Als je AI gebruikt om corporatiebeleid te schrijven dan is de valkuil om te veel uit te besteden. Het belangrijkste is dat je je beleidskeuzes en de onderbouwing daarvan nog steeds zelf goed moet doordenken en internaliseren.
Als je AI op de goede manier toepast kan dat ruimte maken om dat samen met collega’s te doen. In dit artikel ga ik in op de vraag: hoe zorg je dat het gebruik van AI je beleidsproces verder helpt?
Beleid maken is meer dan tekst schrijven
Geef je een AI-tool zonder precieze input de opdracht om een heel beleidsstuk te schrijven, dan krijg je een generieke tekst. Die bevat niet per se allemaal fouten. Het grootste probleem is dat het een kabbelend, nietszeggend verhaal oplevert. Een beleidsproces draait bovendien om veel meer dan alleen een stuk papier produceren.
Tijdens het beleidsproces wissel je ideeën uit met collega’s en andere betrokkenen. Misschien breng je elkaar op andere gedachten. En tijdens dat proces leg je ook al de basis voor het implementeren van de keuzes die je maakt.
Beleidskeuzes en hun onderbouwing moet je goed doordenken, of je nu AI gebruikt of niet. Een paar documenten invoeren en AI daar beleid van laten maken, zonder zelf na te denken of met collega’s te spreken, is daarvoor onvoldoende.
Schrijven is denken?
Een bezwaar tegen AI-gebruik is dat schrijven ook denken is. Dat kan inderdaad zo zijn. Wanneer je losse ideeën op papier probeert te krijgen, merk je soms dat een gedachte minder goed is dan die in je hoofd leek. Daar heb ik zelf ook weleens last van ;-).
Door te schrijven denk je verder over hoe je een keuze kunt verwoorden en onderbouwen.
Maar dat schrijvende denken hoeft niet in mooie volzinnen of op een specifiek taalniveau. Het hoeft ook niet altijd achter je laptop.
Denkend schrijven doe ik vaak met pen en papier.
Dat heeft veel voordelen: je kunt er iets bij tekenen, schema’s maken en dingen doorkrassen. Dat gaat makkelijker dan direct in Word. Misschien kun je op die manier zelfs beter denken.
En: mocht je ineens iets briljants hebben opgeschreven, dan kun je met behulp van een AI-tool je gescande tekst makkelijk laten digitaliseren.
Samen keuzes doordenken
Schrijvend denken achter je eigen bureau heeft ook nadelen. Schrijven helpt jou als beleidsmaker, maar de rest van de organisatie niet per se. Uiteindelijk wil je beleid dat de organisatie draagt. Een deel van je collega’s moet het immers ook gaan uitvoeren.
Ik denk dat AI kan helpen om meer ruimte te maken voor dat gezamenlijke denkwerk. Laat AI bijvoorbeeld je op papier uitgewerkte gedachten omzetten in leesbare volzinnen. De tijd die je daarmee vrijmaakt, kun je gebruiken om meer met collega’s te spreken over de keuzes en de uitvoering.
Je kunt ook samen schrijven in een workshopachtige sessie. Die opbrengst gebruik je vervolgens als input voor een AI-tool, die er nette zinnen van maakt, de tekst in het beleidsformat zet en meteen het juiste taalniveau gebruikt.
Meer uit data halen
Ook bij de analyse kan AI nuttig zijn. Misschien heb je ideeën voor analyses waar je nooit aan toekomt. De data zijn lastig toegankelijk of het kost te veel tijd om ze te verwerken. AI kan helpen die gegevens wel te analyseren en terug te brengen tot overzichtelijke informatie.
Daarmee kun je vervolgens weer het gesprek met collega’s aangaan. Samen denk je verder en kom je tot nieuwe ideeën en heldere keuzes voor jouw beleidsterrein.
Ook hier moet je zicht houden op de bronnen en controleren of de informatie goed wordt meegenomen. Laat AI niet alles tot en met de conclusies uitwerken zonder dat je nog weet waarop die berusten.
Dit vraagt niet per se om alles nog een keer na te zoeken. Maar wel dat je de AI-tools goed inricht, en weet wat je er aan de voorkant in stopt.
In mijn ervaring worden hierdoor analyses mogelijk waarvoor je misschien tien jaar geleden al ideeën had, maar waar je nooit aan toekwam. Juist door AI zo in je proces in te zetten, kan de kwaliteit van je analyse toenemen.
Stop met experimenteren
Stop met ieder voor zich laten experimenteren met AI. Ga als collega’s met elkaar in gesprek over hoe AI jullie verder kan helpen, met behoud van het goed doordenken van beleidskeuzes en hun onderbouwing.
Als het schrijven en analyseren minder tijd kost, kun je meer tijd besteden aan het gesprek over keuzes, onderbouwing en uitvoering. Binnen je organisatie en, waar relevant, met betrokkenen daarbuiten. Zo krijgt beleid meer draagvlak en is het makkelijker uitvoerbaar.
Wil je hiermee aan de slag? Volg de training Analyseren en Beleid Schrijven met AI. Tijdens de training vertel ik ook waar ik zelf AI gebruik (en waar juist niet). Ben je al verder? Dan kun je in het praktijkprogramma meer richten op toepassen en ervaringen uitwisselen met andere corporaties.
