisatie echt je schouders eronder zet. Hou hier dus rekening mee als je je ambities bepaalt, zodat je niet al meteen een teleurstelling creëert. Uit ons jaarlijkse onderzoek blijkt dat slechts 12% van de corporaties dit tempo haalt. Maar het kan wel!
Snel aan de slag?
Meer weten over portefeuille- en assetmanagement? En snel aan de slag binnen je eigen corporatie? Volg dan de praktijkleergang Portefeuille- en Assetmanagement.
Download het e-boek Assetmanagement: essentie en ontwikkeling via https://corporatiestrateeg.nl/e-boek-asset-management/