Elke corporatie is verplicht om elke vier jaar een maatschappelijke visitatie te ondergaan. Als startpunt hiervoor maak je een position paper. Hoe pak je dat aan? Welke onderwerpen komen aan bod? En hoe kun je de position paper ook gebruiken voor je ondernemingsplan en voor het op de agenda zetten van belangrijke thema’s?
Position paper als input voor de visitatiecommissie
De position paper wordt in eerste instantie gebruikt voor de visitatie. Het doel is om de visitatiecommissie inzicht te geven in waar je vandaan komt en waar je staat als corporatie.
Daarmee kun je alvast reflecteren en je zo voorbereiden op de visitatie. Voor de visitatiecommissie is de position paper een handig hulpmiddel om snel een beeld te vormen van bijzonderheden bij de corporatie.
De position paper gebruiken voor meer
De position paper kan daarnaast ook op andere manieren in gezet worden.
Zo kun je het gebruiken als basis voor je ondernemingsplan voor de komende jaren. Dit is ook te koppelen aan de visitatie; de leerpunten die je uit de visitatie haalt kun je direct verwerken in je beleidsplan. Je position paper is dan een eerste aanzet tot de missie, visie en strategie die je daarna, met de feedback van de visitatiecommissie, verder uitwerkt in het ondernemingsplan.
Verder kan de position paper gebruikt worden om te agenderen, vooral richting belanghebbenden. Zij lezen de position paper over het algemeen goed door, ter voorbereiding op het gesprek dat zij zelf hebben met de visitatiecommissie.
Je kunt met behulp van de position paper onderwerpen op de agenda te zetten die in de gesprekken met bijvoorbeeld gemeenten, welzijnsinstanties of huurdersorganisaties, tot nu toe onderbelicht zijn gebleven.
Hoe maak ik een position paper?
Bij het maken van de position paper zijn drie vragen relevant: waar kom je vandaan, waar sta je nu en waar wil je naar toe.
Waar kom je vandaan? Eén van de belangrijkste onderdelen van de visitatie is terugkijken en daarvan leren. Kijk daarom allereerst naar het voorgaande visitatierapport en naar de verbeterpunten die daarin werden gesuggereerd. Wat heb je de afgelopen vier jaar gedaan om deze verbeteringen te realiseren? Zet dit alles in je position paper.
Waar sta je nu? Ook dat is een belangrijk onderdeel van de position paper. Wat heb je bereikt de afgelopen jaren? Welke belangrijke maatschappelijke doelen heb je behaald? Voor deze resultaten wil je natuurlijk een passend rapportcijfer van de visitatiecommissie krijgen.
Schrijf je resultaten daarom duidelijk op.
Waar wil je naar toe? Kijk ook vooruit: Welke opgave(n) heb je nog voor de komende jaren? En welke missie, visie en speerpunten heb je om deze opgave(n) aan te gaan? Stip daar ook vooral de lokale context aan. De visitatiecommissie kan daarmee beter begrijpen waarom je als corporatie doet wat je doet.
Ook is dat handig naar belanghebbenden toe, om te laten zien wat je wellicht anders doet dan andere corporaties.
Visitatiecommissie gebruiken om te peilen hoe belanghebbenden denken
Het resultaat van bovenstaande stappen is een mooie positon paper die je kunt gebruiken voor je visitatie, en die je daarnaast ook breder kunt inzetten. Bijvoorbeeld als aanzet voor je ondernemingsplan of om eens wat dieper in gesprek te gaan met belanghebbenden over specifieke thema’s.
Een laatste tip daarbij is om de visitatiecommissie te vragen om, wanneer zij in gesprek gaan met belanghebbenden, specifiek naar een aantal thema’s te vragen. Op deze manier kun je de visitatie nog beter inzetten om te peilen hoe belanghebbenden over bepaalde onderwerpen denken.
Lees ook hoe je optimaal op de visitatie kunt voorbereiden.
