Als beleidsmedewerker heb je vaak contacten met collega’s door de hele organisatie. Je wordt dan ook vaak gevraagd om bij vergadering X of overleg Y aanwezig te zijn. En meestal doe je dit als beleidsmedewerker gewoon: je vindt de onderwerpen leuk en bent leergierig.
Het vervelende is dat je het hierdoor al snel meer uren maakt dan je hebt, zonder dat je het gevoel hebt heel productief te zijn.
Misschien heb je zelfs al met methoden voor timemanagement gewerkt. Die kunnen helpen om taken te structuren en efficiënter te werken. Toch is timemanagement niet de oplossing voor alles. Hoeveel je ook aan timemanagement doet, het aantal taken en vergaderingen wordt hier niet minder van.
Als lijstjes en methoden voor timemanagement niet werken en je echt van je drukke gevoel af wil komen, dan zul je een aantal andere stappen moeten zetten. Er is dan één methode die echt goed werkt: vaker nee zeggen. Maar hoe doe je dat als dit tot nu toe niet lukte? Met de volgende eenvoudige stappen zorg je ervoor dat je voldoende redenen hebt om echt nee te zeggen tegen tijdverspillers.
Stap 1: houd een week lang je activiteiten bij
Noteer een week lang nauwkeurig aan welke taken je hebt gewerkt. Zo krijg je inzicht in je tijdbesteding.
Stap 2: bepaal het belang van elke taak
Bedenk voor jezelf wat de belangrijkste doelen zijn die jij in jouw functie wil bereiken. Dit kunnen jouw persoonlijke doelen zijn, beleidsdoelen op jouw beleidsterrein en doelen uit je functioneringsgesprekken met je leidinggevende.
Stap 3: geef scores aan je taken
Bepaal nu voor elke taak die je de afgelopen week hebt uitgevoerd of deze taak nuttig was om één van je doelen te bereiken. Elke taak krijgt een eigen score, bijvoorbeeld wel of niet nuttig op een schaal van 1 tot 10.
Stap 4: Zeg nee
Nu je deze lijst met scores hebt, kun je makkelijker taken selecteren die echt nuttig zijn. Zo kun je prioriteren en ‘nee’ zeggen tegen taken die (bijna) niets bijdragen aan jouw doelen. Echt ‘nee’ zeggen kan soms best lastig zijn en je zult misschien overleg moeten plegen met een leidinggevende hierover, maar probeer toch zoveel mogelijk niet-zinvolle taken af te stoten.
Stap 5: organiseer het werk dat overblijft
Nuttige taken, die je wilt blijven doen, kun je mogelijk efficiënter uitvoeren door te automatiseren, formats te gebruiken of een lijst met veelgestelde vragen op te stellen.
Automatiseren
Je kunt een aantal stappen in jouw beleidsproces automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld de primaire softwaresystemen van jouw organisatie om uitvoerders op de hoogte te stellen wanneer ze jouw beleid bij hun uitvoerende taken moeten betrekken.
Maak een format
Schrijf je heel vaak dezelfde soort beleidsnota’s? Maak dan een vast format, zodat je nooit meer een onderdeel van je beleidsnota vergeet en standaardzinnen maar één keer hoeft op te schrijven. Dit format kun je maken in samenspraak met je collega-beleidsmedewerkers of zelfs beleidsmedewerkers die werkzaam zijn bij andere organisaties.
Maak een FAQ voor collega’s
Wanneer je merkt dat je vaak dezelfde vragen krijgt van je collega’s, kun je ervoor kiezen om deze vragen te verzamelen in een FAQ. Spit hiervoor bijvoorbeeld je mail archief door en verzamel de (antwoorden op) vragen die het meest voorkomen in een overzichtelijk document.
Hoe zorg jij ervoor dat je tijd overhoudt voor belangrijke zaken?
