Onderzoek 2024: ontwikkeling portefeuille- en assetmanagement bij corporaties komt tot stilstand
Voor de 8e keer onderzocht De Corporatiestrateeg deze zomer hoe het ervoor staat met het portefeuille- en assetmanagement. Dit jaar vulden 75 corporaties de enquête in.
De trend op de iets langere termijn is positief; sinds 2017 nemen steeds meer corporaties hun portefeuille- en assetmanagement structureel mee in de jaarcyclus. Maar na 2022 is die groei helaas wel tot stilstand gekomen.
Bijna de helft van de corporaties werkt in de jaarcyclus aan portefeuille- en assetmanagement.
Dat betekent dus ook dat ruim de helft dit nog niet doet. Deze corporaties hebben de besluiten die zij nemen over hun vastgoed niet goed gekoppeld aan bijvoorbeeld de begrotingscyclus, werkplannen of prestatieafspraken.
Jaarcyclus omslagpunt
De jaarcyclus (fase 3 van het onderstaande ontwikkelingsmodel) is een belangrijk omslagpunt in de ontwikkeling van het portefeuille- en assetmanagement.
Als je je vastgoedkeuzes jaarlijks actualiseert en koppelt aan de begroting en je prestatieafspraken, dan heb je dat goed geïmplementeerd en kun je bijna autonoom doorgroeien naar de volgende fasen.
Bij fase 4 heb je je portefeuille- en assetmanagement geïntegreerd in je organisatie: collega’s wijzen je bijvoorbeeld op dingen die relevant zijn voor je strategie.
Bij fase 5 is je portefeuille- en assetmanagement dynamisch geworden. Dan kun je steeds beter inschatten wat de toekomstige, relevante ontwikkelingen zijn en daar vervolgens op inspelen, bijvoorbeeld samen met andere corporaties of ketenpartners in je werkgebied.
Fase 6 is er in het model vooral voor de volledigheid; in die fase heb je zo ongeveer een glazen bol. In de praktijk scoort dan ook geen enkele corporatie zo hoog.
Iets meer dan de helft van de corporaties zit dus nog niet op het omslagpunt van fase 3. En dat is wel problematisch.
De corporaties in fase 1 hebben bijvoorbeeld wel een portefeuilleplan, maar geen actuele complexplannen, of andersom.
Bij de corporaties in fase 2 staat alles weliswaar op papier, maar is het niet ingebed in een proces of cyclus. Dat maakt het lastig om je portefeuille- en assetmanagement actueel te houden en je begroting hierop te baseren.
Een toelichting op de ontwikkelingsfasen zie je ook in deze video:
Vijf componenten bepalen ontwikkeling
De ontwikkelfasen worden bepaald door vijf puzzelstukjes. Ten eerste: de inhoud. Heb je actuele kennis over je werkgebied? Weet je wat er moet gebeuren en heb je dat ook omgezet naar plannen? Dit is waar het uiteindelijk om gaat.
De organisatie: heb je de juiste mensen in huis en hebben die hier ook tijd voor? Het proces: is dat goed ingericht? Als je tijdig je portefeuilleplan actualiseert, kun je dat samen met je complexplannen gebruiken als onderlegger voor je begroting en je prestatieafspraken.
De data: over je huurders, je vastgoed, toekomstige ontwikkelingen. Heb je voldoende data en is de kwaliteit ervan voldoende? En tot slot je software: werk je nog met Excel? Of werk je met meer corporatiespecifieke software zoals Vastgoedcloud (Batavia), SAM (Ortec) of Pien (Republiq).
Grote verschillen tussen componenten
De trend bij corporaties op al deze puzzelstukjes is omhoog. Software (de oranje lijn) springt eruit, veel corporaties werken inmiddels met geavanceerde programma’s. Tegelijkertijd valt op dat de processen (de roze lijn) hierbij een beetje achterblijven. Idealiter zijn deze lijnen op hetzelfde niveau; een teken dat je je software optimaal gebruikt.
Zoals gezegd bepalen de vier puzzelstukjes organisatie, proces, data en software hoe je scoort op het vijfde puzzelstukje: inhoud. Bij veel corporaties blijkt data (de paarse lijn) de zwakste schakel. Merk je dat jouw corporatie op één van deze vier puzzelstukjes nog duidelijk achterblijft? Ga daar dan als eerste in investeren. Pas dan kun je op de inhoud ook vooruit.
Je kunt immers nog zulke goede software hebben, als er geen goede data in zit, de processen niet op orde zijn of er niemand is om ermee te werken, dan gaat dat natuurlijk niet leiden tot betere plannen voor je werkgebied. Het is daarom niet zo gek dat de inhoudelijke (lichtgroene) lijn in de grafiek helemaal onderaan staat.
Uiteindelijk wil je komen tot duurzame groei van je portefeuille- en assetmanagement. Van de 130 corporaties die vaker aan dit onderzoek hebben meegedaan, is bijna 40 procent hierin geslaagd.
Deze corporaties is het over een periode van zo’n vier jaar lang gelukt om te groeien. En om deze groei ook nog eens vast te houden. Daarentegen is een kwart van de corporaties achteruit gegaan en een derde blijft min of meer gelijk.
Oorzaken van de stagnerende ontwikkeling
Er zijn een aantal redenen waarom de ontwikkeling van portefeuille- en assetmanagement bij veel corporaties moeizaam gaat.
Allereerst: je kunt het niet alleen. Je hebt de hele organisatie nodig om de software en de processen te integreren, zoals de koppeling met de begroting, werkplannen en je prestatieafspraken. Zonder de betrokkenheid van een groot deel van je organisatie kun je dus niet groeien.
Een tweede reden is de wisseling van medewerkers. In de zeven jaar dat dit onderzoek loopt zien we regelmatig dat corporaties zich in de eerste jaren ontwikkelen. Maar dan zakt het weer in als er cruciale mensen vertrekken; functies worden bijvoorbeeld anders of niet meer ingevuld.
Dat mensen vertrekken kun je niet voorkomen, maar je kunt er natuurlijk wel voor zorgen dat vrijgekomen functies weer worden ingevuld en dat er een goede overdracht plaatsvindt.
Ten derde zien we vooral de laatste jaren dat nieuwe onderwerpen meer aandacht krijgen. Corporaties kijken bijvoorbeeld meer naar leefbaarheid in de wijk, of er wordt ze gevraagd om aandacht te besteden aan middeninkomens. Dat is allemaal relevant, maar laat het je niet te veel afleiden van de kern: het vastgoed dat je hebt en de keuzes die je daarin maakt.
Als laatste speelt de externe prestatiedruk een rol. Corporaties moeten heel veel: nieuwbouw, verduurzaming, middeninkomens, wijkaanpak. Dat geeft soms het gevoel dat je je portefeuilleplan nauwelijks nog zelf kunt invullen.
Maar juist als er zoveel van je gevraagd wordt is het belangrijk om je portefeuille- en assetmanagement goed op orde te hebben. Enerzijds om zelf keuzes te kunnen maken en anderzijds om ervoor te zorgen dat je je geld zo optimaal mogelijk uitgeeft. Zo kun je misschien juist wel meer doen.
Ongetwijfeld zijn er nog andere oorzaken. Hoe dan ook laat het onderzoek zien hoe lastig het is om duurzaam te groeien in je portefeuille- en assetmanagement.
Succesfactoren duurzame groei
Natuurlijk zijn er ook corporaties waar het wel goed gaat en die inmiddels in ontwikkelfase 3, 4 of 5 terecht zijn gekomen. Wat zijn nou hun succesfactoren?
De inhoudelijke component (kennis van je werkgebied en daar plannen aan koppelen) wordt het meest beïnvloed door het op orde hebben van je processen en je software. Die maken het mogelijk om de verschillende onderdelen van portefeuille- en assetmanagement aan elkaar te knopen.
Heb je dit nog niet goed ingericht? Ga hier dan als eerste mee aan de slag. Juist door met passende software en bijbehorende processen te gaan werken, kom je vanzelf ook weer andere obstakels tegen. Bijvoorbeeld of je data op orde is.
Een tweede tip: laat je niet te snel demotiveren en blijf consistent doorontwikkelen. De corporaties die het langst bezig zijn en telkens met kleine stapjes hun portefeuille- en assetmanagement verbeteren, zijn ook het verst in hun ontwikkeling.
Portefeuille- en assetmanagement is de kern van je bestaan
De opdracht is dus om je niet te laten afleiden door allerlei vragen en nieuwe thema’s die op je af komen. Portefeuille- en assetmanagement is je kern van je bestaan, daar kun je het verschil maken als corporatie. Zorg dus dat die basis op orde komt en op orde blijft.
Investeer verder in je datakwaliteit. Dat is bij veel corporaties de zwakste schakel. Dit is natuurlijk niet alleen een project van de assetmanager en de portefeuillestrateeg, maar speelt veel breder in de organisatie. Laat je hierbij dus ondersteunen.
Speciaal voor de kleinere corporaties: maak een inhaalslag wat betreft software (en daarmee ook het proces). Toen we in 2017 met dit onderzoek begonnen, zagen we dat kleine corporaties inhoudelijk eigenlijk het verst waren. Tot voor kort kon je juist als kleine corporatie het niet op orde hebben van processen, data en software aardig compenseren als je enkele goede mensen hebt die het bezit goed kennen.
Maar de laatste jaren worden de kleinere corporaties ingehaald door de grotere, die wel de inhaalslag op het gebied van software, data en processen hebben gemaakt. Kleinere corporaties die deze stap inmiddels ook hebben gezet, melden dat ze betere beslissingen kunnen nemen nu deze componenten op orde zijn.
Verder ontwikkelen?
Wil je verder met portefeuille- en assetmanagement? We geven trainingen, seminars en een leergang over portefeuille- en assetmanagement. In de agenda vind je alle aankomende bijeenkomsten: https://corporatiestrateeg.nl/agenda