Hoe zorg je ervoor dat je minder tijd kwijt bent met het schrijven van een beleidsnotitie? En hoe zeggen beslissers gemakkelijker ‘ja’ tegen jouw beleidsvoorstellen? In dit artikel vertel ik je er meer over.
De twee rollen van een beleidsmedewerker
Als beleidsmedewerker heb je twee rollen. In de onderzoeksrol ben je vooral aan het analyseren. Je bent op zoek naar nieuwe informatie die relevant kan zijn bij het formuleren of doorontwikkelen van jouw beleid.
Daarnaast heb je de rol van beleidsschrijver. Als beleidsschrijver moet je juist alle invloeden van buitenaf kunnen uitzetten en één heldere rode draad in je verhaal kunnen maken.
Het is van belang om deze twee rollen bij het maken van beleid goed te onderscheiden.
Eerst ga je in de rol van onderzoeker zoveel mogelijk relevante informatie verzamelen. Wanneer je daarmee klaar bent, moet je ervoor waken dat je niet alle informatie gaat uitschrijven.
Ga dan in de rol van beleidsschrijver de beleidsdoelstellingen formuleren. Wat wil je gaan doen? Die doelstellingen kun je onderbouwen met onderzoeksgegevens en een argumentatielijn.
Je zult zien dat je in de praktijk een heleboel verzamelde onderzoeksgegevens helemaal niet hoeft uit te schrijven in je beleidsplan. Dat scheelt je veel tijd in het zoeken naar formuleringen om al die informatie in de beleidsnotitie opgenomen te krijgen.
Wil je deze tips over het schrijven van beleid altijd bij de hand hebben? Download dan het e-boek “17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid” (PDF).Review van een beleidsnotitie
In de video bij dit artikel heb ik een beleidsnotitie gereviewd, om te kijken hoe je vanuit je rol als schrijver overtuigender notities kunt maken.
Ik keek naar een beleidsnotitie van de gemeente Nijmegen over de vormgeving van het beleid rondom sport en bewegen tussen 2013 en 2016, getiteld Nijmegen sportief en vitaal.
De kern van de notitie bestaat uit 5 beleidslijnen. Dit zijn de keuzes die de gemeente wil maken voor de toekomst. Aan die keuzes worden vervolgens maatregelen opgehangen. Die maatregelen worden per beleidslijn verder uitgewerkt.
In de bijlagen van de beleidsnotitie zijn onderzoeksgegevens uitgeschreven. Ook is een evaluatie van het voorgaande sportbeleid opgenomen.
Het is goed dat in essentie is weergegeven wat de gemeente Nijmegen wil bereiken en wat ze daarvoor gaan doen. Wat echter ontbreekt zijn gegevens vanuit het onderzoek die logisch leiden tot de doelstellingen. Zo zijn er doelstellingen geformuleerd op het gebied van citymarketing, maar bevat de notitie geen onderzoeksgegevens over citymarketing.
Ook wordt er gesteld dat de loopsport kenmerkend is voor het sportieve imago van Nijmegen. In de beleidsnotitie zijn geen gegevens te vinden die dat ondersteunen.
Wanneer je die gegevens wel zou hebben en zou vermelden, zouden deze de doelstellingen goed ondersteunen. De gemeenteraad, het college van B&W of het managementteam of directie zullen over deze doelstellingen gaan discussiëren. Wanneer je de gegevens opneemt die leiden tot de geformuleerde doelstellingen, is het voor de beslissers gemakkelijker om ‘ja’ te zeggen tegen de gestelde beleidsplannen.
Wil je tips over het schrijven van beleid altijd bij de hand hebben? Download dan het e-boek “17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid” (PDF).Alles uitschrijven kost onnodig veel tijd
Je kunt veel tijd besparen wanneer je in een beleidsnotitie alleen de belangrijke onderzoeksgegevens vermeldt. Al het andere onderzoek kun je dan weglaten. Dit hoef je dus ook niet uit te schrijven. In de notitie van de gemeente Nijmegen zijn veel gegevens toegevoegd die niet leiden tot de gepresenteerde doelstellingen. Het is zonde om veel tijd te besteden aan het uitschrijven van deze onderzoeksgegevens, wanneer deze helemaal niet gebruikt worden. Hooguit kun je de cijfers als bijlage toevoegen.
Wanneer je het op deze manier aanpakt, ben je minder tijd kwijt aan het schrijven van beleid en wordt de beleidsnotitie ook nog eens korter. Vermeld de relevante onderzoeksresultaten op een strategische plek in de beleidsnotitie, vlak voor de doelstellingen. Zo zullen beslissers gemakkelijker ‘ja’ zeggen tegen jouw beleid.
In je rol als onderzoeker ben je vrij om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen. Daarmee kun je goede keuzes maken over de doelstellingen die in je notitie zet. In notitie zelf presenteer je alleen de gegevens die je nodig hebt voor jouw heldere argumentatielijn. Door goed om te gaan met de rol van beleidsschrijver hoef je dus veel minder onderzoeksgegevens in je beleidsnotitie op te nemen.
Wat kun je nu meteen doen?
Doe zelf eens een review van je eigen beleid, zoals ik dat in de video voor de beleidsnotitie van de gemeente Nijmegen gedaan heb. Of vraag een collega om dat over jouw beleid te doen. Vraag deze collega om aan te geven wat er beter of efficiënter kan.
Wil je tips over het schrijven van beleid altijd bij de hand hebben? Download dan het e-boek “17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid” (PDF).
