Soepel door je taken en het leven: in 5 stappen beter met je tijd omgaan

Overwerken op kantoor. Op vakantie je e-mails lezen. Of steeds afgeleid zijn door vragen van collega’s. Bijna niemand is er fan van. Toch is de kans groot dat het je regelmatig overkomt.

Te lang werken onder hoge druk is de oorzaak van slechter presteren, vermoeidheid en zelfs een burn-out. Laat staan dat je nog toekomt aan dingen die echt belangrijk zijn in het leven.

Veel mensen zijn bezig met timemanagement en efficiënter werken. Maar de grap daarvan is dat timemanagement eigenlijk helemaal niet bestaat. Iedereen heeft nu eenmaal 24 uur per dag. En daar valt niets aan te managen.

Wat je dan wel kunt doen? Je taken managen: zijn dat er veel of weinig? En jezelf managen: ben je fit of vermoeid?

In dit artikel deel ik 5 tips waardoor je effectiever met je tijd omgaat. 

Waar besteed je je tijd aan?

Stap 0: gebruik een systeem voor al je taken

“O ja, dat moest ik ook nog doen. Straks maar even dan.” Als dit wel eens door je hoofd gaat is het tijd om 1 systeem voor al je taken te gaan gebruiken.

Het onthouden van je taken kost – zo blijkt uit onderzoek – veel energie. Bovendien gaat het regelmatig mis: je vergeet iets of je denkt er pas op het allerlaatste moment aan. Dat zorgt nog eens voor extra stress.

Wanneer je meer tijd wilt overhouden dan je tot nu toe hebt ervaren, dan moet je eerst weten waar je je tijd eigenlijk aan hebt ‘uitgegeven’.

Als eerste kun je daarom eens een week bijhouden waar je je tijd zoal aan besteedt. Waarschijnlijk zul je dan schrikken van de hoeveelheid tijd die je besteedt aan taken die helemaal niet zo veel tijd zouden moeten kosten. Of dat je bijvoorbeeld veel tijd besteedt aan dingen die eigenlijk niet zo veel bijdragen aan de doelen die je wilt bereiken.

Ben je al wat verder? Dan wordt het tijd om je taken systematisch te gaan managen. Door ervoor te zorgen dat al je taken op 1 plek staan, wekelijks je werkweek vooruit te plannen, en dagelijks een korte check te doen. Dan wordt nog duidelijker waar je je tijd aan wilt besteden. Ook leer je gaandeweg steeds beter in te schatten hoeveel tijd je voor een bepaalde taak kwijt bent.

Ik ga je niet wijsmaken dat het bijhouden van zo’n systeem geen tijd kost. Maar het scheelt je wel een hoop energie wanneer je erop kunt vertrouwen dat al je to-do’s op 1 plek bij elkaar staan, en je helemaal in het moment kunt zijn.

Grote Schoonmaak

Stap 1: elimineer regelmatig de taken die je niets opleveren

Veel mensen gaan regelmatig door hun takenlijst om te zien of er nog iets ontbreekt. Dat is op zichzelf al een goede gewoonte: het zorgt ervoor dat je steeds meer op je takenlijst kunt vertrouwen en het maakt (daarmee) je hoofd leeg.

Wat veel minder mensen doen is expliciet kijken of er ook iets van hun takenlijst verwijderd kan worden. Wat kan er worden geschrapt zonder dat iemand er wakker van ligt? Als je regelmatig met een kritische blik door je takenlijst gaat, dan zul je zien dat je steeds meer taken kunt schrappen.  

In het begin zul je denken dat veel taken te belangrijk zijn om te schrappen. Dat komt – onder meer – omdat we als mensen nu eenmaal geprogrammeerd zijn om geen dingen kwijt te willen raken. Hoe vervelend sommige taken ook mogen zijn, onze hersenen houden zich liever vast aan de status quo dan te veranderen.

Door stap voor stap met schrappen te gaan experimenteren kom je er snel achter hoeveel dit oplevert. Als je hierin geoefend raakt kun je heel veel taken elimineren. Terwijl de resultaten die privé en zakelijk bereikt minstens net zo goed blijven.

Doe langer hetzelfde

Stap 2: kijk welke taken je in bulk kunt doen

Ga de taken – die overblijven na de eliminatieronde – in bulk doen. In plaats van je e-mail de hele dag open te laten staan, plan je bijvoorbeeld twee keer op een dag een moment in dat je je e-mails leest en beantwoordt.

Een ander voorbeeld is slimmer plannen van bijeenkomsten. Ga bijvoorbeeld niet zomaar op ieder vrij moment een bijeenkomst plannen, maar probeer meerdere bijeenkomsten op elkaar te laten aansluiten.

Wanneer je een x-aantal dagen per week reserveert voor bijeenkomsten zorg je ervoor dat je de rest van de week vrij hebt voor je andere taken. Hierdoor hoef je niet voortdurend je focus te verleggen.

Het opstarten van een nieuwe taak kost tijd en energie. Door in bulk te werken ben je minder aan het opstarten, en langer productief aan het werk.

Laat de computer het werk doen

Stap 3: automatiseer je werk waar mogelijk

Sommige onderdelen van je werk kun je (beter) automatiseren. Het spreekt voor zich dat je hiermee veel tijd kunt besparen. Twee voorbeelden zijn het creatief gebruik van je out-of-office reply en het anders inzetten van bestaande software binnen jouw corporatie.

Je out of office reply hoeft je niet alleen te gebruiken als je op vakantie gaat. Je kunt deze ook gebruiken om mailers te laten weten wanneer ze een reactie van jou kunnen verwachten. Zo hoef je je niet schuldig te voelen wanneer je je mail een keer per dag in bulk wegwerkt. Door bijvoorbeeld ook veel gestelde vragen in je ‘out of office’ reply of in je e-mail handtekening op te nemen, kun je bovendien een heleboel vragen al wegnemen.

Een ander voorbeeld van automatisering gaat over Excel. Veel corporaties houden op verschillende plekken in Excel lijstjes bij. Ga eens kritisch kijken welke gegevens op een andere plek in de organisatie al geregistreerd worden. Cijfers die jij (ook) kunt gebruiken voor je eigen werk.

Wat jij nu zelf registreert in Excel is vaak op een andere plek ook al voorhanden. En misschien is dat niet helemaal 100% dezelfde data. Maar je kunt het vaak wel voor hetzelfde doel gebruiken. Zo hoef je zelf geen informatie handmatig bij te houden in Excel.

Ook van je eigen werk kun je waarschijnlijk onderdelen automatiseren. Dit ga je pas ten volle zien als je al een tijdje in bulk werkt.

Delegeren

Stap 4: delegeer je taken aan collega’s

In deze stap ga je taken die na het bulken en automatiseren overblijven zoveel mogelijk delegeren. Dit kun je doen door taken uit te laten voeren door een junior medewerker of een stagiaire. Een stagiaire kan bijvoorbeeld op jouw afdeling onderzoek doen en daarnaast meewerken met de dagelijkse werkzaamheden.

Een andere vorm van delegeren is werk ruilen met een collega. Hierbij delegeer je eigenlijk aan elkaar. Als jij graag schrijft en je hebt een collega die een echte onderzoeker is, kunnen jullie het onderzoekswerk en het schrijfwerk misschien (gedeeltelijk) uitwisselen.

Om (meer) te kunnen delegeren is het wel belangrijk om eerst taken in bulk te doen. Wanneer je bijvoorbeeld al je op zichzelf kleine onderzoekstaken bij elkaar neemt, is dat samen misschien wel een mooie stageopdracht.

Focus

Stap 5: werk efficiënt aan de taken die je zelf moet doen

Na het schrappen, bulken, automatiseren en delegeren blijven de taken over die je toch echt zelf zult moeten doen. En die wil je natuurlijk zo efficiënt mogelijk uitvoeren.

Focus is het toverwoord wanneer je efficiënt wilt werken. Volledige focus op 1 taak tegelijk. Dan werk je sneller én kwalitatiever.

Focussen op 1 taak tegelijk is makkelijker gezegd dan gedaan. Een aantal technieken kunnen hierbij helpen. Ik noem er hieronder een paar.

Weet wanneer je van nature de meeste focus hebt (voor mij is dat bijvoorbeeld in de ochtend). Plan je meest complexe en de meeste vervelende taken op die tijden.

Zorg voor afleidingsvrije omgeving. Verwijder bijvoorbeeld sociale media van je telefoon, leg je telefoon in een andere kamer, werk een dag thuis zonder je collega’s om je heen (en weet dat ‘thuis’ werken ook in de bibliotheek kan), trek de internetkabel uit je computer en zorg dat je eigen gedachten uitschrijft voordat je focuswerk start. Dit zijn natuurlijk maar enkele voorbeelden. Welke zaken leiden jou af? Breng dat eerst in kaart en schakel deze vervolgens uit.

Wissel focustijd af met pauzes. Onze hersenen zijn niet gemaakt om altijd ‘aan’ te staan. Wissel dus focustijd af met pauzes. Zorg dat pauzes ook echt een pauze voor je hersenen zijn.

Durf je te vervelen. Door de introductie van de smartphone, Netflix en sociale media is het tegenwoordig moeilijker dan ooit om je af en toe echt te vervelen (en op de bank voor je uit te staren zonder dat je daarbij naar een scherm kijkt). Langere periodes van verveling zijn echter zeer productief. Je hersenen kunnen zich dan weer even helemaal opladen. Ook zul je zien dat je – schijnbaar vanuit het niets – ineens veel meer creatieve invallen krijgt.

Zorg goed voor je zelf. Slaap voldoende en eet gezond. Beweeg en snuif regelmatig frisse buitenlucht op. Loop of fiets bijvoorbeeld naar je werk. Je focus zal hierdoor sterk verbeteren.

Bewaak je agenda. Inplannen van afleidingsvrije blokken in je agenda is niet zo moeilijk. Ze handhaven vaak wel. Zorg voor een goede secretaresse, leer nee zeggen of gebruik een app zoals Calendly.

Dit zijn enkele dingen die je kunt doen om beter te focussen. Je kunt natuurlijk nog veel meer doen. Experimenteer regelmatig met nieuwe methoden om te kijken wat voor jou het beste werkt.

In de video nog enkele tips over time management:

Aan de slag met time management

Je kunt dit artikel nu wegleggen en weer verder gaan met je dagelijkse beslommeringen. Maar ik daag je uit om echt met time management aan de slag te gaan. Begin bijvoorbeeld met het invoeren van 1 van de tips uit dit artikel.

Een goede volgende stap is het volgen van de training Timemanagement. Met deze training leer je om je agenda, je to do lijst én je eigen gewoontes de baas te worden. Zodat je overbelasting voorkomt. En zodat je weer toekomt aan de dingen die voor jou het allerbelangrijkste zijn.

Meer informatie over de training Time Management kun je vinden op: https://corporatiestrateeg.nl/training-time-management/.