Hoe asset management een feestje van de hele corporatie wordt (duo-interview met Mitros)
Op 1 mei 2017 startte woningcorporatie Mitros met asset management. Binnen nog geen jaar heeft een compleet nieuw team het asset management een flinke boost gegeven. De corporatie heeft op complexniveau begrotingen uitgewerkt, om zo snel inzichtelijk te krijgen welke complexen het beste financiële en maatschappelijke rendement behalen.
Tijd om verhaal te halen bij Bart Binnerts, senior asset manager bij Mitros, en Sandra Berenschot, business analist bij Mitros.
Bart en Sandra zijn beide nauw betrokken bij het asset management binnen Mitros.
Wietske Duzijn van de Corporatiestrateeg sprak met Bart en Sandra over de volgende onderwerpen:
- Efficiënt asset management
- Bottom-up benadering met complexbegrotingen
- Alleen een feestje van het team asset management?
- Leren van de aanpak bij asset management van Mitros
- Financieel en maatschappelijk rendement in evenwicht
- Geld slimmer inzetten
- Asset management in de toekomst
- “Asset management moet vanuit het management gedragen worden”
Over Mitros, Bart Binnerts en Sandra Berenschot
Woningcorporatie Mitros is met meer dan 28.000 woningen de grootste woningcorporatie in Utrecht en Nieuwegein. 1 op de 5 mensen in Utrecht en Nieuwegein woont in een huis van Mitros. Sinds 1 mei 2017 is Mitros met een nieuw team, onder andere met Bart en Sandra, begonnen met asset management.
Bart kwam voor het eerst in aanraking met asset management toen hij in 2008 ging werken als asset manager bij Vesteda. Daarvoor werkte hij voor IVBN, de brancheorganisatie voor institutionele vastgoedbeleggers, waar hij al ‘vanaf de zijlijn mocht meekijken’. Later ging Bart werken als asset manager bij Stedion en bij Stadgenoot. Hij heeft zich bij Stadgenoot beziggehouden met de implementatie van asset management, en heeft daardoor goed ondervonden wat asset management betekent voor corporaties.
Sandra Berenschot werkt, net als Bart, sinds 2017 bij Mitros. Bij haar vorige werkgever kwam ze voor het eerst in aanraking met asset management: “Daar was sterk de behoefte aan meer sturing, aan het vinden van meer aansluiting bij de werkelijkheid en bij het commerciële vastgoed.”
“Efficiënt asset management”
Efficiënt asset management staat bij Mitros centraal.
Bart: “Als je het hebt over asset management, zijn wij er voor om op zo’n efficiënt mogelijke manier kwalitatief goede woningen te bieden die voldoen aan alle regels, zodat we zoveel mogelijk over houden om te doen wat wij willen. Wat wij willen gaat over onze maatschappelijke doelen zoals leefbaarheid, extra kwaliteit, beschikbaarheid en duurzaamheid. Asset management raakt al die onderwerpen. “
“Bottom-up benadering met complexbegrotingen”
Slechts een jaar geleden begon Mitros met asset management. Hier werd een nieuw team voor aangesteld. Dit nieuwe team heeft complexbegrotingen in het leven geroepen.
“Waar we eerst een top-down benadering hadden, is die nu bottom-up,” vertelt Sandra. “We bouwen nu alle onderhoudssoorten, de leefbaarheid, de beheerkosten et cetera, van onderaf op. Per complex dus. Zo zien we direct wat de begroting per complex is voor het komende jaar.”
Met behulp van de complexbegrotingen krijgt Mitros heel goed inzichtelijk hoe de woningvoorraad ervoor staat en hoe ze daar actief stappen in kan nemen: “Als de kosten voor bijvoorbeeld dagelijks onderhoud, mutatie en planmatig onderhoud van een complex erg hoog zijn, dan is dat een teken dat er iets met dat complex moet gebeuren,” vertelt Sandra.
Het grote voordeel is dat Mitros zo al in een vroeg stadium kan signaleren of ze bij een specifiek complex over het budget heen gaat. Dat in contrast met het verleden, volgens Sandra: “Toen werd vaak pas aan het eind van het jaar zichtbaar dat we over het budget heen gingen.”
“Alleen een feestje van het team asset management?”
Mitros heeft de afgelopen jaren heel actief gewerkt aan asset management, maar ze zijn er nog niet.
“Op dit moment is het nog vooral een ‘asset management feestje’. We willen het nu steeds meer organisatie-breed gaan trekken,” vertelt Bart. Met de complexbegrotingen krijgen ook collega’s meer inzicht in hoe ze ervoor staan en waar ze bij kunnen sturen. “Zo hopen we dat meer collega’s zich verantwoordelijk gaan voelen voor de complexbegrotingen en realisaties.”
Een groot voordeel volgens Bart is dat nu iedereen binnen de organisatie aan de bel kan trekken waar nodig, in plaats van dat alleen de asset managers zich daar mee bezig houden: “En ik weet niet of het toeval is, maar we zien nu ook dat ons begrotingsplaatje netter is.”
Toeval of niet, een mooi resultaat.
Een (werk)dag in het leven van Bart en Sandra …
Tijdens hun werkweek zitten Bart en Sandra niet stil.
Zo is Bart momenteel druk met een project-/investeringsbesluit van een jaren ‘50 flat die Mitros zoveel mogelijk Nul op de Meter wil maken. Daarnaast heeft Bart veel contact met collega’s over de exploitatie: “We hebben nu de cijfers binnen van onze complexbegrotingen en de realisaties van het afgelopen jaar. Ik maak hiervoor analyses: Wat zijn de uitschieters? Waar hebben we te veel geld uit gegeven? Waar juist te weinig? En hoe gaan we daarop bijsturen?”.
Bart zit nu ook midden in de ronde voor de strategie labels: “We kijken naar wat we met onze complexen gaan doen, en dan met name naar de omvang van de verkoopvijver. Deze moet enerzijds groot genoeg zijn om de begroting te kunnen halen en anderzijds aansluiten op de kaders van de prestatieafspraken met de gemeente. Daar balanceren we tussen.”
Sandra houdt zich ook bezig met de analyse van de complexrealisatie en kijkt naar de grootste afwijkingen. Ze biedt daarnaast ondersteuning aan medewerkers, zodat zij meer inzicht krijgen in waar de afwijkingen door ontstaan.
“Bij Mitros vinden we datakwaliteit aan de voorzijde van groot belang,” vertelt Sandra. “Door goede datakwaliteit kun je goede analyses maken. Een belangrijke vraag waar ik me mee bezig houd is dan ook: waar ligt de hoogte prioriteit qua datakwaliteit? Toch beseffen we ons dat we daarin nog een hele weg te gaan hebben en dat we niet alles tegelijk kunnen. We moeten prioriteiten stellen.”
“Leren van de aanpak bij asset management van Mitros”
Volgens Bart kunnen corporaties met de aanpak van Mitros leren hoe je geld doelmatig inzet: “Je krijgt inzichtelijk hoe je complexen het doen en hoe je daarin actief kunt sturen. Als geld weglekt is dat snel zichtbaar en kan het gestopt worden.”
Daarnaast vormen de complexbegrotingen een goede basis voor beslissingen over de verkoopvijver. Bart: “Met behulp van de complexbegrotingen kun je een analyse maken met alle opties en scenario’s. Hoe scoren ze financieel? Hoe scoren ze maatschappelijk? Zo kun je daarin de beste keuzes maken.”
De complexbegrotingen zijn daarmee een mooi instrument om directie en management te overtuigen: “We kunnen op de directietafel de opties uiteenzetten en laten zien welke het beste aansluit bij dat waar Mitros voor staat.”
Sandra beaamt dat: “Je kunt ook in de BCG-matrix uiteenzetten hoe een complex scoort op bijdrage aan wensportefeuille en op rendement. De complexen die in het kwadrant links onder vallen dragen weinig bij aan de wensportefeuille en hebben een laag rendement. Dat zijn de complexen die de hoogste prioriteit hebben om iets mee te doen.”
“Financieel en maatschappelijk rendement in evenwicht”
Bart vertelt dat Mitros een begroting heeft die hen financieel vooruithelpt én die ruimte biedt voor maatschappelijke doelen.
Binnen Mitros wordt gestreefd naar het beste resultaat voor elke euro. Bart: “Er is bij Mitros bijvoorbeeld een budget voor leefbaarheid. Wij vragen onze wijkconsulenten om samen met collega’s na te denken hoe ze dat budget het beste in kunnen zetten.”
Mitros kijkt daarbij naar de lange termijn. Bijvoorbeeld als het om planmatige onderhoudskosten gaat. Bart vertelt: “Onze aannemers (die we co-makers noemen), vragen we altijd om meerdere scenario’s bij onderhoudskosten. We willen niet alleen weten wat het duurste is in 2019, maar ook de komende 15 jaar. Uiteindelijk zetten we drie meerjaren-onderhoudsbegrotingen naast elkaar, en bekijken we welke over de lange termijn de beste oplossing is.”
In projecten maakt Mitros ook de afweging tussen financiële en maatschappelijke doelen. Ze kijken dus niet alleen naar een IRR norm, maar ook naar duurzaamheidsnormen, leefbaarheid en huurderstevredenheid.
Sandra: “Mitros gaat wel een stap verder dan een belegger. We proberen de kwaliteit van onze woningen naar een hoger level te tillen, door te kijken wat technisch noodzakelijk is, maar door ook te kijken naar waar we verder willen gaan vanwege onze maatschappelijke doelstellingen.”
“Geld slimmer inzetten”
De slogan ‘De huurder op 1’ leeft volgens Bart binnen de gehele organisatie: “Iedere collega kijkt daar vanuit zijn eigen invalshoek naar. We zijn bezig met het besef te vergroten dat onze slogan niet betekent dat we zoveel mogelijk geld stoppen in één element van het totaal. We stimuleren dat collega’s breder gaan kijken dan hun eigen hokje. Door medewerkers op een andere manier naar hun werk te laten kijken willen we hen laten inzien dat je door geld slimmer in te zetten, er meer mee kunt doen.”
“Asset management in de toekomst”
Bij asset management is het voor corporaties van belang steeds scherper te kijken naar het rendement van de woningvoorraad. Hoe gaat deze ontwikkeling zich de komende jaren voortzetten?
Bart denkt dat steeds meer geautomatiseerd gaat worden. “Je ziet nu al dat er drones ingezet worden voor inspecties van onderhoud, en sensoren gebruikt worden om metingen te doen. De techniek gaat heel snel. Ik denk dat ons werk over 10 jaar niet meer te vergelijken is met het werk wat we nu doen.”
Sandra denkt dat data een (nog) grotere rol gaat spelen: “Er zal steeds meer historische data beschikbaar zijn. Met al die cijfers kun je steeds meer benchmarken en complexen met elkaar vergelijken. Je kunt zo scherper acteren.”
““Asset management moet vanuit het management gedragen worden””
Volgens Bart kan asset management alleen een succes worden als het ook echt door het management gedragen wordt: “En het is belangrijk al je collega’s er bij te betrekken. Zoals ik al zei, zorg dat het niet alleen een feestje wordt van het team asset management, maar een feestje van alle collega’s.”
Sandra benadrukt nogmaals het belang van het op orde hebben van de data: “Er valt niet goed te sturen als je met onbetrouwbare data werkt.” Daarbij is het cruciaal dat je je administratie op zo’n manier indeelt, dat je ook echt op complex niveau kunt monitoren.
Anders heb je er natuurlijk nog niets aan.
“En probeer ook niet zelf het wiel uitvinden. Zoek elkaar op. Er zijn veel corporaties met goede dingen bezig. Pik vooral de goede ideeën van de ander.” Een mooi advies van Bart.
