Strategisch voorraadbeleid gaat bij woningcorporaties over de strategische en tactische doelen voor je woningvoorraad. In dit artikel geef ik 11 tips die je direct kunt toepassen om je strategisch voorraadbeleid op te zetten, te actualiseren of op onderdelen te verbeteren.
Je kunt deze tips ook integraal als e-boek (PDF) downloaden.
Termen als vastgoedsturing, portfoliobeleid en asset management overlappen gedeeltelijk met het strategisch voorraadbeleid.
Het strategische niveau draait bij strategisch voorraadbeleid om het maken van keuzes over hoe je woningvoorraad er over 10 tot 15 jaar uit moet zien. Op tactisch niveau vertaal je dit naar doelstellingen op complexniveau. Daarbij spelen vragen als: welke middelen zet je in om je doelen te bereiken? Welke ‘beleidslabels’ plak je op complexen? En welk huurbeleid ga je voeren?
De tips in dit artikel zijn geschreven in 2016, dit artikel is voor het laatst geactualiseerd in 2022.
Tip 1: Ga zo snel als mogelijk en zo langzaam als nodig
Wanneer je als beleidsmaker aan de slag gaat met strategisch voorraadbeleid wil je natuurlijk zo snel mogelijk resultaat zien. Maar als jij een wielrenner bent terwijl je collega’s in een slakkengang achter je aan komen, dan ben je ze snel kwijt. Ga daarom zo snel als je kunt, maar zo langzaam als nodig is om beslissende en uitvoerende collega’s mee te kunnen nemen.
Het volgende voorbeeld laat zien dat dit belangrijk is:
Lange tijd geleden, in 2008, begeleidde ik een corporatie in Rotterdam bij het maken van strategisch voorraadbeleid. Daarbij keken we op het strategische niveau welke woningvoorraad wenselijk was over zo’n 10 jaar. Ook bekeken we hoe deze woningvoorraad bij de ambities vanuit het ondernemingsplan zou passen. Vervolgens wilden we complexen gaan ‘labelen’ met doelen als doorexploiteren, verkopen, slopen of renoveren.
Op dat moment bleek dat een aantal uitvoerende medewerkers nog niet gewend was aan deze werkwijze. Zij dachten gehouden te zijn aan de bestaande onderhoudsplanning en konden daardoor niet met een frisse blik naar een (nieuwe) strategie voor de complexen kijken. Dat was voor mij het moment om het maken van strategisch voorraadbeleid even stil te leggen en bottom-up te kijken waar het strategisch voorraadbeleid kon inhaken op de dagelijkse werkprocessen van de uitvoerende medewerkers.
Door met de betrokken verhuurmedewerkers, mutatieopzichters en projectleiders in gesprek te gaan kregen zij meer inzicht in het strategisch voorraadbeleid. En ik leerde welke specifieke informatie medewerkers op welk moment nodig hadden om het beleid te kunnen uitvoeren. Na deze tussenstap konden we alsnog alle woningcomplexen succesvol van beleidslabels voorzien.
Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.
Tip 2: Bepaal de plaats van het strategisch voorraadbeleid
De tweede tip is het bepalen van de plaats die het strategisch voorraadbeleid in de corporatie heeft. Binnen je corporatie heb je met veel verschillende soorten beleid te maken. Beleid is bijvoorbeeld vastgelegd in wijkvisies, huurbeleid, onderhoudsbeleid en andere documenten die allemaal met elkaar samenhangen. Ook het beleid van anderen, zoals een gemeentelijke woonvisie en prestatieafspraken heeft invloed. Samen bepalen alle beleidsstukken wat je met een woning doet of laat. Dan is het belangrijk om te bepalen wat leidend is bij de uiteindelijke beslissing.
De woorden in de figuur staan nog kriskras door elkaar heen. Elke corporatie brengt hier op haar eigen wijze structuur in aan. Vaak zul je ook nog beleidsdocumenten toevoegen aan de lijst uit de figuur hierboven. Wanneer je deze oefening samen met collega’s doet zul je zien dat er flink wat discussie over mogelijk is.
Wanneer je twee beleidsdocumenten hebt die op onderdelen tegenstrijdig zijn is het belangrijk om af te spreken hoe je deze tegen elkaar afweegt. Stel dat je in de wijkvisie bijvoorbeeld stelt dat je meer eengezinswoningen in de wijk wilt, terwijl je in de wensportefeuille hebt vastgelegd dat je op corporatieniveau juist eengezinswoningen wilt afstoten. Hoe neem je dan een besluit over een projectvoorstel waarin er vijftig eengezinswoningen in de wijk worden gebouwd?
De bottom line?
Door een aantal van zulke dilemma’s vooraf met collega’s te bespreken krijg je meer gevoel voor hoe je samen met collega’s aan het strategisch voorraadbeleid wilt en kunt werken. Daar kun je vervolgens tijden het opstellen van het beleid rekening mee houden.
Tip 3: Maak het actualiseren van strategisch voorraadbeleid net zo vanzelfsprekend als het opstellen van de begroting
Het actualiseren van de meerjarenbegroting doe je elk jaar opnieuw. Daar is geen discussie over mogelijk. Het toekomstgericht aanpassen en aanvullen van je woningvoorraad is een van de belangrijkste taken van een woningcorporatie.
Waarom zou je dan wel met een verouderd strategisch voorraadbeleid willen werken?
Koppel het actualiseren en doorontwikkelen van strategisch voorraadbeleid aan de reguliere jaarcyclus van jouw corporatie. Dan wordt het voorraadbeleid net zo’n vanzelfsprekend onderdeel van het corporatiewerk als de meerjarenbegroting of de jaarlijkse huuraanpassing.
Meer toelichting bij deze figuur? Bekijk de video.
Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.
Tip 4: Loop mee met je collega’s
De natuurlijke habitat van veel beleidsmakers is het bureau met computer of de vergadertafel. Wanneer je dit herkent zou ik je willen aanmoedigen om ook regelmatig de ‘habitat’ van je uitvoerende collega’s te bezoeken. Loop bijvoorbeeld eens een dagje met ze mee.
Je haalt daar meer uit dan je denkt.
Je krijgt nieuwe inzichten die je kunt gebruiken bij het maken van beleid. Je ontwikkeld een beter gevoel over wat haalbaar is in de uitvoering. En het levert je ontzettend veel goodwill op wanneer je oprechte belangstelling toont voor het werk van collega’s.
Wanneer ik zelf strategisch voorraadbeleid maak bij een corporatie is dit een van de eerste dingen die ik doe. Gewoon kijken hoe de uitvoering verloopt. Wat is het dagelijkse werk van woonconsulenten en onderhoudsmedewerkers? Op welke momenten hebben ze behoefte aan sturing vanuit het strategisch voorraadbeleid? Dit levert elke keer weer belangrijke informatie op om het voorraadbeleid nog beter te maken.
Tip 5: Voorkom dat je je verliest in onderzoek
Het is natuurlijk belangrijk om onderzoek te doen naar de woningmarkt, de financiële mogelijkheden en nieuwe regelgeving. Een valkuil is om je helemaal te verliezen in dit onderzoek. Uitgebreid onderzoek doen zal het hebben van een glazen bol nooit evenaren, hoe graag je dat ook zou willen. We leven in een tijd waarin de wereld snel veranderd. Voor je alles in kaart gebracht hebt is het alweer anders.
Een voorbeeld hiervan is een corporatie waarbij een aantal mensen in de projectgroep strategisch voorraadbeleid alles tot op de bodem wilden uitzoeken. Zij hadden te weinig houvast aan de onderzoeken en prognoses die beschikbaar waren. Ze wilden hier zelf nog veel meer informatie aan toevoegen.
Na doorvragen bleek de angel te zijn dat zij dachten dat de te maken keuzes definitief zouden zijn voor de komende 10 jaar. Dat is natuurlijk niet zo. Uiteindelijk moet je de koers bepalen met de gegevens die je hebt. Kiezen is vrijwel altijd beter dan niet kiezen. Wanneer je regelmatig actualiseert kun je nieuwe informatie ruim op tijd verwerken in bijgestelde keuzes.
Leg de focus bij het doen van onderzoek op thema’s die voor jouw corporatie het belangrijkste zijn. Als het goed is komen deze keuzes is het beleidsplan of ondernemingsplan naar voren.
Komt betaalbaarheid bijvoorbeeld sterk naar voren in het ondernemingsplan? Dan kun je meer focus leggen op onderzoek naar bijvoorbeeld inkomensgroepen onder huurders en woningzoekenden. Is het voor jouw corporatie juist belangrijk om de energetische kwaliteit van de woningen te bevorderen, ligt hier de onderzoeksfocus.
Download het e-boek Strategisch Voorraadbeleid: 11 tips voor woningcorporaties.
Tip 6: Blijf het voorraadbeleid continu doorontwikkelen
Zorg voor een continue ontwikkeling van je strategisch voorraadbeleid. Je kunt dat vergelijken met een app op je telefoon.
Een tijd geleden sprak ik een beleidsmedewerker over hoe je strategisch voorraadbeleid kan zien als stip op de horizon. Regelmatig bijstellen van die ‘stip’ is een vereiste om de juiste koers te blijven volgen. Hij kwam met de vergelijking met updates van software: destijds werkte de corporatie nog met Windows XP. Binnen Windows heb je eens in de zo veel tijd hele grote updates (Windows 7 en nu Windows 10). Kleinere updates worden op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis doorgevoerd.
Zo kun je ook je strategisch voorraadbeleid vormgeven.
Je zult merken dat je eens in de zoveel tijd hele grote updates nodig hebt. Bijvoorbeeld na een nieuw ondernemingsplan, wanneer er grote veranderingen in de regelgeving worden doorgevoerd of als er uit woningmarkton
