Stijgende trend portefeuille- en assetmanagement bij corporaties zet door (onderzoek 2023)

In 2023 deed De Corporatiestrateeg voor de 7e keer onderzoek naar portefeuille- en assetmanagement (P&AM) bij corporaties. Het aandeel corporaties dat gestructureerd in de jaarcyclus werkt aan portefeuille- en assetmanagement steeg van minder dan een derde in 2017 naar ruim de helft in 2023.

Hoe staat het met de professionalisering van het portefeuille- en assetmanagement in de corporatiesector? Sinds 2017 onderzoekt De Corporatiestrateeg dit elk jaar. In totaal zijn er inmiddels 481 enquêtes ingevuld. Dit jaar deden 59 corporaties mee.

Gestage groei

Sinds 2017 zien we een gestage groei. Het percentage corporaties dat het portefeuille- en assetmanagement heeft verankerd in de jaarcyclus, is in de afgelopen 7 jaar met ongeveer 20% gestegen.

In 2023 komt het percentage uit op 54%. Deze 54% zorgt ervoor dat hun portefeuille- en assetmanagement goed aansluit op hun begroting, de lokale prestatieafspraken en hun dagelijkse werkprocessen. Als je hier in de jaarcyclus consistent aan werkt, dan bekijk je elk jaar alle onderdelen van het portefeuille- en assetmanagement: moet er iets geactualiseerd worden? Kan er een verdiepingsslag plaatsvinden?

Na een kleine terugval vorig jaar zet de positieve lijn dus door. Tegelijkertijd laat het onderzoek zien dat bijna de helft van de corporaties op dit vlak nog wel een opgave heeft liggen.

Er is een duidelijk verschil tussen grote en kleinere corporaties. Bij corporaties met meer dan 10.000 verhuureenheden werkt al 68% in de jaarcyclus.

Het zijn vooral de corporaties met minder dan 2.500 verhuureenheden die achterblijven. Van de middelgrote corporaties heeft ruim de helft het portefeuille- en assetmanagement in de jaarcyclus geïntegreerd.

Ontwikkelingsfasen

De jaarcyclus (fase 3 van het onderstaande ontwikkelingsmodel) is een belangrijk kantelpunt in de ontwikkeling van het portefeuille- en assetmanagement. Als je alleen analyses en plannen op papier hebt, dan is het niet geborgd. Het kan dan ook zomaar weer door je vingers glippen. 

Als je hebt ingeregeld dat je je portefeuille- en assetmanagement elk jaar actualiseert, verdiept en laat aansluiten op onder meer je begroting en de prestatieafspraken, dan ga je bijna automatisch verdere verdiepingsslagen maken. Het wordt logischer, vertrouwder en je gaat er dan bijna als vanzelf verder in groeien als organisatie.

Daarom is van belang om als corporatie ten minste in ontwikkelingsfase 3 te zitten. Als je daar eenmaal bent is verdere groei vrijwel onontkoombaar.
 

Puzzelstukjes

Het portefeuille- en assetmanagement bestaat uit verschillende puzzelstukjes. De organisatie: is er genoeg capaciteit? Weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt? De processen: weet je op welk moment van het jaar je welke stappen onderneemt? De data: heb je voldoende data beschikbaar en is de kwaliteit op orde? En de software: koppelt die alles goed aan elkaar en kun je er prettig mee werken?

 Deze vier samen bepalen het vijfde en belangrijkste puzzelstukje: de inhoud. Het gaat er uiteindelijk om dat je weet wat er speelt in je werkgebied en hoe je dat vertaalt naar actueel beleid en keuzes op strategisch en tactisch niveau.

Van een goed proces word je ook inhoudelijk beter

Een belangrijke vraag is: helpt een goed proces, een goede organisatie, goede data en software ook werkelijk de inhoud vooruit? Je zou denken van wel. En met het onderzoek bevestigt dit. Een goed proces heeft daarbij de sterkste relatie met hoger scoren op de inhoudelijke component.

In de onderstaande figuur is de relatie tussen de vier ‘ondersteunende’ puzzelstukjes en de inhoudelijke component van portefeuille- en assetmanagement weergegeven:

Corporaties die zowel op inhoud als op één van de andere variabelen goed scoren, vind je steeds in de rechterbovenhoek. In alle gevallen blijkt er een positieve invloed op de inhoudelijke score te zijn. Dus als een corporatie hoog scoort op organisatie, proces, data of software, dan scoort die corporatie gemiddeld gezien ook hoger op inhoud. 

De meeste impact heeft een goed proces. Dus als je moet kiezen waar je als eerste in investeert, dan biedt je proces verbeteren waarschijnlijk het meeste resultaat. Anders gezegd: als je je jaarcyclus goed inregelt, dan zul je ook beter gaan scoren op inhoudelijk vlak. Je krijgt een beter beeld van je werkgebied en je volkshuisvestelijke opgaven. En je kunt zo betere plannen maken voor je portefeuille en je complexen.

Tegelijkertijd dragen ook de andere onderdelen hun steentje bij. Ook als je je focust op het proces, moet je daar ook de organisatorische capaciteit voor hebben. Ook wil je dat ondersteunen met goede software en ontdek je zo wellicht dat je op het gebied van data ook nog wel een opgave hebt.

Succesfactoren

Uit het onderzoek komen twee belangrijke succesfactoren voor portefeuille- en assetmanagement naar voren.

Ten eerste: zorg dat je je processen op orde hebt, én dat je daarbij de juiste software beschikbaar hebt om alle verschillende onderdelen van portefeuille- en assetmanagement aan elkaar te knopen. Portefeuille- en assetmanagement raakt zoveel facetten, dat zelfs kleine corporaties dit niet met het blote hoofd kunnen oplossen. Goede software die aansluit bij jouw processen is onontbeerlijk.

De tweede succesfactor is consistent doorontwikkelen. Corporaties die hoog scoren, zijn vaak corporaties die al wat langer bezig zijn en jaar na jaar blijven werken aan verbetering. Waar kan het nog scherper? Waar kunnen we verdiepen? Waar moeten we actualiseren? Deze corporaties komen stapje voor stapje steeds verder.

Ben je nieuw bij een corporatie, bijvoorbeeld als asset- of portefeuillemanager? Kijk dan goed welke onderdelen van de bestaande werkwijze je kunt handhaven en waar je op kunt doorbouwen. Dat is meestal beter dan alles van tafel vegen en helemaal opnieuw beginnen.

Ga voor de medailles

Waar kun je je als corporatie op richten als je je portefeuille- en assetmanagement verder wilt verbeteren? Allereerst is het adagium ‘meedoen is belangrijker dan winnen’ wel een beetje achterhaald.

Het gaat er nu om dat je het goed inrichten van de processen, het op orde hebben van de software en je organisatie gaat verzilveren op inhoud. Dat je scherpere keuzes maakt, die niet alleen de volkshuisvesting ten goede komen, maar die er ook voor zorgen dat je meer bereikt met minder geld. Het is tijd om voor de medailles te gaan.

Verder valt op dat de datakwaliteit nog steeds achterblijft. Corporaties geven dit ook aan in de enquête: op het moment dat je software hebt die de informatie goed ontsluit, ontdek je vaak dat de datakwaliteit nog wel omhoog kan voor een goede onderbouwing van je besluitvorming.

Bij kleinere corporaties is de tip om eens goed naar je software te kijken. Ik hoor nog vaak dingen als: “wij doen het met ons gezonde boerenverstand en een beetje met Excel.” 

Ik raad je echt aan om op zoek te gaan naar serieuze software voor P&AM. Daarmee stuur je je processen beter aan. De ontwikkelingen op dit gebied hebben niet stilgestaan en dit wordt voor kleinere corporaties ook steeds relevanter. Al was het maar om te voorkomen dat grote corporaties ook op inhoudelijk vlak de kleinere corporaties gaan inhalen.

Wil je ook verder doorontwikkelen met je portefeuille- en assetmanagement? Kom dan in oktober naar het seminar. 
Alle informatie daarover lees je op: https://corporatiestrateeg.nl/seminar-portefeuille-asset-management/