Waarom je als manager nooit tijd hebt voor doordacht beleid

Waarom kom je als manager nooit toe aan het schrijven van beleidsstukken?

Dat bespreek ik in dit artikel. Ook heb ik suggesties voor het oplossen van dit probleem.

Lees ook het e-book 17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid.

Managerstijd en makerstijd

Je herkent dit probleem vast als je als manager geregeld ook beleidsstukken moet schrijven. Deze combinatie werkt vaak niet goed. Dat heeft te maken met het onderscheid tussen managers- en makerstijd. 

Als manager zit je in een managersplanning, waarbij je je werkdag vaak per (half) uur inplant. Vrije halve uurtjes worden gemakkelijk volgepland met overleggen, het afhandelen van mailtjes, even bij iemand inchecken, etc.

Als je daarentegen in een makersplanning zit dan plan je je werkdagen meestal per dagdeel of per dag. Een maker is bijvoorbeeld een beleidsmaker die een stuk schrijft. Een maker werkt aan zaken of producten die omvattender zijn dan wat je in een half uur of een uur kunt in elkaar kunt zetten.

Lees ook het e-book 17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid.

Managerstijd is te kort voor beleid

Als manager een beleidsstuk proberen te schrijven vanuit een managersplanning is een onmogelijke opgave. Voor beleidsstukken heb je een planning per dagdeel nodig. 

Het schrijven van een beleidsstuk vergt ruimte om in te tunen, focus, opstarttijd, het verzamelen van documenten. Ook heb je tijd en rust nodig om goed af te sluiten en te archiveren, zodat je de werkzaamheden een volgende keer weer gemakkelijk op kunt pakken.

Wanneer je in een managersplanning zit heb je tussen de bedrijven door steeds slechts kort de tijd om te schrijven. Daardoor heb je niet de benodigde tijd om op te starten en goed af te sluiten. Zo kom je nooit toe aan het daadwerkelijk schrijven van je beleidsnotitie.

Wanneer je beide functies hebt, zowel manager als maker, zorg er dan voor dat je ook op die manier naar je agenda gaat kijken.

Plan makerstijd in, en plan die per dagdeel in. Plan vervolgens echt niets anders binnen dat dagdeel in. Binnen je managerstijd is het prima om een afspraak tussendoor te plannen, maar binnen je makerstijd is dat zeer af te raden.

Sterker nog, al plan je maar 1 kort telefoontje door je makerstijd heen, ook dan kun je dat hele dagdeel eigenlijk wel weggooien.

Vanwege de afleiding kom je niet of onvoldoende toe aan het middenstuk van je tijd, waarin je echt meters maakt met je beleidsnotitie.

Makerstijd inplannen

Dus ga je agenda indelen in blokken. Zeg bijvoorbeeld: ik plan elke woensdag alleen maar makerstijd in. Ik werk in twee blokken, de ochtend en de middag, en verder komen daar geen korte zaken tussendoor.

Het lukt wellicht niet altijd om een hele dag ‘afwezig’ en onbereikbaar te zijn. Dan kun je bijvoorbeeld, wanneer een ochtendmens bent, je makerstijd van 7:00 uur tot 10:00 uur plannen. Na 10:00 uur ben je als manager weer beschikbaar. 

Kijk goed naar wat bij je past, en experimenteer daar ook mee. Misschien is de optimale verhouding voor jou wel twee om drie dagen, of één om vier dagen.

Nog één bonustip; pre-corona zou ik oproepen om thuis te gaan werken en de rust op te zoeken tijdens je makerstijd. Maar tegenwoordig werkt dat niet meer zo makkelijk. De meeste mensen zijn thuis immers bijna net zo goed bereikbaar als op kantoor. 

Het gaat er vooral om het verschil tussen managerstijd en makerstijd beter te handhaven. Waar je bent is minder belangrijk dan de mate waarin je bereikbaar je bent.

Lees ook het e-book 17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid.

Brandjes blussen

Zorg ervoor dat je binnen jouw makerstijd echt geconcentreerd aan de slag kunt gaan met een beleidsstuk of iets anders waar je echt minstens een dagdeel voor nodig hebt. 

Zorg er dus voor dat je dan niet bereikbaar bent.

Zet je internet uit en je telefoon op stil. Zorg ervoor dat collega’s je niet kunnen bereiken en je niet afgeleid wordt door oproepen en e-mails. Wanneer je collega’s dit van tevoren weten is dit over het algemeen geen probleem. 

Ik zeg ook wel eens: als er brand is vinden ze echt wel iemand anders die kan blussen. En de meeste andere dingen kunnen wachten tot je weer bereikbaar bent.

Dit levert je direct enorm veel tijd op, waardoor je eindelijk aan je beleidsstuk toekomt. Het is het daarom echt waard om in je makerstijd te investeren.

Ik wens je daarmee heel veel succes mee. Het blijft wellicht lastig om de rol van manager en maker te combineren, en zowel met dagelijkse zaken als inhoudelijke beleidsstukken bezig te zijn.

Toch hoop ik dat het onderscheid tussen managers- en makerstijd je helpt om op een nieuwe manier naar jouw agenda te kijken, en op een andere manier om te gaan met verzoeken in je makerstijd en in je managerstijd.

Lees ook het e-book 17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid.