Zin en onzin van de 4-urige werkweek voor beleidsmedewerkers

In dit artikel wil ik het met je hebben over de zin en onzin van de 4-urige werkweek voor beleidsmedewerkers.

Werk jij 40 uur per week? Of juist meer? Of minder?

Volgens het boek ‘The 4-hour Workweek’ van Tim Ferriss kan het ook in 4 uur. Misschien heb je weleens van het boek gehoord, het is in 2009 uitgekomen en nog steeds heel populair.

Hoe krijgt Tim Ferriss het voor elkaar om al zijn werk in 4 uur te doen? 

Hij is eigenaar van een bedrijf en heeft mensen aangesteld om zijn werk over te nemen. Hij reist nu heel de wereld over naar landen waar het leven goedkoper is dan in Amerika. Zo maakt hij dus eigenlijk winst op zijn bedrijf.

In de onderstaande video wordt het boek van Tim Ferriss samengevat:

Ferriss stelt dat een 4-urige werkweek mogelijk is voor iedereen, of je nu in loondienst bent of ondernemer. 

Ik denk eerlijk gezegd dat dat wat tegenvalt.

Als jij beleidsmedewerker bent bij een corporatie denk ik niet dat je 4 uur kunt halen. En het is eigenlijk ook een beetje raar om die 4 uur werk als doel op zich te zien. 

Tim Ferriss doet het zelf eigenlijk ook niet. De titel van het boek is meer bedoelt om de aandacht te trekken.

Waar het volgens mij meer om gaat is dat je in je huidige baan gaat kijken: welke taken geven mij energie en vind ik leuk om te doen, en welke taken doe ik omdat ze moeten? En dan gaat het erom dat je de leuke taken blijft doen en de andere taken juist minder gaat doen.

In het boek van Tim Ferriss worden een aantal stappen besproken om dit te bereiken. Vaak wordt gedacht dat efficiënter werken hierbij een van de belangrijkste stappen is.

Maar eigenlijk is dat het minst belangrijk.

Taken elimineren

Wat wel belangrijk is, als je je werk leuker en zinvoller wilt maken, is taken elimineren. Elimineren wil zeggen dat je kritisch naar de taken op je takenlijst gaat kijken.

 Wat kan er worden geschrapt zonder dat iemand er wakker van ligt? Als je regelmatig met een kritische blik door je takenlijst gaat, dan zul je zien dat je steeds meer dingen van je takenlijst kunt schrappen.  

Ik ben hier zelf een aantal jaar geleden mee begonnen en in het begin merkte ik dat ik dacht dat heel veel taken belangrijk waren.

Maar naarmate je dit vaker doet en kritisch wordt op je eigen takenlijst zie je steeds meer taken die eigenlijk (toch) weggestreept kunnen worden. Als je hierin geoefend raakt kun je heel veel taken die je nu doet elimineren. Terwijl het niks uitmaakt voor het resultaat dat je bereikt.

Taken in bulk doen

Ga de taken – die overblijven na de eliminatieronde – in bulk doen. In plaats van je e-mail de hele dag open te laten staan, plan je bijvoorbeeld twee keer op een dag een moment in dat je je e-mails leest en beantwoordt.

Hiermee bespaar je een hoop tijd in vergelijking met je collega’s die de hele dag hun mail open hebben staan, de hele dag door mails sturen of zich laten afleiden door nieuwe inkomende mails. 

Elke week een dag thuis werken helpt om meer taken in bulk te doen. Hierdoor ben je minimaal een dag per week geconcentreerd aan het werk, waar je bijvoorbeeld kan schrijven aan stukken. Thuis werken hoef je overigens niet per se thuis te doen. De bibliotheek kan ook een goede werkplek zijn.

Een ander voorbeeld is slimmer plannen van bijeenkomsten. Ga bijvoorbeeld niet zomaar op ieder vrij moment een bijeenkomst plannen, maar probeer meerdere bijeenkomsten op elkaar te laten aansluiten.

Wanneer je een of twee middagen volplant met vergaderingen zorg je ervoor dat je de rest van de week vrij hebt voor je andere taken. Hierdoor hoef je niet voortdurend je focus te verleggen.

Taken automatiseren

Op het moment dat je werk in bulk doet wordt het ook makkelijker om te automatiseren. Een heel simpel voorbeeld hiervan is de ‘out of office’ reply in je mail. 

Die hoeft je niet alleen te gebruiken als je op vakantie gaat.

Je kunt mensen zo ook informeren over wanneer ze een reactie van je mogen verwachten. Wanneer je bijvoorbeeld elke dag om 16:00 uur je mail checkt en beantwoordt, kun je dit in een ‘out of office’ reply al laten weten.

Hiermee voorkom je dat mensen die je ’s ochtends een mail sturen en geen reactie krijgen, je ’s middags al op gaan bellen of aan je bureau staan.

Je kunt nog iets doen wanneer je veel dezelfde vragen via de mail. Door frequently asked questions in je ‘out of office’ reply of in je e-mail handtekening op te nemen, kun je een heleboel vragen al kan wegnemen.

Een ander voorbeeld van automatisering is gaat over Excel. Veel beleidsmakers of andere medewerkers van kennisintensieve organisaties houden op verschillende plekken in Excel lijstjes bij.

Ga eens kritisch kijken welke gegevens op een andere plek in de organisatie al geregistreerd worden. Cijfers die jij (ook) kunt gebruiken voor het evalueren van beleid of het monitoren van trends en ontwikkelingen.

Wat jij nu zelf registreert in Excel is vaak op een andere plek ook al voorhanden. En misschien is dat niet helemaal 100% dezelfde data. Maar kun je het vaak wel voor hetzelfde doel gebruiken. 

Zo hoef je zelf geen informatie meer handmatig bij te houden in Excel.

Taken delegeren

Vervolgens ga je taken die daarna overblijven delegeren. Dit kun je doen door taken uit te laten voeren door een junior medewerker of een stagiaire. Een stagiaire kan bijvoorbeeld op jouw afdeling onderzoek doen en daarnaast meewerken met de dagelijkse werkzaamheden.

Wat ook kan helpen is werk ruilen met een collega. Hierbij delegeer je eigenlijk aan elkaar. Als jij graag schrijft en je hebt een collega die een echte onderzoeker is, kunnen jullie het onderzoekswerk en het schrijfwerk misschien (gedeeltelijk) uitwisselen.

Om (meer) te kunnen delegeren is het wel belangrijk om eerst taken in bulk te doen. Wanneer je bijvoorbeeld al je onderzoekstaken bij elkaar neemt, is dat misschien samen wel een mooie stageopdracht.

Op deze manier ga je heel anders naar je eigen taken kijken.

Efficiënter werken

Na het achtereenvolgens elimineren van taken, taken in bulk doen, het automatiseren en delegeren van taken, blijven de taken over die je echt zelf wilt en/of moet doen.

En dan is het zaak om die taken zo efficiënt mogelijk te doen. Daar zijn natuurlijk legio tips voor te vinden. Ik noem er hier slechts een paar.

Ga bijvoorbeeld op een stille plek zitten zonder internet als je gaat schrijven. Of ga tussen je collega’s werken als je nieuwe ideeën wilt opdoen.

Ga ook kijken op welke momenten je het meest productief bent: in de ochtend of juist in de middag. Plan op die momenten je belangrijkste werk en het werk waar je de meeste focus voor nodig hebt.

Zorg er ook voor dat voor de taken waar je niet je volle focus bij nodig hebt plant op minder productieve momenten.

Pas ook andere productiviteitstips toe, zoals staand vergaderen. Of andere tips die ik in andere artikelen heb gedeeld.

Maar het belangrijkste is: begin met elimineren, ga daarna bulken, automatiseren en daarna delegeren. Kijk daarna wat erover blijft en ga daaraan efficiënter werken.