Vastgoedsturing is een van de belangrijkste activiteiten van woningcorporaties. Daarom in dit artikel 20 praktische tips om hier als corporatie nog beter mee voor de dag te komen.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 1: laat je niet afleiden
Er komt veel op corporaties af, over allerlei onderwerpen. Maar vastgoedsturing zou voor corporaties de core business moeten zijn. Breng die basis op orde. Zorg dat je jaarlijks je vastgoedkeuzes actualiseert, om zo ook jaarlijks een goede begroting te kunnen maken.
Op deze manier kun je met je vastgoed werken aan allerlei maatschappelijke vraagstukken. En doe dit elk jaar een klein beetje beter. Dat klinkt misschien een beetje saai, maar zo heb je wel impact.
Dit zie je terug in het jaarlijkse onderzoek van De Corporatiestrateeg naar portefeuille- en assetmanagement. De corporaties die dit consequent doen, scoren elk jaar een stukje beter.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 2: kies de makkelijkste weg
Ook dit is misschien niet het meest opwindende wat je kunt doen, maar het is belangrijk om die basis goed op orde te hebben. Hou daarom je vastgoedprocessen zo simpel mogelijk.
Het is heel makkelijk om het ingewikkeld te maken en om allerlei dingen erbij te gaan doen. Als corporaties net met vastgoedsturing starten, krijgen mensen in deze nieuwe functie van alles over de schutting gegooid. Want ja, alles heeft immers een relatie met je vastgoed.
Maar hou het simpel. Denk bij alles wat je wilt toevoegen eerst kritisch na of het echt zoveel impact heeft. Als een bestuurder, een collega of een externe partner aan je vraagt: ‘Kan dit ook meegenomen worden in de vastgoedsturing?’, breng het dan eerst terug tot de essentie.
Worden vastgoedkeuzes er structureel door beïnvloed, of voegt het eigenlijk niet zoveel toe? En als het iets toevoegt, kijk dan precies naar wat je nodig hebt.
Uit het onderzoek van De Corporatiestrateeg blijkt dat slechts de helft van alle corporaties op een goede manier aan vastgoedsturing werkt. Het is dus al moeilijk genoeg om de basis op orde te houden.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 3: lever eerst, vraag pas daarna
Op dit moment hebben veel corporaties geen duurzaam verdienmodel. Als zij op de huidige manier door zouden gaan met plannen, bouwen, verduurzamen en de huren betaalbaar houden, dan storten ze op een gegeven moment in het financiële ravijn.
Tegelijkertijd moet het wel allemaal gebeuren, dus doe zoveel als je kunt. Maar laat parallel daaraan zien dat de corporatiesector geen duurzaam verdienmodel heeft. Dat je dus niet eeuwig op deze manier prestaties kunt blijven leveren en dat er manieren moeten worden gevonden om dat wel te kunnen doen.
Tip 4: blijf in gesprek over rollen en taken
Dit geldt zowel voor intern als extern. Je hebt de rollen en taken van de portefeuillemanager, de assetmanager en andere betrokkenen binnen je organisatie een keer ingericht, maar realiseer je dat dit continu in beweging is.
Je zult steeds tegen dingen aanlopen waar je je aan moet aanpassen. Blijf daarom in gesprek over de optimale rol- en taakverdeling. En plan hiervoor evaluatiemomenten in, waarin je de processen rondom vastgoedsturing weer even tegen het licht houdt.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 5: pas op voor het urgentiemonster
Het urgentiemonster zal je constant vragen om brandjes te komen blussen. En de kern van vastgoedsturing is nou juist dat het wel belangrijk is, maar niet urgent. Nu voldoende aandacht geven aan de ontwikkeling van je vastgoedsturing betekent dat je straks minder brandjes hebt om te blussen.
En andersom: als je nu veel brandjes moet blussen, kun je minder tijd besteden aan vastgoedsturing. Daardoor zul je ook op langere termijn bezig blijven met steeds weer nieuwe brandjes die ad-hoc geblust moeten worden.
Dit is de vicieuze cirkel die je wilt doorbreken.
In de praktijk kan dit wel lastig zijn. Als je bijvoorbeeld een dubbelfunctie hebt en enerzijds een bijdrage levert aan de vastgoedsturing en daarnaast nog woonconsulent, projectleider of beleidsmaker bent. In dat geval kunnen brandjes op andere terreinen je afleiden van je vastgoedsturing op de middellange en lange termijn.
Bewaak dat dus, en doe dit samen. Zorg dat je voldoende tijd en energie overhoudt om aan vastgoedsturing te kunnen werken.
Tip 6: vergeet het onderhoud niet
Er is veel aandacht voor de investeringskant van vastgoedsturing. En dat is ook logisch, want daar gaat veel geld in om. Maar vergeet het onderhoud niet. Ook daarin gaat veel geld om en er valt op dit terrein nog van alles te optimaliseren en bij te sturen.
Denk aan de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). Die optimalisatie geldt voor het corporatieniveau, maar ook op complexniveau. Bijvoorbeeld bij de afstemming tussen onderhoud en investeringen: zorg dat je niet net onderhoud hebt gepleegd als er een investering is gepland.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 7: voorkom dat je vastzit in data
Je data moet op orde zijn, maar laat dit wel over aan de dataspecialisten in jouw organisatie. Je hebt als ‘vastgoedstuurder’ veel baat bij goede data, maar het is geen goed idee om uit arren moede maar zelf voor die data te gaan zorgen. De kans is anders groot dat je erin verzuipt.
Bovendien is data op veel plekken in de organisatie relevant en moet dit dus op een andere manier worden opgelost. Data is niet alleen nodig voor vastgoedsturing, maar ook voor ondersteuning van de dagelijkse werkprocessen en voor de verantwoording naar buiten. Heb je als corporatie geen dataspecialisten in huis? Huur ze dan in.
Werkendeweg ontdek je bovendien steeds meer slechte data. Als je nog niet zover bent met je portefeuille- en assetmanagement, dan denk je misschien nog wel dat de data redelijk op orde is. Maar als je echt aan de slag gaat, ontdek je dat dit niet klopt.
Trap daarom niet in de valkuil om eerst al je data op orde te willen hebben. Ga gewoon aan de slag met de inhoud. Werkendeweg kom je die slechte data vanzelf tegen en kun je dat op dat moment oplossen. En laat dan dataspecialisten hun werk doen, zodat jij je kunt concentreren op vastgoedsturing.
Tip 8: zorg voor genoeg tijd
Veel corporaties gaan aan de slag met vastgoedsturing en willen zich verder professionaliseren in portefeuille- en assetmanagement, maar doen het er een beetje bij.
Je zult ontdekken dat je al behoorlijk wat tijd nodig hebt om de basis op orde te krijgen en ook om echt door te kunnen ontwikkelen. Denk dus ook na over welke taken je níet meer gaat doen als je met portefeuille- en assetmanagement aan de slag gaat.
Zorg ervoor dat je energie en je focus op vastgoedsturing is gericht, en niet op allerlei andere onderwerpen of brandjes die je moet blussen.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 9: werk in de jaarcyclus
Ik vraag vaak aan corporaties: ‘Sla je weleens een jaar het maken van de meerjarenbegroting over?’ Dan krijg ik altijd rare blikken en zeggen mensen: ‘Nee, natuurlijk niet.’
En realiseer je dan: vastgoedsturing beïnvloedt het leeuwendeel van je begroting. Dus waarom zou je wel elk jaar een begroting maken en niet elk jaar je vastgoedkeuzes actualiseren?
Als je met achterhaalde of ad-hoc keuzes werkt, dan kun je nooit een goede begroting maken. Zorg dus dat je elk jaar je begroting kunt onderbouwen met actuele vastgoedkeuzes.
Reken in de jaarcyclus terug vanaf het moment dat je start met je begroting. Dan moet je je vastgoedkeuzes gemaakt hebben. Bedenk hoeveel tijd je nodig hebt om alles te realiseren: complexplannen, portefeuilleplan, analyses, enzovoort, enzovoort ...
Zo weet je op welk moment je elk jaar moet starten om tijdig input voor de begroting te kunnen leveren.
Tip 10: blijf bij de bedoeling
Externe en interne toezichthouders stellen eisen aan de vastgoedsturing. Maar zorg dat je bij de bedoeling van vastgoedsturing blijft.
De bedoeling is dat je beter vastgoed realiseert in je werkgebied, voor de bewoners en woningzoekenden die je wilt bedienen.
Je wilt maatschappelijke kansen grijpen en problemen oplossen. En de kern is niet om te voldoen aan allerlei extern opgelegde regels. Natuurlijk moet je daaraan voldoen en wat dat betreft stellen toezichthouders ook geen vreemde eisen.
Het gaat er uiteindelijk om dat je weet wie je bewoners en je woningzoekenden zijn. En dat je voor hen aan de slag gaat.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 11: maak hapklare brokken
Omdat het zo integraal is, kan vastgoedsturing echt een monster worden. Bijna alles heeft immers met vastgoedsturing te maken. Daardoor verlies je makkelijk het overzicht en wordt regelmatig actualiseren lastig.
Knip je vastgoedsturing dus op in hapklare brokken en pak het modulair aan. Zorg dat niet alles wat met vastgoedsturing te maken heeft in één document bij elkaar is geplakt, maar werk met losse modules.
Maak bijvoorbeeld één keer per jaar een onderzoeksnotitie, waarin je alle belangrijke gegevens over je werkgebied en je woningvoorraad verzamelt. Daarin heb je actuele informatie beschikbaar, waaruit je één keer per jaar de juiste conclusies trekt.
Het portefeuilleplan is ook een aparte module. Daarin kijk je op corporatieniveau waar de voorraad zich heen zou moeten bewegen. En ook het complexniveau is weer een aparte module, die je er even uithaalt als je dit wilt actualiseren en dan weer terugzet in het geheel.
Binnen het portefeuilleplan kun je bovendien naar verschillende thema’s kijken. Heb je op dit moment geen actueel portefeuilleplan, dan is het zaak dat je dat eerst maakt. En richt je dan op de thema’s die voor jou het meest belangrijk zijn. Dat zijn in ieder geval nieuwbouw, verduurzaming en huurontwikkeling, want daar is veel geld mee gemoeid.
Maar als je op een later moment nog andere onderwerpen wilt toevoegen, dan kun je dat als je modulair werkt zo aanpassen. Zonder dat je alles weer overhoop moet gooien. Dat is het voordeel van hapklare brokken.
Tip 12: wees betrokken bij de uitvoering
Wanneer gaan uitvoerders je vastgoedbesluiten uitvoeren? Denk daar van tevoren over na. Is dat in een project? Bij een mutatie? Of op een bepaald moment in de tijd?
En bedenk wat die uitvoerders op dat moment nodig hebben. Zorg dat er op dat moment gecommuniceerd wordt over het beleid vanuit de vastgoedsturing. En dat mensen de middelen hebben om het beleid uit te voeren.
Stel dat je een bepaalde vastgoedmaatregel bij mutatie in aangewezen woningen wilt doorvoeren. Dan heb je dat nu al in je vastgoedsturing vastgelegd. Maar over drie jaar is er net een nieuwe collega begonnen, die dan de eerste mutaties te verwerken krijgt. Diegene moet op dat moment de juist informatie hebben.
Denk erover na hoe je dit soort gevallen regelt. Dat zit in werkprocessen, automatisering en software, maar het zit ook in mensen. Zorg in ieder geval dat je communiceert op het juiste moment.
En, heel belangrijk, wees als ontwikkelaar van de vastgoedsturing ook aanwezig in de uitvoering. En leer ervan. Lessen uit de praktijk kun je weer verwerken in de volgende versie van je vastgoedsturing.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 13: voorkom dat je zelf het wiel gaat uitvinden
Er wordt bij corporaties veel gedimdamd over het proces van vastgoedsturing. Wees hier niet eigenwijs in, maar zorg dat je je helemaal uitleeft op de inhoud.
Daar ben jij de specialist in.
Conformeer je wat het proces betreft aan anderen. Verkies een haalbaar maar suboptimaal proces boven het perfecte proces dat nooit gaat gebeuren.
Concentreer je op de inhoud. Wat hebben de mensen in jouw werkgebied nodig? En hoe kun je dat vertalen in vastgoedkeuzes?
Tip 14: ga zo snel als mogelijk en zo langzaam als nodig
Als je aan vastgoedsturing werkt, wil je zo snel mogelijk doorontwikkelen. Maar dit proces is vooral een zaak van de lange adem. Als je je collega’s niet meeneemt, dan raak je ze kwijt en zul je al snel geen resultaat meer zien.
Natuurlijk wil je zo snel mogelijk, maar ga wel zo langzaam als nodig om te zorgen dat je collega’s en andere betrokkenen meegaan, want je hebt iedereen nou eenmaal nodig.
Tip 15: bepaal de plaats van je vastgoedsturing
Denk zowel vooraf als tussentijds na over de plek van vastgoedsturing binnen de corporatie. Wat is de plek van je portefeuilleplan? Van complexplannen? Ook ten opzichte van bijvoorbeeld facetbeleid: huurbeleid, verduurzamingsbeleid, toewijzingsbeleid. En wat is daarin leidend?
In de basis gaat vastgoedsturing over alle fysieke veranderingen die je aanbrengt in steen, beton en hout. Dat doe je natuurlijk met een bepaalde sociale of maatschappelijke reden, maar in essentie gaat vastgoedsturing over vastgoed (klinkt logisch toch ).
Zorg ervoor dat je niet alles wat raakt aan vastgoedsturing (maar niet direct impact heeft op veranderingen in het vastgoed) op één hoop gooit. Want dan creëer je weer het eerdergenoemde monster.
Het achterliggende doel is dat je maatschappelijk een beter resultaat wilt bereiken. En daarom vindt er natuurlijk wel afstemming plaats tussen vastgoedbeleid en facetbeleid.
De relaties tussen je vastgoedsturing en ander beleid kun je samen met je collega’s visueel in beeld brengen. Zo zie je in een oogopslag wat input is, wat leidend is, en hoe alles op elkaar inwerkt.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 16: houd zelf de regie
Het maken van keuzes over je vastgoed is de kerntaak van corporaties.
Je kunt wat mij betreft beter het uitreiken van sleutels uitbesteden, dan het maken van keuzes over je vastgoed.
Je kunt wel onderdelen van vastgoedsturing uitbesteden, zoals onderzoek of procesbegeleiding, maar zorg ervoor dat je inhoudelijk kunt meepraten over alle stappen in het proces.
En zorg dat je sturend bent wat betreft waar het proces naartoe gaat. Je moet zowel kennis van de inhoud als van het proces hebben om regie te kunnen (blijven) houden. Want het kiezen is de echte kerntaak van corporaties.
Tip 17: voorkom dat je je verliest in onderzoek
Veel corporaties verzanden in onderzoek, zonder dat dit tot heldere keuzes over het vastgoed leidt. Dat is natuurlijk jammer. Je hebt onderzoek nodig, maar het komt nooit op het niveau van de spreekwoordelijke glazen bol. Accepteer dat.
Meer onderzoek zorgt niet voor meer houvast. Sterker nog, in de praktijk blijkt dat hoe omvangrijker de onderzoeken zijn, hoe meer vragen ze oproepen. Zorg ervoor dat je genoeg onderzoek doet om te kunnen beslissen, maar neem daarna dan ook dat besluit.
Kies je belangrijkste thema’s, bijvoorbeeld op basis van je ondernemingsvisie, de grootste financiële impact of de grootste problemen in je werkgebied. En beperk je tot die thema’s in plaats van alles te willen onderzoeken.
Onderzoek wat je nodig hebt om tot een besluit te komen. En niet meer dan dat. Je kunt wel alles wat interessant is verzamelen (voor mij ook een herkenbare valkuil), maar je kunt je beter afvragen wat daadwerkelijk helpt om een beslissing te kunnen nemen, of om dat besluit te onderbouwen.
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
Tip 18: blijf doorontwikkelen
Maak van vastgoedsturing je dagelijkse werk. Het is dus niet een project, waarbij je elke keer weer met een leeg vel papier begint. Zorg dat het in plaats daarvan helemaal verweven is in je dagelijkse werk.
Zo bouw je voort op wat er al is, zowel qua vorm als qua inhoud. Dus geen eenmalig project met een einddatum en dan weer opnieuw beginnen. Laat het niet wegzakken, waardoor je het niet meer op orde hebt. Veranker het, zodat je steady kunt blijven doorbouwen.
Tip 19: voorkom een Poolse landdag
In complexsessies neem je besluiten over de strategie voor je complexen, zoals doorexploiteren, verkopen, slopen of renoveren. Deze sessies kunnen makkelijk ontaarden in tijdrovende vergaderingen zonder enig resultaat.
Zorg ervoor dat je complexsessies goed voorbereid: bespreek complexen in samenhang en zorg dat je voldoende tijd hebt voor de belangrijkste complexen.
En: weet wat je vraagt aan collega’s die aan zo’n sessie deelnemen.
Vraag je ze om informatie te checken? Om informatie aan te vullen? Vraag je ze om te brainstormen over mogelijke scenario’s? Of om mee te beslissen? Zorg dat je collega’s weten wat je van ze vraagt.
En ja, het is belangrijk om in een jaarcyclus complexsessies op te nemen. Maar het hoeft wellicht niet altijd op dezelfde manier. Wissel de vorm af.
Kijk per keer of je met een lichte vorm uit de voeten kunt. Of dat je een zwaardere vorm nodig hebt. Zorg dat je het leuk houdt voor je collega’s en dat ze geïnspireerd blijven om hun inzichten te delen.
Tip 20: begin vandaag
Begin vandaag met het verder doorontwikkelen van je vastgoedsturing. Wacht niet op het perfecte moment. Vastgoedsturing kan een veelomvattend monster zijn, maar er is niet één juiste manier om hiermee te starten. Je kunt op elk moment met elk onderdeel van vastgoedsturing beginnen.
Het verbeteren van de investeringsvoorstellen, het verbeteren van complexbeheerplannen, het maken van een portefeuilleplan, een onderzoek naar de relevante ontwikkelingen in je werkgebied.
Wat het ook is, start vandaag!
Je kunt dit artikel ook als e-boek downloaden: 20 praktische tips over vastgoedsturing (PDF).
