Je ontkomt er niet aan. Eén keer in de vier jaar ben je als corporatie aan de beurt voor de maatschappelijke visitatie. Een goede voorbereiding is essentieel om de visitatie soepel te laten verlopen. En om te zorgen dat je hier als corporatie zelf ook wat uit kunt halen. Daarom in dit artikel vijf tips voor een optimale voorbereiding op de visitatie bij jouw corporatie.
Archief op orde
Een eerste tip is – ik begin maar even heel praktisch – om ervoor te zorgen dat je archief op orde is. Als je net voor de visitatie staat, komt deze tip wellicht te laat (maar dan heb je na het harde werk om alle documenten bij elkaar te vinden wel een goede start voor betere archivering in de toekomst).
Op het moment dat je nog wat verder van de visitatie af staat, zou ik je aanraden om nu alvast te zorgen dat je archief op orde is.
Met een goed geordend archief heb je alle benodigde documenten bij de hand. Hier heb je niet alleen iets aan tijdens de visitatie, maar ook op elk ander moment dat je informatie zelf wilt raadplegen of moet opleveren aan bijvoorbeeld de Autoriteit of het WSW.
Visitatiemethodiek als maatschappelijke opgave
Een tweede tip is om de methodiek voor de visitaties een keer te lezen. Lees de methodiek vanuit het idee dat de visitatie is opgesteld omdat de maatschappij bepaalde dingen van jou vraagt als corporatie.
Probeer bij het toepassen van de visitatiemethodiek (lees: de maatschappelijke vraag die aan jouw als corporatie wordt gesteld) vooral niet om precies binnen de lijntjes te kleuren.
Er zijn immers altijd lokale verschillen. En die ken je zelf altijd nog het beste.
Wat wil je zelf uit de visitatie halen?
Een derde tip is om, voorafgaand aan de visitatie, te bepalen wat je er zelf uit wilt halen.
Je kunt de visitatie zien als een verplicht nummer…
Dat is het natuurlijk ook, zeker sinds het wettelijk is vastgelegd. Maar als je dan toch een visitatie doet (en daar een flink bedrag voor neertelt), kun je maar beter zorgen dat je er iets aan hebt.
Waar liggen de verbeterpunten? Waar liggen mogelijkheden om sterke punten nog beter te maken? Als je hier zelf al een beeld van hebt kun je de visitatiecommissie vragen hier extra op te letten. Bijvoorbeeld bij het voeren van de gesprekken met belanghebbenden.
De juiste gesprekspartners
De vierde tip is om te zorgen voor de juiste gesprekspartners tijdens de visitatie. Een visitatiecommissie praat met heel veel interne maar ook externe belanghebbenden van de corporatie.
Zorg er daarbij voor dat de juiste mensen aan tafel zitten.
Wie kan bijvoorbeeld het geluid van de bewoners het beste laten horen? Alleen de huurdersorganisatie? Of daarnaast ook een afvaardiging van andere huurders? En met welke zorg- en welzijnsorganisaties heb je intensieve contacten?
Wees open en transparant
De vijfde tip is om open en transparant de gesprekken met de visitatiecommissie in te gaan.
Ik weet uit ervaring dat de visitatiecommissie het eigenlijk altijd wel in de gaten heeft als er bepaalde dingen bewust niet benoemd worden. Uiteindelijk komt een visitatiecommissie er vaak wel achter wat dat is, bijvoorbeeld door de gesprekken met de gemeente of met andere belanghebbenden.
Wees dus gewoon open en transparant. Op die manier kun je ook laten zien dat je als corporatie zelf ook oog hebt voor waar nog ruimte voor verbetering is.
Lees ook: Position paper voor de visitatie, hoe maak je die?
