Een dramatisch misverstand tussen planmatig onderhoud en strategiebepaling op complexniveau.
Ik was onlangs bij een grote corporatie, waar iemand mij het volgende vertelde. Bij een complex met enkele tientallen woningen waren de keukens vervangen. In eerste instantie denk je waarschijnlijk: niks aan de hand, dit is gewoon planmatig onderhoud. Het punt was echter, dat het complex vanuit de strategie op het label ‘Sloop binnen 5 jaar’ stond.
Dan heb je het natuurlijk over het weggooien van geld.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Het voorbeeld uit de inleiding is natuurlijk behoorlijk extreem. Gelukkig komt dit bijna niet meer voor in de corporatiesector.
Toch is het bij veel corporaties zo dat wanneer de strategie op complexniveau niet helemaal duidelijk is, er in planmatig onderhoud nog weleens de verkeerde keuzes worden gemaakt. In ieder geval: keuzes die onnodig veel geld kosten.
Ook als het bepalen van een strategie op complexniveau nog op zich laat wachten kan dit je geld kosten. Op korte termijn ga je bij zo’n ‘dilemmacomplex’ wellicht besparen op niet-noodzakelijk onderhoud.
Uiteindelijk betaal je hiervoor echter de prijs. Door het oplopende achterstallige onderhoud kun je op een gegeven moment niet anders meer dan fors vernieuwen of slopen.
En dat kost geld.
Voorkom gebrekkige afstemming: maak een matrix
Eigenlijk kun je gebrekkige afstemming tussen strategiebepaling en planmatig onderhoud met een vrij simpele oplossing voorkomen. Veel corporaties voeren deze oplossing ook al gedeeltelijk uit, alleen is er een klein verschil met wat ik je hieronder ga vertellen.
En dat kan het verschil maken tussen een werkende en een niet werkende oplossing.
Wat je kunt doen, is een matrix maken, waarbij je in de kolommen de verschillende typen onderhoud zet die voor een complex relevant is. Dus bijvoorbeeld klachtenonderhoud, mutatieonderhoud en planmatig onderhoud.
In de rijen zet je vervolgens de strategieën die je op complexniveau hanteert. Bijvoorbeeld doorexploiteren, sloop/nieuwbouw of verkoop.
Inhoudelijk en procesmatig
Wanneer je de strategieën op complexniveau en typen onderhoud in een matrix hebt gezet, kun je vervolgens de matrix invullen. Bijvoorbeeld: wanneer het gaat om planmatig onderhoud van een complex dat over een X-aantal jaar gesloopt wordt, kun je in het betreffende vak invoeren wat er inhoudelijk wel en niet aan planmatig onderhoud uitgevoerd moet worden.
Je zou dan bijvoorbeeld kunnen invullen dat je onderhoud dat betrekking heeft op de veiligheid nog wel doet, maar dat je geen nieuwe (onderdelen van) keukens meer plaatst.
Hierbij is het van belang om niet alleen de inhoud in te vullen, maar ook het proces. Met proces bedoel ik dat je niet alleen stelt wat je nog wel of niet aan onderhoud doet. Maar dat je hieraan ook toevoegt hoe deze informatie op het juiste moment bij de juiste collega terecht komt.
Deze toevoeging kan het verschil maken tussen een matrix die niemand kent, en een matrix die echt doorleeft is binnen jouw corporatie.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Informatie just-in-time bij de juiste collega
De procesinformatie die je in elk vakje van de matrix toevoegt is van belang om ervoor te zorgen dat de informatie die je wilt overbrengen (wat doe je wel en niet aan onderhoud) op het juiste moment bij de juiste collega komt.
Planmatig onderhoud
Wanneer het bijvoorbeeld gaat om complexen die gesloopt moeten worden en waarbij nog planmatig onderhoud moet worden uitgevoerd, is het een logisch moment om bij het opstellen van een meerjarenbegroting een check te doen.
Kijk dan vanuit de strategie voor het betreffende complex of planmatig onderhoud nog nodig is. Is het nog wel nodig om geld vrij te spelen voor het planmatig onderhoud van het betreffende complex? Of is dit niet meer van toepassing?
Klachtenonderhoud
Voor klachtenonderhoud is dit natuurlijk heel anders. Je hebt dan te maken met een huurder die een klacht meldt. Degene die daarbij de telefoon opneemt moet dan weten wat er nog wel en wat er niet meer moet gebeuren.
Staat een complex vlak voor de sloop? Dan kan ik me voorstellen dat je als corporatie niet meer elke reparatie uitvoert. Een kapotte reling op de galerij op 10-hoog vervang je natuurlijk wel, maar een deur die een beetje klemt mag blijven zitten.
Voor klachtenonderhoud is het dus nodig dat deze informatie beschikbaar is, bijvoorbeeld via het primaire systeem, op het moment dat een huurder belt met klachten. Daarnaast is het belangrijk dat de medewerker aan de telefoon een goede inschatting kan maken bij twijfelgevallen. Dat vraagt enige basiskennis over de technische en financiële kant van een woning.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Mutatieonderhoud
Bij het mutatieonderhoud werkt het weer net wat anders. Daarbij zal degene die de huuropzeggingen verwerkt moeten weten dat hij of zij de aannemer moet bellen als er in de woningen aanpassingen zijn voorzien.
Ook hier geldt weer dat het primaire systeem een geschikte plek is om hiervan op woningniveau melding van te maken. Natuurlijk doe je dat het beste in het scherm dat de betreffende medewerker gebruikt bij het verwerken van een huuropzegging.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
