Portefeuille- en assetmanagement: de stand van de corporatiesector [2018]

Dit is een artikel uit 2018. De meest recente onderzoeksresultaten vind je via https://corporatiestrateeg.nl/resultaten-pam/.

De Corporatiestrateeg voerde in augustus en september 2018 een onderzoek uit onder meer dan 50 woningcorporaties van alle grootteklassen om een beeld te vormen van de fasen van portefeuille- en assetmanagement waarin corporaties zich momenteel bevinden.

Download ons e-boek over asset management

Fasen van portefeuille- en assetmanagement

Op basis van het enquête-onderzoek is voor elke corporatie bepaald in welke ontwikkelingsfase van portefeuille- en assetmanagement de corporatie zich bevindt. Bij elke ontwikkelingsfase horen andere prioriteiten waar een corporatie op dat moment aan kan werken om het portefeuille- en assetmanagement verder te professionaliseren.

Om corporaties te helpen met het stellen van prioriteiten, heeft De Corporatiestrateeg het onderstaande fasenmodel ontwikkeld. Er zijn binnen dit model in totaal 7 fasen van portefeuille- en assetmanagement te onderscheiden.

Download ons e-boek over asset management

In fase 0 heeft een corporatie helemaal geen portefeuille- en assetmanagement.

In fase 1 zijn er bij een corporatie onderdelen van portefeuille- en assetmanagement aanwezig, maar is het nog niet compleet.

In fase 2 heeft een corporatie het portefeuille- en assetmanagement compleet op papier: er is een wensportefeuille, er zijn opgaven en kaders en er is op complexniveau in beeld wat de corporatie met de complexen wil. Daarnaast heeft de corporatie verschillende projecten in beeld en het is duidelijk hoe deze projecten worden ingericht.

In fase 3 is het portefeuille- en assetmanagement opgenomen in de jaarcyclus. Er is een vastgesteld proces voor het jaarlijks actualiseren van alle onderdelen van het portefeuille- en assetmanagement.

In fase 4 wordt het portefeuille- en assetmanagement integraal in de organisatie opgenomen. Tijdens deze fase is veel aandacht voor het verbeteren van de uitvoering en het betrekken van belanghebbenden bij het beleid. Er is specifieke software om alle onderdelen van portefeuille- en assetmanagement te faciliteren.

In fase 5 is er sprake van dynamisch portefeuille- en assetmanagement. Er is continue aandacht voor nieuwe ontwikkelingen. Los van de jaarcyclus kan er snel ingespeeld worden op nieuwe volkshuisvestelijke, economische en politieke ontwikkelingen. Deze worden direct doorgevoerd in het beleid. In de uitvoering vindt afstemming plaats met belanghebbenden, zoals de gemeente.

In fase 6 bereikt het portefeuille- en assetmanagement van een corporatie ‘de ideale wereld’. Het portefeuille- en assetmanagement wordt opgesteld en uitgevoerd binnen het netwerk waarin corporatie en belanghebbenden samen optrekken. Op alle onderdelen van het beleids- en uitvoeringsproces wordt met belanghebbenden samengewerkt, zowel bij het definiëren van de opgaven en het maken van beleidskeuzes als bij het uitvoeren van de maatregelen. Het is overigens zeer de vraag of het bereiken van deze fase realistisch is voor (het netwerk van) veel corporaties. Om een compleet beeld te kunnen schetsen is deze fase wel in het model opgenomen.

Download ons e-boek over asset management

In welke fase zit de sector?

Uit het onderzoek van De Corporatiestrateeg blijkt dat de corporaties over de volgende fasen verdeeld zijn:

Download ons e-boek over asset management

Het grootste aandeel van de corporaties, namelijk 44%, zit nog in fase 1 van portefeuille- en assetmanagement. 30% van de corporaties bevindt zich in fase 2 van portefeuille- en assetmanagement. 2% van de corporaties bevindt zich in fase 0, wat inhoudt dat deze corporaties geen enkele vorm van portefeuille- en assetmanagement kennen. 2% van de corporaties bevindt zich in fase 6 en 0% van de corporaties in fase 5.

Er is dus nog veel ruimte voor verdere professionalisering, aangezien portefeuille- en assetmanagement pas vanaf fase 3 procesmatig in de corporatie is verankerd. In vergelijking met 2017 bevinden meer corporaties zich in fase 1, maar is het procentuele aantal van corporaties in fase 2 tot en met 4 afgenomen.

Dit is hoogstwaarschijnlijk te wijten aan onder andere deze factoren:

• Vaak halen corporaties de volgende fase net niet meer in 2018
• De discussie en daardoor toegenomen aandacht voor portefeuille- en assetmanagement, ook door externe toezichthouders, zou ertoe hebben kunnen leiden dat corporaties de vragen wat kritischer voor zichzelf hebben ingevuld in vergelijking met 2017

De onderzoeksresultaten

Naar aanleiding van de onderzoeksresultaten blijkt dat de kleinste en de grootste corporaties vooroplopen wat betreft portefeuille- en assetmanagement. Gemiddeld genomen voldoen deze corporaties al ruimschoots aan fase 2 en hebben verschillende onderdelen van fase 3 verder ingevuld. Kleine corporaties staan vaak dichtbij de huurders staan, hierdoor is het makkelijker de opgaven in het werkgebied te analyseren en vertalen naar beleid. De succesfactor bij grotere corporaties is dat zij steeds meer capaciteit en middelen vrij maken om snel slagen te maken in portefeuille- en assetmanagement.

Download ons e-boek over asset management

In het onderzoek heeft De Corporatiestrateeg vragen gesteld over de volgende onderdelen van portefeuille- en assetmanagement:

• Inhoudelijk: In hoeverre zijn de opgaven en kaders in beeld, en heeft de corporatie beleid en maatregelen op alle niveaus?
• Organisatorisch: In hoeverre is duidelijk welke medewerkers en belanghebbenden betrokken zijn (en hebben zij tijd)?
• Processen: In hoeverre zijn er (vastgestelde) processen en zit portefeuille- en assetmanagement in de jaarcyclus?
• Data: In hoeverre gebruikt de corporatie kwalitatief goede data, en beschikt de corporatie over voldoende relevante data?
• Software: In hoeverre heeft de corporatie (en gebruikt deze) software ter ondersteuning van portefeuille- en assetmanagement?

Er is gekeken naar de ontwikkeling per onderdeel. Hieruit blijkt dat een groot deel van de corporaties al software in gebruik heeft om aan de slag te kunnen met portefeuille- en assetmanagement. Op de invulling van portefeuille- en assetmanagement, het in kaart brengen van verschillende opgaven en deze vertalen naar strategieën scoren corporaties beduidend minder. Corporaties zitten voor het inhoudelijke onderdeel gemiddeld genomen tussen fase 1 en 2.

Download ons e-boek over asset management

Succesfactoren

Uit het onderzoek bleek dat er voor de klassen corporaties verschillende succesfactoren zijn:

Kleine corporaties: 

• Open voor inbreng van huurders
• Grote betrokkenheid bij medewerkers
• Medewerkers die er lang werken kennen de voorraad door en door
• Pragmatisch te werk gaan bij het beschrijven van Portefeuille- en Assetmanagement

Middelgrote corporaties: 

• Formeel proces inrichten
• Consistentie
• Jaarlijks updaten en verdiepen

Grote corporaties

• Menskracht inzetten
• Assetmanagement: inzoomen op gebieden
• Onderliggende data verbeteren

Prioriteiten stellen

Download ons e-boek over asset management

Als je weet in welke fase jouw corporatie zich bevindt, kun je prioriteiten gaan stellen. Een van de grootste valkuilen bij portefeuille- en assetmanagement is dat corporaties alles tegelijk willen doen. Hierboven staat per fase vermeldt wat de prioriteiten en aandachtspunten zouden moeten zijn, ook om zich als corporatie te ontwikkelen tot een volgende fase.

De tijdlijn hieronder kan als indicatie dienen hoelang het kost om van een ontwikkelingsfase naar de volgende te gaan.

De tijd om van fase 1 naar fase 2 te komen is afhankelijk van wat er op papier nog ontbreekt. Vervolgens duurt het per definitie minimaal een jaar om het portefeuille- en assetmanagement in de jaarcyclus te plaatsen en zo van fase 2 naar 3 te gaan. Na een jaar zijn alle onderdelen van de jaarcyclus een keer doorlopen.

Het kost meer tijd om van fase 3 naar fase 4 te gaan. Tijdens deze stap gaan taken en verantwoordelijkheden schuiven tussen medewerkers. De organisatiecultuur en veranderbereidheid heeft daarmee een flinke invloed op de mogelijkheden om deze professionaliseringsstap te maken.

Van fase 4 naar fase 5 is een forse stap, waarvoor een corporatie ten minste twee tot drie jaar moet rekenen. Dit proces vereist een behoorlijke inhoudelijke en procesmatige groei. Bovendien wordt er meer afstemming gezocht met belanghebbenden, wat het proces nog complexer maakt.

Download ons e-boek over asset management