Hoe kun je portefeuille- en assetmanagement praktisch invullen als je een kleinere corporatie bent?
Bij deze organisaties moet je het vaak met minder mensen doen. Er zijn meestal geen specialisten die een volledige werkweek beschikbaar hebben voor portefeuillemanagement en assetmanagement. Vaak doen zij er allerlei andere zaken naast die ook moeten gebeuren.
Portefeuillemanagement lijkt op ander beleidswerk
Portefeuillemanagement is dan nog relatief ‘makkelijk’. Je kunt het namelijk combineren met ander beleidswerk. Het maken van een portefeuilleplan lijkt in de aanpak sterk op het schrijven van ander beleid. Denk aan huurbeleid, verduurzamingsbeleid en beleid op het gebied van wonen en leefbaarheid.
Je kunt het portefeuillemanagement daarom vaak onderbrengen bij een bestaande functie als beleidsmaker.
Soms is zelfs die functie er niet, als je een hele kleine organisatie bent. Maar dan is er misschien iemand in het managementteam of op de afdeling die het beleidsschrijven erbij doet. Of je dan bezig bent met huurbeleid of met een portefeuilleplan, maakt voor het proces niet heel veel uit.
Assetmanagement vraagt meer dan beleid schrijven
Bij assetmanagement wordt het wel echt moeilijker. Assetmanagement is bedoeld om het beleid uit je portefeuilleplan op tactisch niveau door te vertalen naar concrete projecten. Dat vraagt tactische en soms ook operationele kennis van verschillende afdelingen.
Je moet weten hoe wonen werkt, hoe vastgoed werkt en hoe de financiën werken. Dat komt allemaal bij elkaar in assetmanagement. En dat doe je er dus niet zomaar even bij.
Bovendien gaat het om allerlei verschillende projecten. Je bent daar continu mee bezig. Daarom komt vaak de vraag op hoe je assetmanagement dan moet inrichten bij een kleinere corporatie.
Drie competenties die je nodig hebt
Als eerste moet je kijken welke kennis en vaardigheden je nodig hebt voor goed assetmanagement. Als je dat afpelt, kom je volgens mij uit op drie belangrijke competenties.
De eerste is het doen van analyses en het goed doorgronden van data. Het gaat om data van complexen, huurders en de omgeving van die complexen. Daar is veel informatie over beschikbaar.
Daarnaast moet je voorstellen kunnen schrijven. Je moet investeringsvoorstellen kunnen doen en complexstrategieën uitwerken. Ook moet je kunnen verdedigen hoe je tot bepaalde keuzes bent gekomen.
De derde competentie gaat over de procesmatige kant. Als assetmanager moet je er in de organisatie achteraan zitten dat alle mooie plannen worden uitgevoerd.
Uiteindelijk moet de optelsom van al die projecten leiden tot de doelen uit het portefeuilleplan. Dan heb je het eigenlijk ook over een rol als intern opdrachtgever. Je houdt overzicht over losse projecten, wijzigingen en de vraag of alles nog steeds optelt tot het portefeuilleplan.
Zoek naar kwaliteiten, niet naar één schaap met vijf poten
Als je de benodigde competenties in beeld hebt kun je daar bij je eigen corporatie mensen bij zoeken. Je zoekt dan niet per sé ervaring met assetmanagement, maar naar de benodigde competenties. Vaak moet je ook het idee loslaten dat dit altijd één persoon moet zijn.
Er zijn waarschijnlijk mensen die goede beleidsstukken kunnen schrijven. Er zijn ook mensen die goed zijn in het analyseren van data. En er zijn mensen die alles goed bij elkaar kunnen brengen in de rol van opdrachtgever.
Voldoende tijd voor teamleden
Als je je assetmanagement gaat invullen met een team van collega’s die ook nog een andere taak hebben bij de corporatie, dan is ‘voldoende tijd’ een belangrijk aandachtspunt
Je moet bewaken dat alle leden van het assetmanagement team echt voldoende ruimte hebben om dit werk te doen. Dat betekent eigenlijk twee dingen: iemand moet andere taken kunnen afstoten, of iemand moet meer contracturen krijgen. Daar moet je niet te makkelijk overheen stappen.
Dit is een van de dingen waarbij het vaak misgaat. Er wordt onderschat hoeveel tijd assetmanagement kost.
Dan wordt bijvoorbeeld al ingecalculeerd dat assetmanagement uiteindelijk tijd oplevert, omdat je betere keuzes maakt en minder ad hoc hoeft te werken. Dat is ook zo (als je het goed doet), maar in de opstartfase kost assetmanagement juist veel tijd. De investering ligt bovendien vooral bij de collega’s die ermee aan de slag gaan, terwijl de opbrengst meer verspreid is over de organisatie.
Verschillende manieren om assetmanagement te organiseren
Er zijn veel verschillende manieren waarop je het assetmanagement bij een kleine corporatie kunt organiseren.
Wat je vaak ziet, is dat iemand het assetmanagementteam trekt. Die persoon doet bijvoorbeeld ook het portefeuillemanagement en is daarnaast de trekker van assetmanagement. Vanuit verschillende afdelingen komt daar expertise bij.
Er zijn ook praktijkvoorbeelden waarbij een corporatie met twee projectleiders het werk geografisch verdeelt. De ene projectleider doet de projecten in gebied A en de andere in gebied B. Vervolgens doet de projectleider van gebied A het assetmanagement van gebied B, en andersom.
Daarmee houd je elkaar scherp. Het is een manier om creatiever na te denken over assetmanagement, zonder dat je per se een assetmanager hoeft aan te trekken. Je hebt daarmee natuurlijk nog niet automatisch alle andere competenties erbij, maar het kan wel werken.
Een ander voorbeeld is dat mensen van de financiële afdeling vaak goed zijn in analyses. Zij kunnen data over vastgoed en huurders goed analyseren, zonder dat ze heel diep in de volkshuisvestelijke inhoud hoeven te zitten. Die inhoud kunnen andere collega’s aanvullen.
Portefeuille- en assetmanagement op maat invulling geven
Denk goed na over welke collega’s (onderdelen van) portefeuille- en assetmanagement kunnen invullen.
Als kleine corporatie kun je daarnaast ook onderdelen uitbesteden. Het maken van data-analyses kun je bijvoorbeeld relatief het gemakkelijkste uitbesteden, omdat je dit vooral vanachter een bureau doet. Keuzes maken en de uitvoering monitoren zul je vaker zelf willen doen.
Zo ontstaat uiteindelijk een assetmanagementteam waarin meerdere mensen samen die rol invullen. Je zoekt dan niet naar één schaap met vijf poten dat alles kan en ook nog een fulltime functie moet bekleden. Je kijkt waar de vaardigheden al aanwezig zijn en hoe je die bij elkaar brengt.
Er is daarom niet één format voor hoe dit er in de praktijk uit moet zien. Bij elke corporatie kan de invulling anders zijn. Dat hangt af van de mensen, de beschikbare uren en de competenties die al aanwezig zijn.
Wil je meer inzicht in hoe je portefeuille- en assetmanagement kunt inzetten? Volg dan ook de leergang portefeuille- en assetmanagement.
