Draagvlak creëren voor je beleid is niet eenvoudig. Voor klanten lees ik regelmatig memo’s over beleid (vaak zelfs hele rapporten). Dikwijls zijn het stukken die niemand van A tot Z leest. Nu is een beleidsmemo geen roman, dus van A tot Z lezen is niet per se nodig. Toch blijft door deze omvangrijke documenten te vaak de essentie van nieuw beleid onduidelijk, waardoor er minder draagvlak voor het beleid ontstaat.
Beslissers met weinig tijd weten niet waarover ze nu eigenlijk precies een besluit nemen en uitvoerders hebben geen tijd om zich erin te verdiepen omdat de rij bij het loket eerst moet worden weggewerkt. En de beleidsmaker is intussen alweer druk met haar volgende omvangrijke rapport.
Dit kan anders. In de praktijk heb ik zelf gemerkt dat er drie dingen zijn die je als beleidsmaker gemakkelijk kunt gaan doen en die meteen al tot een groter draagvlak voor je beleid leiden.
Identificeer de belangrijkste keuzes
Ten eerste is het belangrijk om bij de eerstvolgende beleidsmemo niet in de valkuil te stappen om direct te gaan schrijven. Breng eerst in kaart welke besluiten er op basis van jouw – nog te schrijven – beleidsmemo gemaakt moeten worden. Dit hoef je niet zelf uit te zoeken, maar is ook een belangrijk onderwerp van gesprek met je leidinggevende, wethouder of directeur-bestuurder. Als je de belangrijkste keuzes op een rij hebt, heb je meteen een hoofdstructuur voor je beleidsmemo.
Wees selectief met het opschrijven van informatie
Bij het schrijven is het vervolgens van belang om alleen informatie in je memo op te nemen die ook echt bijdraagt aan het maken van een beslissing op één of meer van de beleidskeuzes die gemaakt moeten worden. Wees daarin streng. Daarmee beperk je in veel gevallen de informatie die je gaat opschrijven. Zo maak je het voor de beslissers makkelijker om een helder besluit te nemen.
Draagvlak creëren is ook contact houden met uitvoerders
Draagvlak creëren doe je ook door uitvoerders imput te geven bij de beleidsvorming. Regelmatig contact met uitvoerders is nodig om onderdelen te kunnen bijstellen, informatie op te halen voor nieuwe beleidsmemo’s en – last but not least – om te leren hoe je als beleidsmaker kunt inspelen op de werkprocessen en problemen van de uitvoerders.
Om feeling te houden met de uitvoerders van jouw beleid hoef je geen ronde-tafel-bijeenkomsten te houden of uitgebreide enquêtes uit te voeren. Een eenvoudig alternatief dat je vanaf vandaag kunt invoeren is om regelmatig bij de uitvoerders van jouw beleid langs te lopen. En dan een praatje te maken natuurlijk. Integreer dit in je dagelijkse routine door elke ochtend of middag een rondje door kantoor te maken.
Of maak er de vaste ‘omweg’ naar de koffieautomaat van. Werk je bij een organisatie met meerdere kantoren? Neem eens op een rustige dag een laptop mee en werk daar waar jouw beleid in de praktijk wordt gebracht.
Wie deze tips in de praktijk weet te brengen zal ervaren dat je minder achter je computer zit te schrijven en meer in gesprek bent met zowel de beslissers als de uitvoerders van jouw beleid. En als je die gesprekken voert met focus op je beleidsdoelen, zul je merken dat het draagvlak voor je beleid nog groter wordt.
