Waarom je collega’s zoveel mailen
06 december 2022 
3 min. leestijd

Waarom je collega’s zoveel mailen

Een werkdag bestaat vandaag de dag voor de meeste mensen uit een constante stroom van E-mail, Teams-notificaties en WhatsApp-conversaties. Je daadwerkelijke werk doe je tussendoor (en vaak ook buiten kantooruren). 

Kom jij nog aan je werk toe? En zou je bij jouw corporatie kunnen werken zonder e-mail?

Ik las onlangs het boek Bevrijd! De toekomst van werk in een wereld van communicatie-overload van Cal Newport. Newport is informatiewetenschapper en maakt zich zorgen om de manier waarop wij met technologie omgaan.

De lessen die hij in het boek trekt zijn ook van grote waarde voor jouw corporatie.

Newport toont in een onderzoek aan dat we elke 6 minuten onze e-mail checken. Waarschijnlijk denk jij: “ik niet” - maar dat dachten de mensen die aan het onderzoek deelnamen ook.

Ooit was e-mail een goed alternatief voor bellen, omdat je niet op hetzelfde moment beschikbaar hoeft te zijn. Het is bovendien veel makkelijker én goedkoper dan faxen en de reguliere post. In de praktijk heeft de introductie van e-mail ertoe geleid dat we veel meer berichten zijn gaan sturen. En niet alle berichten zijn even zinvol.

En nog belangrijker: e-mail en chatberichten in tools zoals Slack of WhatsApp worden steeds minder asynchroon. Dat wil zeggen dat het steeds normaler wordt om in real-time te reageren. Het wordt zelfs steeds vaker raar gevonden als een antwoord een tijdje op zich laat wachten.

Dan had je dus net zo goed kunnen bellen.

Cal Newport noemt de werkwijze waarbij je voortdurend je mailbox en chatgesprekken in de gaten houdt het ‘hyperactieve collectieve brein’. Dat brein heeft voor- en nadelen. Het voordeel is dat je snel kunt afstemmen met collega’s en snel verder kunt als je input nodig hebt.

Het grote nadeel is dat de ruimte voor werk waar je je concentratie bij nodig hebt zienderogen afneemt. Ondertussen kom je niet toe aan je alsmaar groeiende takenlijst. Dat levert stress op.

Die focustijd heb je nodig. Dat geldt voor alle functies bij corporatie, maar zeker als je beleidsmaker bent en een nieuwe beleidsrapportage schrijft. En óók als manager heb je focustijd nodig om strategische beslissingen te kunnen nemen.

De afgelopen jaren is veel nadruk gelegd op de vaardigheden van jou als individu om efficiënt en ongestoord te kunnen werken. Bijvoorbeeld met de tip om maar een paar keer per dag je inbox te bekijken. Tegelijkertijd ontkom je er door dat hyperactieve collectieve brein bijna niet aan om voortdurend ‘aan te staan’.

Dat laat ook zien dat je het probleem van te weinig focustijd niet (alleen) op individueel niveau kan oplossen. 

In een opiniestuk schreef iemand onlangs: als iemand continu modder op je voorruit gooit, dan is het niet zinvol om tips te geven over hoe je je auto schoon kunt houden. Dan moet je zorgen dat die modder niet meer op je raam gegooid wordt.

Zo is het ook met het creëren van voldoende focustijd. Het is niet aan het individu om in de eerste plaats voor een oplossing te zorgen, maar voor de organisatie als geheel.

Om te beginnen: lees het boek Bevrijd van Cal Newport, dan ontdek je ook hoe je van die oneindige stroom e-mail afkomt. En geef het boek vooral ook aan je leidinggevende, bestuurder of Raad van Commissarissen, zodat je er als organisatie samen mee aan de slag kunt. Veel succes!

Ben je lid van De Corporatiestrateeg? Volg dan ook de e-learning over Timemanagement in de online leeromgeving. Nog geen lid? Kijk dan hier.

Reactie plaatsen

Meer artikelen en interviews

Op de hoogte blijven? Meld je dan aan om elke twee weken onze meest actuele artikelen en interviews over strategie en beleid bij corporaties te ontvangen.

Gratis artikelen ontvangen