Toen Wonen Zuid in 2022 een nieuw portefeuilleplan maakte ontstond tegelijkertijd het gevoel dat de organisatie nog niet alles uit dat beleid haalde.
Dat zat niet in de inhoud, maar in de manier waarop ermee werd gewerkt. Door gericht aan de slag te gaan slaagde Wonen Zuid erin om in de jaren erna het portefeuille- en assetmanagement flink te professionaliseren.
Welke lessen kunnen andere corporaties hieruit trekken? Ritske Dankert van De Corporatiestrateeg ging erover in gesprek met Ingrid Dijcks, portefeuillestrateeg bij Wonen Zuid.
Werken met een nieuw portefeuilleplan
Ingrid beschrijft hoe je bij het maken van beleid automatisch ook kijkt naar haalbaarheid. Niet alleen financieel of qua markt, maar ook organisatorisch. “Je kunt een heel mooi beleid hebben, maar de vraag is: hoe werk je er als organisatie mee? Toen we in 2022 ons nieuwe portefeuilleplan opleverden hadden we ook het idee dat er in de praktijk meer uit te halen viel.”
Dat gevoel werd versterkt door de context. De opgaven nemen toe, terwijl de middelen niet in hetzelfde tempo meegroeien. Dan wordt sturing belangrijker, en dus ook de manier waarop je processen hebt ingericht.
Het was geen plots inzicht, eerder iets dat zich opstapelde. In gesprekken met toezichthouders kwam het terug. In interne discussies ook. Echt concreet werd het toen Wonen Zuid meedeed aan het jaarlijkse onderzoek van De Corporatiestrateeg over portefeuille- en assetmanagement.
“Die enquête was voor ons wel echt een eyeopener,” zegt Ingrid. Niet omdat het totaal onverwacht was, maar omdat het zichtbaar maakte waar de organisatie stond ten opzichte van andere corporaties. En dat bleek lager dan het sectorgemiddelde.
Voor een corporatie van onze omvang voelde dat niet goed, aldus Ingrid. “Maar juist daardoor ontstond er ook energie om ermee aan de slag te gaan.”
Jaarlijks onderzoek Portefeuille- en Assetmanagement
Sinds 2017 voert De Corporatiestrateeg jaarlijks een onderzoek uit naar de ontwikkeling van portefeuille- en assetmanagement bij woningcorporaties. Aan dit onderzoek doen ieder jaar tientallen corporaties mee, waardoor een goed beeld ontstaat van hoe het vakgebied zich ontwikkelt.
In het onderzoek worden corporaties ingedeeld in verschillende ontwikkelingsfasen, variërend van losse plannen op papier tot een volledig geïntegreerde en dynamische sturing van de vastgoedportefeuille.
Het onderzoek laat zien dat de stap naar fase 3 – waarin portefeuille- en assetmanagement structureel is opgenomen in de jaarcyclus – een belangrijk omslagpunt vormt.
Van inzicht naar een bewuste keuze
Wonen Zuid maakte een expliciete keuze om het portefeuille- en assetmanagement verder te professionaliseren. Daarbij had de corporatie een duidelijk doel voor ogen: doorgroeien naar een hoger volwassenheidsniveau.
“Dat doe je niet zomaar even,” zegt Ingrid. “Dus we hebben er echt een project van gemaakt.” Er kwam een projectteam met een opdrachtgever vanuit het directieteam.
De uitkomsten van het onderzoek werden vervolgens praktisch gebruikt. Waar zitten de gaten? Wat moet eerst op orde zijn om überhaupt verder te kunnen?
En misschien nog belangrijker: Wonen Zuid accepteerde dat dit tijd kost. Geen snelle sprint, maar een traject van meerdere jaren. “Je groeit niet even in één jaar drie fases,” zegt Ingrid daarover.
Grote stappen: investeren in software en data
Al snel werd duidelijk dat een deel van de verandering niet in gedrag zat, maar in systemen. Of beter gezegd: in het gebrek aan samenhang tussen systemen.
Wonen Zuid werkte al met verschillende tools, maar die sloten niet goed op elkaar aan. “Onze software werkte niet zoals we dat wilden,” zegt Ingrid. Daardoor was het lastig om goed te sturen en om informatie breed beschikbaar te maken.
De keuze om daarin te investeren kwam dan ook relatief snel. Veel nieuwe software (SAM én Wals van Ortec én Bryder), betere datakoppelingen, en aanvullende tools zoals Power BI.
Maar eenvoudig was het niet. Ingrid beschrijft het traject als intensief en tijdrovend. Niet alleen vanwege de techniek, maar vooral omdat je de organisatie mee moet nemen.
“Je denkt misschien: we kiezen een systeem en dan gaan we implementeren,” zegt ze. “Maar uiteindelijk ben je zomaar drie jaar verder.”
Toch ziet Ingrid dit als een kantelpunt. De software ondersteunt niet alleen het proces, maar dwingt ook tot een bepaalde manier van werken. “Als je het eenmaal hebt, ga je vanzelf meer volgens dat proces werken.”
Daarnaast speelde Power BI een belangrijke rol. Niet iedereen werkt met specialistische systemen zoals SAM, maar iedereen heeft wel informatie nodig. Door die toegankelijk te maken, voorkom je dat iedereen zijn eigen lijstjes blijft bijhouden.
“Je wilt dat iedereen met dezelfde informatie werkt,” zegt Ingrid. En dat blijkt in de praktijk al snel een grote stap vooruit.
Kleine stappen die het verschil maken
Er waren ook kleinere verbeteringen die een groot verschil maakten bij Wonen Zuid. Ingrid noemt bijvoorbeeld de clustersessies. Daarin worden de woningen van Wonen Zuid besproken. Die sessies werden al gedaan, maar alle zeven assetmanagers hadden hun eigen aanpak.
Dat werkte, maar niet optimaal.
Door samen te kijken wat goed werkt en dat vast te leggen, ontstond meer eenduidigheid. Niet opgelegd, maar ontwikkeld en gedragen vanuit de praktijk.
Ook intervisie kreeg een plek. Medewerkers gingen daarbij met elkaar in gesprek over hoe ze werken, niet alleen over wat ze doen. Dat soort gesprekken blijken waardevol. Waar mensen eerst soms zelf het wiel gingen uitvinden, ontstond er nu sneller een gezamenlijke aanpak.
Een andere stap zat in het expliciet maken van processen. Veel zat in de hoofden van mensen. Dat werkte zolang iedereen er al lang zat, maar werd kwetsbaar bij personele wisselingen.
“Dan merk je ineens dat je niet kunt zeggen: hier staat het,” zegt Ingrid. En precies dat maakt het vastleggen van processen zo belangrijk.
Van losse stappen naar een doorlopende cyclus
Een van de grootste veranderingen zat uiteindelijk niet in een specifiek instrument, maar in de structuur. Het besef dat portefeuille- en assetmanagement geen project is, maar een continu proces.
Dat vertaalt zich bij Wonen Zuid in een duidelijke jaarcyclus. Alle momenten zijn vooraf gepland. Overleggen, mijlpalen, afstemming. Alles staat al in de agenda.
Dat is ook nodig, want veel stappen zijn afhankelijk van elkaar. Als één onderdeel vertraagt, schuift de rest mee. Door het vastleggen van de jaarcyclus ontstaat rust en voorspelbaarheid. Iedereen weet wat wanneer moet gebeuren en wat er van hem of haar wordt verwacht.
Daarnaast is er een jaarlijkse evaluatie. Wat hebben we gedaan? Wat is er veranderd? Waar moeten we bijsturen? “Het loopt eigenlijk het hele jaar door,” zegt Ingrid.
Wat onderweg tegenzat (en wat hielp)
Zoals bij elk traject ging het niet zonder hobbels. Ingrid noemt tijd als een belangrijke factor. “Innoveren en doorontwikkelen kost meer tijd dan ik eerst had ingeschat”. Je hebt collega’s nodig die dit in combinatie moeten plannen met hun reguliere werkzaamheden.
Ook datakwaliteit bleek een terugkerend thema. Pas als je echt met data gaat werken, zie je waar het niet klopt, waar informatie versnipperd is of uit verschillende bronnen komt.
“Garbage in is garbage out,” zegt Ingrid. “En dat besef dwingt je om ook die basis op orde te brengen.”
Daarnaast vraagt zo’n traject samenwerking tussen afdelingen. Niet iedereen heeft dezelfde prioriteiten, en grote veranderingen zoals software-implementaties raken iedereen anders.
Toch ziet Ingrid daar ook iets positiefs in. Juist doordat je het samen moet doen, ontstaat er meer verbinding.
Het echte resultaat komt later
Misschien wel het meest opvallende is dat de echte vooruitgang pas later zichtbaar werd. In de eerste jaren werd vooral gebouwd: systemen, processen, structuur.
En toen, ineens, kwam de versnelling. “Vorig jaar maakten we in één keer twee stappen in de ontwikkelingsfasen van het onderzoek” zegt Ingrid. Nu scoren we fase 4 en liggen we vóór op het gemiddelde.
Dat bevestigt wat veel organisaties herkennen. De eerste fasen kosten tijd en energie, en lijken soms weinig op te leveren. Maar als de basis staat, gaat het ineens sneller.
Tegelijkertijd is het traject daarmee niet klaar. Nieuwe systemen en werkwijzen moeten nog routine worden. Daarom gaat Wonen Zuid voorlopig door met de projectstructuur.
“Maak er echt een project van”
Begin met het expliciet maken van je ambitie, geeft Ingrid als belangrijkste tip mee aan andere corporaties. “We willen allemaal verbeteren,” zegt ze. “Maar als je echt een stap wilt maken, moet je er een doel van maken.”
Daarnaast pleit ze voor focus. Niet alles tegelijk willen doen, maar kiezen in welke volgorde je verbeteringen doorvoert. Tegelijkertijd is het wel belangrijk om grote stappen te combineren met kleinere successen, zodat het zichtbaar blijft dat je vooruitgaat.
Wil je ook vooruit met portefeuille- en assetmanagement? Volg dan ook de praktijkleergang.
