Veel corporaties worstelen met het soepel uitvoeren van hun vastgoedsturing. Het managementteam is verantwoordelijk voor het verankeren van vastgoedsturing binnen een corporatie. Soms worden de plannen niet goed vertaald naar het operationele niveau. Er is dan wel beleid, maar de mensen op de werkvloer weten niet wat erin staat.
Wat kun je hieraan doen?
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Koppeling van vastgoedsturing met facetbeleid
Een belangrijk uitvoeringsprobleem is een mismatch tussen vastgoedsturing en het facetbeleid.
Een voorbeeld daarvan is het strategisch voorraadbeleid dat ik lang geleden bij een Rotterdamse corporatie heb opgezet. In de eerste instantie was dit een project met de beleidsafdeling. Het ging voornamelijk over de analyse van het werkgebied en de wensportefeuille.
Vervolgens gingen we over de complexen praten met mensen die de woningen goed kenden: opzichters, woonconsulenten, projectleiders. De vraag was welke maatregelen de corporatie op complexniveau moest nemen om de wensportefeuille te bereiken.
Toen was de reactie dat er met bepaalde complexen niets gedaan zou worden, omdat in het planmatig onderhoud al was vastgesteld dat er in 2018 iets mee zou gebeuren.
Dat lag volgens deze medewerkers dus al vast.
Terwijl het idee juist is dat het planmatig onderhoud en SVB elkaar beïnvloeden.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Het beleid moet worden ingebed in het werkproces
Het was voor de corporatie in het bovenstaande voorbeeld dus nodig om een stap terug te doen. We zijn toen samen met de complexkenners gaan kijken naar hun werkproces wanneer ze met de woningen bezig zijn.
Dit proces is natuurlijk anders voor een projectleider dan voor een woonconsulent. Zij zijn namelijk op een ander moment met de huurder of woning bezig. Bijvoorbeeld wanneer een huurder opzegt, wanneer er een klacht is, of wanneer er groter onderhoud plaatsvindt.
Het is nodig om tijdens het werkproces van elke medewerker een moment te hebben dat deze informatie uit het beleid haalt en daar iets mee doet.
Bijvoorbeeld tijdens het verhuurproces. Voordat er een nieuwe verhuuradvertentie geplaatst wordt zou degene die dat doet direct op het scherm moeten zien dat er eerst iets met de woning moet gebeuren voordat deze opnieuw verhuurd wordt.
Het kan zijn dat de woning aan een andere doelgroep moet worden aangeboden. Of dat een aannemer een aanpassing moet doen in de woning. Die informatie moet makkelijk beschikbaar zijn, ook langere tijd nadat het beleid gemaakt is.
Idealiter zou de woonconsulent die de advertentie maakt en in het primair systeem zoekt naar gegevens over de woning hier dus ook meteen beleidsinformatie of een verwijzing daarnaar kunnen vinden.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Betrek het operationele niveau in het proces
Daarnaast is het van toegevoegde waarde dat je diezelfde mensen betrekt in maken van de plannen. Op basis waarvan zou je deze anders moeten maken? Je kunt de cijfers over je woningen gebruiken, maar de kennis van huismeesters, opzichters en woonconsulenten is ontzettend waardevol.
Van de praktijk leer je heel veel.
Ook voor het draagvlak van het beleid is het belangrijk om het operationele niveau bij het maakproces te betrekken. Je kunt medewerkers het beleid op papier geven en zeggen dat ze daarin moeten kijken voordat ze iets doen, maar dan landt het nooit.
De manier waarop je omgaat met de combinatie van beleid en planmatig onderhoud kost tijd om door te dringen in de organisatie. Door medewerkers te betrekken bij het maken van beleid, maken ze zich dit ook makkelijker eigen.
Deze betrokkenheid levert soms discussies op met de mensen op de werkvloer. Zij hebben dan bijvoorbeeld het gevoel dat de cijfers niet kloppen. Soms zal blijken dat dit gevoel niet klopt, en soms zijn inderdaad de cijfers onjuist. Dit is leerzaam voor zowel de mensen in de uitvoering als beleidsmakers.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
Ook directie en MT moeten zich het beleid eigen maken
Niet alleen het operationele niveau, maar ook de directeur-bestuurder en het managementteam moeten zich het beleid eigen maken. Als een directeur-bestuurder de wensportefeuille vaststelt in het MT en hier vervolgens niet naar handelt, dan kun je niet van woonconsulenten en opzichters verwachten dat zij wel aan het beleid voldoen.
Je kunt wel eens van de wensportefeuille afwijken. Maar je hebt wel iets uit te leggen wanneer je eerst besluit dat in een kern eengezinswoningen moeten komen en je dan later toch een appartementencomplex bouwt omdat een wethouder dat wil.
In die zin is de uitvoering van het beleid niet zo top-down. De gehele organisatie, van top tot werkvloer, zit in de eerste fase van het bedenken van de plannen. Maar ook in de uitvoering is de directeur-bestuurder van belang en moet ook hij eraan wennen dat hij met het beleid moet werken.
Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.
