Als corporatie beschik je over heel veel data. Toch wordt deze vaak onvoldoende gebruikt voor het maken van beleid.
Of het nu gaat om portfolio- & asset management, huurbeleid, onderhoudsbeleid of ander facetbeleid; er wordt niet of nauwelijks gebruik gemaakt van de beschikbare data. Dat kan gebeuren doordat die data nog niet toegankelijk of bruikbaar is, of doordat de beleidsmaker er überhaupt nog niet van op de hoogte is dat deze data bestaat.
Hoe kun je de onontdekte beleidsinformatie van jouw corporatie boven water krijgen? En wat is nodig om te zorgen dat deze data geschikt is om beleid mee te maken?
CorpoData en de beleidsmaker
Een eerste stap is om als beleidsmaker eens om de tafel te gaan zitten met degene die de CorpoData invoer doet. Deze persoon moet veel data verwerken, om deze uiteindelijk op de juiste manier aan te leveren aan de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW).
Het is slim om eens samen te kijken wat er eigenlijk aan onderliggende gegevens nodig is om de data goed toe te kunnen sturen aan CorpoData. Dat helpt zowel bij het verbeteren van de invoer, als bij het ontdekken van relevant beleidsinformatie.
Daarnaast zie ik bij veel corporaties dat er verschillen bestaan tussen de gegevens die de beleidsmaker gebruikt (en die bijvoorbeeld ook in het jaarverslag staan), en de gegevens die worden aangedragen aan de Aw en het WSW via CorpoData.
Zo kun je al een heleboel discrepanties elimineren.
Natuurlijk is het voor jezelf ook handig te weten waar de data vandaan komt en hoe je deze als beleidsmaker zelf ook kunt gebruiken.
Ga op zoek naar data in de organisatie
Vervolgens kun je als beleidsmaker op heel veel andere plekken in je corporatie gaan kijken. Bij de Afdeling Wonen wordt bijvoorbeeld ontzettend veel data geproduceerd als het gaat om de dienstverlening. Denk aan de afhandeling van klachten, mutaties en binnenkomende telefoontjes over bijvoorbeeld overlast. Ook deze data kun je als beleidsmaker wellicht gebruiken.
Om de aanwezige data beter toegankelijk te maken voor de beleidsvorming, is goede registratie cruciaal. Zorg er daarom voor dat de informatie op zo’n manier geregistreerd wordt dat deze niet alleen interessant is voor dat specifieke proces, maar dat deze ook op een later moment gebruikt kan worden. Bijvoorbeeld voor je asset management.
Hierbij kun je concreet vier dingen doen:
- Data-invoerders laten weten waarom de data relevant is
- Software verkeerde data-invoer laten voorkomen
- Invoer controleren
- Nutteloze dataregistraties schrappen
Data-invoerders laten weten waarom de data relevant is
Het is slim om de invoerders van de data op de hoogte te brengen van wat er met de data gaat gebeuren. Laat hen weten dat ze de data niet alleen invoeren ‘omdat het moet’, maar dat het ook echt gebruikt gaat worden. Zo weten zij dat een zorgvuldige en eenduidige manier invoeren relevant is.
Gebruik eenvoudige software
Zorg daarnaast dat de software eenvoudig in gebruik is, en dat het moeilijk is om data verkeerd te registreren. Maak het ook mogelijk om makkelijk fouten in data snel op te sporen en deze snel aan te passen.
Controleer wat er wordt ingevoerd
Verder moet je als beleidsmaker op hoofdlijnen controleren wat er wordt ingevoerd. Dit kun je doen aan de hand van data-analyses. Zo kun je bijvoorbeeld foutieve data over leeftijden snel opsporen door te kijken naar onrealistische waarden. Bij huurders ouder dan 130 jaar en hoofdhuurders jonger dan 18 jaar, mag je er bijvoorbeeld vanuit gaan dat dit niet klopt.
Op die manier kun je een aantal analyses doen om de kwaliteit van de data te checken. Zo kan er actie ondernomen worden om de kwaliteit van de huidige en toekomstige data te verbeteren.
Nutteloze dataregistraties schrappen
En tot slot: schrap onzinnige dataregistraties. Denk aan data die dubbel geregistreerd wordt of data die nergens voor gebruikt wordt. Door registratie van deze data te schrappen, kun je mensen beter motiveren om data die wél gebruikt wordt op een betere manier in te voeren. Ze hebben hier dan ook weer meer tijd voor.
