Vastgoedsturing: werken met Excel of specialistische software?

Wanneer je aan de slag gaat met vastgoedsturing maak je vaak gebruik van ofwel een spreadsheetprogramma zoals Excel, ofwel van software die specifiek voor vastgoedsturing is ontwikkeld. Hoe maak je een afgewogen keuze tussen deze twee mogelijkheden?

Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.

Hieronder bespreek ik vijf thema’s die je bij je keuze tussen een spreadsheetprogramma of specialistische software voor vastgoedsturing kunt betrekken.

Flexibiliteit versus stabiliteit

Wanneer je weleens met een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Spreadsheet hebt gewerkt, zul je herkennen dat het grote voordeel van deze programma’s de flexibiliteit is.

Dit is echter ook meteen het nadeel.

Wanneer je (per ongeluk) één cijfer of komma verkeerd verandert, verandert meteen de hele uitkomst van je spreadsheetprogramma. Hierdoor kunnen er sneller fouten in optreden.

Spreadsheetprogramma’s missen de stabiliteit die specialistische software voor vastgoedsturing meestal wél biedt.

Binnen vastgoedsturing zul je merken dat naarmate je meer van het strategische beleid naar de operationele uitvoering gaat, je steeds meer behoefte zult hebben aan stabiliteit. 

Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.

Hoeveel mensen werken met het programma?

Een tweede overweging gaat over het aantal mensen dat met het programma werkt. Als er bijvoorbeeld maar een persoon met het programma werkt, kan er makkelijker gebruik worden gemaakt van een spreadsheetprogramma zoals Excel.

Met meerdere mensen samenwerken aan één Excelbestand is meestal niet zo’n goed idee.

Met meerdere gebruikers van hetzelfde bestand wordt het al snel lastig om de eenheid te bewaren met een programma dat zo flexibel is. Dan is het aantrekkelijker om voor een softwarepakket te kiezen.

Vaardigheid met Excel

Ten derde: hoe vaardig ben je met spreadsheetprogramma’s? Was je in een vorig leven Excel-programmeur? Dan zou ik zeker van die kennis gebruik maken.

Onderschat Excel niet.

Spreadsheetprogramma’s zoals Excel en Google Spreadsheets kunnen meer dan je denkt. In Excel kun je zelfs programmeren met de programmeertaal Visual Basic. Daarmee kun je een deel van de nadelen van veelgebruikte Excel bestanden gedeeltelijk omzeilen.

Maar dan moet je daar natuurlijk wel voldoende (programmeer)kennis voor hebben.

Tijdelijk versus structureel

Waar je verder naar kunt kijken, is hoe vaak en hoe lang je het programma wil gebruiken. Wil je bijvoorbeeld eenmalig ter onderbouwing van je ondernemingsplan cijfers van het CBS of andere bronnen analyseren? Dan kun je dat prima met een spreadsheetprogramma doen.

Of zijn er juist zaken die structureel gedaan moeten worden? Zoals bijvoorbeeld de monitoring van het aantal woningen dat je hebt in een bepaalde huurprijscategorie? Dan kun je meestal beter gebruik maken van een softwarepakket dat specifiek voor vastgoedsturing is ontwikkeld.

Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.

Kosten en risico bij aanschaf en gebruik van software

Vraag jezelf ook af hoeveel geld je als corporatie wilt besteden aan het programma. Vooral voor kleinere corporaties betekent een specialistisch softwareprogramma al snel een forse hap uit het budget.

Het is hierbij belangrijk om niet alleen naar de aanschafkosten, maar ook naar de mogelijke faalkosten te kijken.

Wat zou het bijvoorbeeld kosten als er iets misgaat in de formules in een spreadsheetprogramma? Wanneer verkeerde cijfers leiden tot verkeerde beslissingen, kan dit hoge kosten met zich meebrengen.

Bij softwarepakketten voor vastgoedsturing is er vaak een wat groter risico op missers in de implementatie. Ook dat is een risico wat je zult willen meewegen.

Zo maak je een Pakket van Eisen

Twijfel je nog of je voor het opstellen en actualiseren van je wensportefeuille een spreadsheetprogramma of een softwarepakket specifiek voor vastgoedsturing wilt gaan gebruiken?

Dan kan het slim zijn om eerst met Excel te gaan werken. Zo kun je erachter komen welke eisen je precies stelt aan de software waar je mee werkt.

In Excel kun je flexibel meerdere manieren van analyseren en weergeven van gegevens uitproberen. Zo krijg je een steeds beter beeld van je voorkeuren.

Misschien kom je er wel achter dat bepaalde bewerkingen of output niet (optimaal) mogelijk zijn in Excel. Dan kun je, met je inmiddels opgestelde eisen, kijken welke softwarepakketten wel bieden wat jij wilt.

De overwegingen uit dit artikel kunnen je helpen om tot een keuze te komen tussen werken met een spreadsheetprogramma, en werken met specifiek voor vastgoedsturing ontwikkelde software.

Download het e-boek Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties.