De do’s en don’ts van prestatieafspraken (Interview met Sander Reith)

Hoe kom je als corporatie tot goede prestatieafspraken met gemeenten en huurders? Wat betekenen de nationale prestatieafspraken op regionaal en lokaal niveau? Het proces is bijna net zo belangrijk als de inhoud en haastige spoed is zelden goed. Zorg bovendien dat het geen regeerakkoord wordt. 

Sander Reith is senior adviseur bij Companen en heeft in de afgelopen jaren veel prestatieafspraken begeleid. Ritske Dankert interviewt hem over de do’s en de don’ts.

‘Het begint met goede spelregels,’ zegt Sander. ‘Je zit met drie gelijkwaardige partijen aan tafel. Maak afspraken over hoe je het proces inricht. Gaat één van de partijen het proces begeleiden? Kies je voor een externe procesbegeleider?’ 

Vaak wordt er teveel haast gemaakt, weet Sander. ‘Probeer de rust te vinden en besteed aandacht aan de inrichting van het proces. Betrek de huurdersorganisaties daarbij, zorg dat ze zich comfortabel voelen en dat ze als volwaardige gesprekspartner aan tafel zitten.’ 

Gezamenlijke opgave

Van tevoren bepaal je gezamenlijk waar je het met elkaar over wilt hebben. Wat is de basis? ‘Er is natuurlijk de Woonvisie van de gemeente, maar de andere partijen hebben ook ideeën,’ stelt Sander. Corporaties hebben een ondernemingsplan en een portefeuillestrategie, en steeds vaker hebben huurdersorganisaties ook een visie opgesteld. ‘Leg die allemaal bij elkaar en probeer daaruit een gezamenlijk beeld en een gezamenlijke opgave te schetsen.’  

Sander schetst een aantal ontwikkelingen. Hij ziet dat het steeds meer de gewoonte is om meerjarige prestatieafspraken te maken. Ten tweede is er, mede dankzij de Woningwet, sprake van gelijkwaardigheid tussen de partijen. ‘Dus ook huurdersorganisaties zijn een gelijkwaardige partner,’ benadrukt Sander. ‘Voor de procesbegeleider is dat besef heel belangrijk om het goede gesprek te kunnen voeren.’ 

Concreet maken

Op de laatste twee veranderingen die hij ziet – meer concreetheid en meer wederkerigheid – gaat Sander uitgebreider in. ‘Concreetheid is best weleens lastig. Procesafspraken zijn goed, maar ook die kun je concreet maken. Dus als je besluit een onderzoek uit te voeren, wie staat daarvoor aan de lat? Wanneer moet het klaar zijn? Wie is erbij betrokken? Maak het bij de procesafspraken al SMART.’ 

Sander ziet dat opdrachtgevers soms terugdeinzen. ‘Ze zeggen: het moet SMART, maar als ik het dan SMART maak, dan zijn ze bang dat ze het niet waar kunnen maken.’ Hij stelt de partijen in zo’n geval gerust: ‘Durf afspraken SMART te formuleren, maar bespreek ook met elkaar hoe je ermee omgaat als afspraken eventueel niet gehaald worden.’ 

Hij benadrukt dat je elkaar niet gelijk om de oren moet gaan slaan, maar in gesprek moet gaan. Het belangrijkste is dat je de opgave centraal zet. Daar sta je als drie partijen samen voor. Sander: ‘Hou die scherp voor ogen. En probeer samen het comfort te zoeken, zodat je ook blijft werken aan die opgave.’ 

Wederkerigheid

Wederkerigheid gaat wat Sander betreft over het leveren van een bijdrage door alle partijen. ‘Stel, de gemeente vraagt aan corporaties om 100 woningen te bouwen in het komende jaar. Dan kan een corporatie van de gemeente iets terugvragen, zoals locaties en een redelijke grondprijs,’ licht Sander toe. ‘Dus ik vind dat je die wederkerigheid vooral op het onderwerp zelf moet zoeken en niet overall in de hele prestatieafspraken. Want dan kom je er niet uit.’ 

Het is dus geen regeerakkoord: op onderwerp A geef ik wat toe en op onderwerp B moet jij wat toegeven. Geen uitruil, maar drie partijen die werken aan een gezamenlijke opgave. De huurdersorganisatie kan misschien wel helpen bij het creëren van draagvlak of meedenken over de plannen. Zo heeft iedereen een eigen rol. 

Helder over financiën

Sander benoemt ook het belang van transparantie, vooral op financieel vlak. ‘Hou niet de kaarten tegen de borst, maar ga uit van vertrouwen. Geef helder aan wat de investeringsmogelijkheden zijn en wat de eventuele haken en ogen.’ Als dat duidelijk is, kun je gezamenlijk betere keuzes maken. ‘Ik zie namelijk nog weleens dat ambtenaren en huurders logischerwijs niet altijd goed begrijpen hoe corporatiefinanciën werken.’ 

Corporaties kunnen hierbij gebruik maken van de Indicatieve Bestedingsruimte Woningcorporaties (IBW), maar niet iedereen vindt dat een goed instrument. Sander ziet dus vooral een taak voor de corporaties om te zorgen dat ze hun financiën inzichtelijk maken voor hun gesprekspartners. ‘Je moet aangeven wat je extra kunt investeren, naast de zaken die je al regulier doet.’

Een van de manieren hiervoor is een knoppensessie. Zo maak je inzichtelijk wat er gebeurt als je aan een bepaalde knop gaat draaien. ‘Dan zie je bijvoorbeeld dat een huurverlaging enorme consequenties heeft. Want die euro kun je maar eenmaal uitgeven,’ licht Sander toe. ‘En zo kun je spelenderwijs met elkaar verkennen wat de consequenties zijn van bepaalde keuzes.’

Andersom denkt Sander dat het ook zou helpen als corporaties snappen hoe de gemeentelijke organisatie werkt en hoe complex de opgave van een gemeente is. ‘Die is natuurlijk veel breder dan alleen wonen.’ Voor het proces betekent dit dat je op het juiste moment de juiste ambtenaren en bestuurders aan tafel moet hebben. 

‘Je mag als corporatie aan de gemeente vragen om dit goed te organiseren,’ zegt Sander. Dat betekent dat er afhankelijk van het thema soms ambtenaren van andere disciplines aanschuiven. ‘Of een ambtenaar moet ervoor zorgen dat hij vooraf alle input uit zijn organisatie heeft verzameld. Dat daar niet teveel licht tussen zit.’  

Landelijke prestatieafspraken

Inmiddels zijn er ook op landelijk niveau prestatieafspraken gemaakt tussen Aedes en het Rijk. Wat zijn de consequenties van die afspraken voor de lokale prestatieafspraken? Sander merkt dat het nog een beetje zoeken is. ‘Corporaties zijn zich hierop aan het voorbereiden op regionaal niveau. Ze zoeken elkaar op om te bespreken hoe ze hiermee om moeten gaan.’

Sander ziet een herstel van de hiërarchie tussen Rijk, provincie en gemeenten. ‘Maar ik weet niet of dit echt grote gevolgen gaat hebben,’ zegt hij. ‘Ik denk eigenlijk dat de afschaffing van de verhuurdersheffing voor de investeringscapaciteit meer impact heeft. Voor corporaties betekent dit echt een heroriëntatie op de investeringen de komende jaren.’ 

Voor de provinciale en gemeentelijke bestuurslaag hebben de nieuwe afspraken wel gevolgen. Daarom vindt Sander het nuttig dat corporaties elkaar opzoeken om zich hier strategisch op voor te bereiden. ‘Ze moeten goed in beeld hebben hoe ze hiermee omgaan. Wat betekenen de nationale afspraken nou eigenlijk voor onze regio? Probeer op strategisch niveau scherp te krijgen hoe je daarin gaat opereren.’ 

Sander denkt dat met de nationale afspraken zaken als concreetheid en wederkerigheid een extra zet in de rug krijgen. ‘Als corporaties vanuit Rijk, provincie, regio en gemeente een taak krijgen om bepaalde aantallen te halen, dan moeten ze aangeven wat ze daarvoor nodig hebben.’ En door de nationale prestatieafspraken worden niet alleen de corporaties aangesproken op hun presteren, de gemeenten worden dat straks ook. Er ontstaat dus meer druk om er daadwerkelijk voor te zorgen dat die woningen er komen, dat er verduurzaming plaatsvindt en dat woningen ook betaalbaar blijven, constateert Sander. 

Visie op regionaal en lokaal niveau

‘Je ziet dat al bij visietrajecten op regionaal niveau, maar soms ook op lokaal niveau. Er wordt echt gekeken naar die nationale afspraken. Als je het anders wilt, dan moet je dat goed beargumenteren. Bijvoorbeeld door op basis van onderzoek aan te tonen dat iets in jouw gemeente wat minder aan de orde is.’ 

Daarom is het ook zo belangrijk dat partijen elkaar op regionaal niveau opzoeken, stelt Sander. ‘Probeer een gezamenlijke visie te ontwikkelen. De balans tussen zaken als wonen, zorg, leefbaarheid en duurzaamheid vraagt om afstemming op regionaal niveau. Welke speerpunten zijn voor de regio relevant? Maak daarin strategische keuzes en beschouw die als een vertrekpunt voor je lokale prestatieafspraken.’

Sander ziet nog steeds ruimte voor een eigen visie op lokaal niveau. ‘Je houdt natuurlijk rekening met wat er op de andere niveaus wordt gezegd, maar je maakt je eigen verhaal,’ vindt Sander. ‘Wijk beargumenteerd af als je daar inhoudelijk goede aanwijzingen voor hebt. Laat je niet gek maken door wat er op Rijksniveau allemaal gebeurt.’ 

Corporaties, maar ook gemeenten en huurdersorganisaties, moeten zich vooral niet laten opjagen door de haast die het Rijk maakt. ‘Je kunt beter wat meer tijd nemen om het proces goed in te richten. Zodat je echt goede prestatieafspraken kunt maken,’ stelt Sander. ‘Probeer de gezamenlijke opgave en ambities met elkaar scherp te houden. Wat speelt er precies lokaal en wat is nou echt nodig? En probeer daar ook in de tijd mee te spelen. Ga niet alles tegelijkertijd doen.’ 

Een zorg van Sander is de beperkte capaciteit bij gemeenten. ‘Er komen heel veel taken naar ze toe. De ambtelijke capaciteit groeit daar niet in mee.’ Hij raadt corporaties aan om gemeenten zoveel mogelijk comfort te geven. ‘Let bijvoorbeeld op je taakverdeling en betrek daar ook de huurdersorganisaties in. Allemaal naar vermogen, taken en verantwoordelijkheden.’ 

‘Laten we wel wezen,’ zegt Sander tot slot, ‘het gaat er uiteindelijk om dat dat partijen gezamenlijke ambities formuleren, ieder zijn eigen taken oppakt en het andere partijen mogelijk maakt prestaties te leveren. Wat je ook met elkaar op papier zet, wat telt is de gezamenlijke focus op de inhoud en de opgave.’