Als woningcorporatie wil je nu en in de toekomst de ideale match behouden tussen je doelgroep en je woningvoorraad. Vastgoedsturing is een manier om hier doelgericht en efficiënt aan te werken.
Vastgoedsturing is de strategische en tactische aansturing van je woningvoorraad. Naast de term vastgoedsturing is ook strategisch voorraadbeleid een veelgebruikt begrip. Deze hebben met elkaar gemeen dat ze bestaan uit zowel een strategische als een tactische component.
Tegenwoordig hebben we het steeds vaker over portefeuillesturing. Dat houdt zich met name bezig met het strategische niveau. Bij portefeuillesturing hoort asset management. Dat is het tactische niveau.
Je kunt onderstaande tips ook downloaden als e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Tip 1: Begin met timemanagement
De eerste tip is er één die je misschien helemaal niet zou verwachten bij vastgoedsturing: begin met timemanagement. Ik weet zeker dat je tijd te kort komt, wanneer je nu een to-do-lijstje zou maken voor alles wat je dit jaar aan vastgoedsturing zou willen doen. Je zult misschien zelf wel herkennen dat sommige onderdelen van vastgoedsturing in de afgelopen tijd door gebrek aan tijd (nog) niet van de grond gekomen zijn.
Taakmanagement in plaats van timemanagement
Nu is er een probleem met timemanagement: het bestaat helemaal niet. Iedereen heeft 24 uur in een dag en daar valt weinig aan te managen.
Wat je wel kunt managen zijn je taken.
Bij taakmanagement kijk je kritisch naar de taken die dagelijks uitvoert. Probeer je taken te prioriteren en bekijk kritisch welke van deze taken wel of juist niet van belang zijn. Gebruik hierbij de piramide uit bovenstaande figuur. Stel jezelf de vragen: Wat waren mijn operationele en tactische bezigheden? Wat was hiervan de bijdrage aan de strategische doelen van mijn functie?
Op deze manier kun je prioriteit geven aan taken die de grootste bijdrage leveren aan jouw strategische doelen. Zo kun je al snel een zo groot mogelijke impact maken op het gebied van vastgoedsturing.
Naast je taken kun je natuurlijk ook nog jezelf managen. Zonder daar hier verder op in te gaan kun je bijvoorbeeld afvragen hoe je je energieniveau, focus en doorzettingsvermogen kunt vergroten. Ook dat helpt om meer gedaan te krijgen.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Tip 2: Houd zelf de regie op de inhoud van vastgoedsturing
Een tweede tip is: neem zelf de regie in handen wanneer je met vastgoedsturing aan de slag gaat. Wanneer je er als corporatie voor kiest om het volledige proces uit te besteden zonder er verder zelf nog naar om te kijken, dan denk ik dat je niet goed bezig bent.
Je moet zelf de regie nemen om vastgoedsturing succesvol te maken.
Vastgoedsturing behoort wat mij betreft tot de belangrijkste van je kerntaken. Het gaat hierbij echt over jouw huurders, jouw woningen en hoe jij die zo optimaal mogelijk op elkaar kunt laten aansluiten. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst.
Wil je (onderdelen van) je vastgoedsturing uitbesteden?
Dan is het belangrijk dat je op hoofdlijnen weet wat je wilt met vastgoedsturing. Zorg dat je zelf leading blijft bij het uitbesteden van onderdelen.
Enkele voorbeelden waarbij De Corporatiestrateeg door een corporatie werd ingehuurd, terwijl de corporatie de regie behield over het proces:
Een eerste voorbeeld is het meeschrijven aan een wensportefeuille bij een corporatie. Daarbij hebben we ervoor gezorgd dat de corporatie het laatste woord had over de richting van de wensportefeuille en waar deze op moest aansluiten. Deze corporatie heeft hier dan ook zelf een belangrijk deel van geschreven.
Bij een andere corporatie heb ik vanuit De Corporatiestrateeg de procesbegeleiding verzorgd, om er juist voor te zorgen dat de corporatiemedewerkers zelf goed inhoudelijk de discussie konden voeren over het opstellen van de wensportefeuille.
Houd dus zelf de regie op de inhoud, juist als je niet alles zelf doet.
Tip 3: Zet vastgoedsturing in de jaarcyclus
De volgende belangrijke tip heeft te maken met het continu bezig zijn met vastgoedsturing. Geef je vastgoedsturing een vaste plek in de jaarcyclus. Waarom is dat zo belangrijk?
Sla je weleens een jaar het maken van de begroting over?
Deze vraag is eigenlijk lachwekkend: niemand zal hier ‘ja’ op antwoorden. Er is geen enkele corporatie die het maken van de begroting weleens een jaar overslaat.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Het probleem van begrotingen die corporaties maken is dat deze heel feitelijk lijkt. Maar uiteindelijk is een begroting vooral een mening over wat er nodig is om je woningen goed te beheren en onderhouden.
Stel je eens voor dat je onderhoudskosten laag zijn, maar ondertussen je bezit niet vernieuwd wordt. Dat komt een keer terug. Je ziet tegenwoordig steeds vaker dat de Autoriteit Woningcorporaties corporaties aanspreekt op het moment dat deze lage onderhoudslasten en ouder bezit hebben.
Een ander voorbeeld: wat als er een grote volkshuisvestelijke opgave is die je nog niet in de begroting hebt opgenomen, maar waarvan de gemeente wel graag wil dat je deze op je gaat nemen?
Met de Woningwet 2015 heeft de gemeente daar meer over te zeggen. Sommige gemeenten gebruiken deze mogelijkheid om corporaties steviger aan te spreken op de volkshuisvestelijke opgaven. Wat nu als je die nog niet in je begroting hebt opgenomen? Wat als je deze opgaven nog niet goed in beeld hebt? Dan heb je vroeg of laat een probleem.
Zoals uit bovenstaande voorbeelden blijkt, wordt het dus meer en meer noodzaak om de begroting en de meerjarenbegroting beter te onderbouwen. Zowel vanuit belanghebbenden als vanuit het toezicht. Een belangrijk onderdeel daarvan is de vastgoedsturing. Je wilt dan natuurlijk wel dat je vastgoedsturing actueel is wanneer je je begroting en meerjarenbegroting opstelt.
Om dit voor elkaar te krijgen, zul je de actualisering van de vastgoedsturing als een vast onderdeel in de jaarcyclus moeten opnemen. Eén keer in de vier jaar actualiseren is écht te weinig.
Hoe kan zo’n jaarcyclus er dan uitzien?
De reguliere jaarcyclus (binnenste cirkel in de bovenstaande figuur) bestaat bij een woningcorporatie uit een aantal vaste onderdelen: het opstellen van het jaarverslag, een moment voor input voor de begroting, maken van prestatieafspraken en het uitwerken van facetbeleid. In het najaar krijg je zicht op het werkplan van het volgende jaar en de begroting. Daarna worden de prestatieafspraken vastgelegd.
Vastgoedsturing kun je aan de reguliere jaarcyclus koppelen. Dit zie je in de buitenste cirkel in de bovenstaande figuur. Voordat je input kunt leveren voor de meerjarenbegroting en investeringsplan, zul je al op complexniveau maatregelen moeten hebben uitgewerkt en geprioriteerd. Daarbij is het nodig om strategische keuzes en een wensportefeuille te maken.
Op het moment dat je de input voor de begroting hebt geleverd vanuit de vastgoedsturing, kun je het tactische en operationeel beleid voor wijken en woningen verder uitwerken. In het najaar kun je vervolgens aan de slag met de verbinding van beleid en uitvoeren, gevolgd door evaluatie, inventarisatie en analyse aan het eind van het jaar.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Tip 4: Ga terug naar de bedoeling van vastgoedsturing
Het is belangrijk om terug te gaan naar de bedoeling van vastgoedsturing. Ik heb in de afgelopen jaren gezien dat er steeds meer druk komt op de vastgoedsturing vanuit het toezicht en belanghebbenden.
Interne en externe toezichthouders kijken naar vastgoedsturing
De Autoriteit Woningcorporaties kijkt in hun toezicht naar vastgoedsturing, ook op een inhoudelijke manier. Het WSW neemt portefeuillebeleid mee in hun business risk analysis.
Vanuit de gemaakte prestatieafspraken zal de gemeente vragen aan je stellen die impact hebben op je vastgoedsturing. Wil je daar een goed antwoord op kunnen formuleren, dan zul je dat moeten onderbouwen in beleid dat breder gaat dan alleen een enkel project.
Ook raden van commissarissen zijn hier steeds scherper op. Mede omdat zij zien dat externe toezichthouders dit doen. Voor elke corporatie zal dit anders zijn: er zijn corporaties waar leden van de raad van commissarissen heel veel verstand hebben van het onderwerp. Andere raden zullen meegaan met wat externe toezichthouders doen.
Ook visitatiecommissies kijken naar de vastgoedsturing. Het is een belangrijk beleidsstuk als het gaat om de vraag ‘Hoe wil je als corporatie je vermogen inzetten?’. En, als je veel vermogen hebt, ‘Hoe ga je als corporatie jouw vermogen op een maatschappelijk verantwoorde manier inzetten?’.
Deze interne en externe belanghebbenden en toezichthouders hebben dus steeds meer vragen over de vastgoedsturing. Dat zorgt ervoor dat het steeds belangrijker wordt om de vastgoedsturing goed op orde te hebben.
Wat is de ‘bedoeling’ van vastgoedsturing?
Tegelijkertijd is het heel belangrijk om bij de bedoeling van vastgoedsturing te blijven. Maar wat is nou ‘de bedoeling’ van vastgoedsturing? Volgens mij is dat het uitgangspunt dat je zowel op korte als op lange termijn de juiste woningen hebt voor de doelgroep binnen jouw werkgebied.
De bedoeling van vastgoedsturing is om, zo goed en zo kwaad als dat gaat, in de toekomst te kijken en om te proberen daarop je woningvoorraad aan te passen. Deze sluit daardoor optimaal aan op de doelgroep.
Je zult vooral heel goed de behoeften en kenmerken van je huidige en toekomstige bewoners moeten kennen. Zorg bovendien dat je heel goed weet wat er verder in jouw werkgebied gebeurt, welke ontwikkelingen plaatsvinden.
Een mooi voorbeeld dat ik je wil meegeven, is van een kleine corporatie in het midden van het land. Zij sturen elk jaar alle huurders een enquête, met een aantal vragen over de woningen en woonomgeving. Misschien denk je: ‘elk jaar, is dat niet wat overdreven voor een kleine corporatie met korte communicatielijnen?’.
Het mooie was juist dat deze huurdersenquête waardevolle extra informatie opleverde. Zo kwamen bijvoorbeeld onderhoudsklachten aan het licht die bewoners normaal gesproken niet zouden melden omdat ze (nog) niet ernstig genoeg waren. Door deze kleinere klachten meteen aan te pakken, kon de corporatie grotere problemen voor zijn. Ook konden ze ervoor zorgen dat bestaande problematiek, bijvoorbeeld vochtproblemen, niet erger werd.
Zo’n enquête levert natuurlijk heel veel kennis op over je woningen en het werkgebied. Ik kan je dus zeker aanraden om een jaarlijkse huurdersenquête af te nemen. Dit bovenop wat je al doet om je werkgebied en je huurders te leren kennen.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Tip 5: Maak hapklare brokken van vastgoedsturing
Splits je vastgoedsturing op in verschillende onderdelen die elk een zelfstandig onderzoek of beleidsmemo vormen. Zo kun je makkelijker de regie houden over je vastgoedsturing. Ook kun je als corporatie makkelijker (delen van) je vastgoedsturing zelf ter hand nemen.
Je hoeft natuurlijk niet alles in één keer te doen. Vaak lukt dat ook niet. Binnen de jaarcyclus (zie tip 3) zag je al dat niet alles in één rapport wordt gestopt. Er wordt stap voor stap aan vastgoedsturing gewerkt.
Een concreet voorbeeld: Ik heb twee jaar geleden een corporatie in Brabant geholpen met vastgoedsturing. Zij hadden het druk met allerlei zaken, zoals de aanloop naar de Woningwet. Om die reden hebben we de vastgoedsturing als het ware in stukjes geknipt.
Eerst hebben we onderzoek gedaan naar de situatie in het werkgebied, waar een aparte notitie over werd opgeleverd. Vervolgens werd een andere notitie over de wensportefeuille geschreven. Nog voordat de vastgoedsturing verder was uitgewerkt kon de nieuwe wensportefeuille zo alvast gebruikt worden bij de beoordeling van investeringsvoorstellen.
Daarna werden wijkvisies gemaakt. Vanuit de corporatie waren daarbij weer andere medewerkers betrokken.
Elke deelnotitie vormde een apart puzzelstuk van de vastgoedsturing. Deze werkwijze maakte het mogelijk dat reeds opgeleverde onderdelen meteen in gebruikt genomen werden. Ook was het makkelijker om bij elke deelnotitie weer andere corporatiemedewerkers in te schakelen.
Door vastgoedsturing in overzichtelijke deelprojecten op te delen, kun je dus sneller een start maken en sneller vooruitgang boeken met je vastgoedsturing. Dan is het niet nodig om meteen een eindeloos project op te zetten.
Een bonustip hierbij is dat het handig is om formats te maken. Zo kun je elke keer dat je de wensportefeuille, of een ander onderdeel van je vastgoedsturing, actualiseert terugvallen op de basis van een format. Daarmee voorkom je dat je onderdelen vergeet. Het bespaart je bovendien veel tijd.
Tip 6: Wees als beleidsmaker betrokken bij de uitvoering
Wees als beleidsmaker betrokken bij de uitvoering van het door jou geformuleerde beleid. Ik bespreek hier twee manieren om dit te doen.
Informatie ‘Just-in-time’ naar de uitvoerders
Het kan een groot verschil maken in de uitvoering wanneer je erin slaagt om uitvoerders de benodigde tactische en operationele informatie ‘just-in-time’ te geven. Veel corporaties werken met complexbeheerplannen, waarbij de maatregelen voor elk complex ‘ergens’ digitaal zijn opgeslagen. Het zou veel beter zijn om de relevante maatregelen voor een complex precies op het juiste moment aan de juiste medewerker of uitvoerder te geven.
Een voorbeeld hiervan is te zien in onderstaande screen print van Bo-Ex. Hierin zijn de maatregelen op complexniveau en woningniveau zichtbaar op het moment dat een woonconsulent bezig is met die woning. In dit geval is dit het scherm dat een woonconsulent opent wanneer er een huuropzegging binnenkomt. Dat is het moment dat je als woonconsulent de beleidsinformatie over wat er bij een mutatie moet gebeuren, aangegeven wilt krijgen.
Door ‘just-in-time’ de juiste informatie te verstrekken, kun je fouten in de uitvoering voorkomen.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Loop rondjes langs de uitvoerders van beleid
Een tweede belangrijke tip over de uitvoering is om ‘rondjes te lopen’. Zorg ervoor dat je niet alleen achter je bureau blijft zitten, maar dat je regelmatig aanwezig bent in de ‘natuurlijke habitat’ van de uitvoerders van jouw beleid. Wanneer je in de woningen komt met de opzichters en met de woonconsulenten praat, kun je hier veel van leren voor het maken van jouw beleid. Zo kun je het beleid nog beter uitvoerbaar maken.
Bovendien leer je natuurlijk of jouw beleid wel op de juiste manier bij de uitvoerders aankomt en wordt uitgevoerd.
Dit geeft je de gelegenheid direct bij te sturen.
Tip 7: Voorkom dat je zelf het wiel gaat uitvinden
Ten slotte: voorkom te allen tijde dat je veel tijd kwijt bent aan het uitvinden van het wiel. Het belangrijkste wat je moet doen als het gaat om vastgoedsturing, is focussen op de bedoeling. Zorg dat je heel goed op de hoogte bent van je huurders, je woningen en je werkgebied. Denk hier ook inhoudelijk goed over na, door je bijvoorbeeld af te vragen hoe je deze drie goed op elkaar kunt laten aansluiten.
Wat ik zelf in de praktijk veel zie, is dat veel corporaties te veel tijd kwijt zijn met het uitvinden van hoe je bijvoorbeeld een wensportefeuille opstelt. Terwijl het natuurlijk zonde is om hier veel tijd aan te besteden, wanneer anderen dit al een keer hebben uitgezocht. Zorg dus dat je beschikt over goede formats en voorbeelden, zodat jij niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
Dan kun jij je volledig focussen op de inhoudelijke beleidskeuzes.
Wat is de volgende stap?
Je hebt in dit artikel mogelijk dingen gelezen die nieuw zijn voor je, of waar je je als corporatie verder op kunt ontwikkelen. Het is nu belangrijk om na te denken over de volgende stap.
Hoe zorg je ervoor dat dit artikel een begin is van de verbetering van je vastgoedsturing?
Ik raad je aan om direct na het lezen van dit artikel 15 minuten de tijd te nemen om te brainstormen over hoe je vastgoedsturing het best kunt aanpakken binnen jouw corporatie. Hoe kun je de informatie uit dit artikel daarbij toepassen?
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek: Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties. Handig om het op een later moment terug te kunnen lezen!
