Waarschuwing: pas op voor het Urgentiemonster

Hier volgt een waarschuwing voor iedereen die bezig is met portefeuille- en assetmanagement:

Pas op voor het Urgentiemonster!

Alles over je portefeuillestrategie lees je in het e-boek Portefeuillesturing bij Corporaties: Beleid en Praktijk.

Het Urgentiemonster kun je wel eens tegenkomen als je werkt aan portefeuille- en assetmanagement. Hij zorgt ervoor dat je steeds ad-hoc bezig blijft en nooit aan de middellange termijn plannen toekomt. Het Urgentiemonster wil je dus niet in je leven hebben.

Hoe herken je het Urgentiemonster?

Het Urgentiemonster kent vele gedaanten, waaronder:

• De vraag van een bestuurder, RvC, externe belanghebbende of toezichthouder om ‘even’ iets uit te zoeken;
• Je eigen perfectionisme, van waaruit je allerlei uitwerkingen wilt maken van sub-onderwerpen van portefeuille- en assetmanagement, maar waarbij je de hoofdlijnen op middellange termijn vergeet;
• Projecten die in uitvoering zijn en waar allerlei dingen mee aan de hand zijn, en waarvoor collega’s bij jou komen;
• Mailtjes;
• Collega’s die aan je bureau staan;
• Sociale media;
• Het laatste nieuws.

Al die afleidingen schreeuwen: “kijk naar mij, ik ben het Urgentiemonster, en ik zorg ervoor dat de middellange termijnsturing volledig in de soep loopt!” Dankzij het Urgentiemonster kijk je in je portefeuille- en assetmanagement nooit verder dan 2 tot 3 jaar vooruit.

Je komt dus nooit weg van de waan van de dag, en dus ook niet uit het keer op keer herhalen van dezelfde tijdrovende handelingen. Als je op korte termijn iets moet oplossen, moet je dat immers altijd ad hoc doen.

Wanneer je het Urgentiemonster van je af weet te houden, kun je bijsturen op projecten voor de middellange termijn (3 tot 10 jaar in de toekomst). Daarmee voorkom je dat het bijsturen in de dagelijkse uitvoering tot problemen leidt en je collega’s er gek van worden.

Het bijsturen op middellange termijn is ook praktisch, omdat het niet zó ver in de toekomst is dat je er helemaal niets zinnigs over kunt zeggen. Op middellange termijn kun je concrete plannen maken, goed bijsturen en voorbereiden zodat je uiteindelijk een soepele uitvoering hebt. 

Alles over je portefeuillestrategie lees je in het e-boek Portefeuillesturing bij Corporaties: Beleid en Praktijk.

Zo slaat het Urgentiemonster toe

Het Urgentiemonster slaat graag toe wanneer portefeuille- en assetmanagement gecombineerd wordt met andere functies. 

Wanneer je met portefeuille- en assetmanagement bezig bent, maar bijvoorbeeld daarnaast projectleider of manager bent, dan heb je vaak veel brandjes te blussen. Rustig werken aan de middellange termijn lukt dan bijna niet. 

Ook als beleidsmaker zul je regelmatig vragen voorbij zien komen van de RvC, bestuurder, of externe belanghebbenden die ‘even’ iets uitgezocht willen hebben. En wat (volgens de vraagstellers) niet kan wachten tot volgende maand.

Daardoor kom je in veel mindere mate toe aan je portefeuille- en assetsturing. 

Alles over je portefeuillestrategie lees je in het e-boek Portefeuillesturing bij Corporaties: Beleid en Praktijk.

Hoe houd je het Urgentiemonster buiten de deur?

Maak binnen de corporatie zoveel mogelijk een scheiding tussen de functies waarin dagelijks veel urgente dingen op je pad komen – zoals die van projectleider of manager – en functies met niet-urgente taken waar je rustig voor moet kunnen nadenken zonder afgeleid te worden door de dagelijkse gang van zaken.

Als dat niet kan: probeer deze scheiding dan zoveel mogelijk binnen je functie te creëren. 

Zorg dat je 1 of 2 dagen in de week niet bereikbaar bent en werk dan aan de projecten waar je focus voor nodig hebt en waarbij je naar de middellange termijn gaat kijken. Of plan af en toe een week ‘vrij’ om aan de middellange en lange termijn te werken.

Ik wens je veel succes met het afhouden van het Urgentiemonster. Zorg ervoor dat hij niet op je nek gaat zitten.

Blijf kijken naar de middellange termijn van portefeuille- en assetmanagement. Want daar kun je echt het verschil maken, zonder dat je de dagelijkse operatie helemaal gek maakt met ad-hoc bijsturen. 

Met het maken van doordachte plannen op middellange termijn haal je uiteindelijk de beste resultaten voor je huurders en andere belanghebbenden.

Alles over je portefeuillestrategie lees je in het e-boek Portefeuillesturing bij Corporaties: Beleid en Praktijk.

```