“Kan ik even iets met je afstemmen?” Je collega kijkt je hoopvol aan. Je bent op dat moment eigenlijk gefocust op ander werk, maar je stemt in. Het gaat tenslotte om slechts een paar minuten.
Een herkenbaar dilemma? Het heeft alles te maken met het goed inrichten van timemanagement in de organisatie.
Bij veel corporaties die bezig zijn met timemanagement, ontstaan er al vrij snel problemen en onbegrip tussen collega’s. Timemanagement technieken zijn dan geen lang leven beschoren.
En dat is zonde.
Onder de video lees je meer over waarom je timemanagement beter samen met je collega’s kunt doen.
Samen beter met je tijd omgaan
Mijn belangrijkste advies: doe het vooral samen. Samen timemanagement goed inrichten, levert jezelf en jouw corporatie de meeste voordelen op.
Ben je de enige in jouw team die zichzelf nieuwe timemanagement technieken aanleert? Dat kan tot scheve gezichten bij collega’s leiden als blijkt dat jij daardoor veel sneller je werk af hebt, en dus eerder naar huis kan.
Een nadeel is dan bovendien dat je leidinggevende wellicht gaat bedenken om jouw extra taken in je schoenen te schuiven.
Als je samen aan timemanagement werkt kun je elkaar juist helpen en motiveren. Zo creëer je positieve energie en trek je echt samen met elkaar op.
Waarom het niet lukt om focustijd in je agenda te blokken
Ik zie soms in corporaties dat werknemers een cursus timemanagement volgen en daarna ieder afzonderlijk aan de slag gaat met de tips.
Een voorbeeld daarvan is het ‘blokken’ van focustijd.
Daarmee wordt een aantal uren of een dagdeel in de agenda gereserveerd om gefocust en ongestoord aan het werk te gaan, zonder andere afspraken.
Op zichzelf is dat heel slim, maar als meerdere collega’s dat ongecoördineerd doen, gaat het mis.
De één kiest de dinsdagmiddag als focusmoment, een ander de woensdagochtend en een derde collega blokt zijn agenda op maandag. Voor je het weet bieden de agenda’s dan geen ruimte meer voor gezamenlijke afspraken. Dat is sowieso vervelend en onwerkbaar. Op die manier zijn focusmomenten gedoemd te mislukken.
Omdat iedereen een ander focusmoment kiest en de agenda’s vollopen, kom je bovendien al snel in de verleiding collega’s onder druk te zetten, of jij ervaart zelf die druk: ‘kan ik nu tóch even met je afstemmen, het gaat om slechts twintig minuten?’
Dat is funest voor de focustijd.
Je wordt immers uit je focus gehaald, je moet het gesprek aangaan met je collega en je moet je daarna opnieuw zien te focussen.
Samen focussen werkt beter
De oplossing om beter te focussen is simpel: spreek met elkaar af op welke dag(en) je je focusmomenten plant. Of andersom: stem af op welke dagen je ruimte vrij laat voor onderlinge afspraken.
Eén gezamenlijk focusmoment in alle agenda’s biedt iedereen meer rust en ruimte voor focus én voor andere overleggen.
Dit is natuurlijk maar 1 voorbeeld. Er zijn er nog veel meer redenen timemanagement niet alleen toe te passen, maar samen met je collega’s. Zoals een betere werkverdeling en het voorkomen van overbelasting. En natuurlijk omdat je met goed timemanagement sneller je doelen bereikt, zowel als organisatie als persoonlijk.
