Slim aan de slag met AI: 16 tips voor corporaties
Steeds meer corporaties experimenteren met AI. Maar: hoe kun je AI verantwoord gebruiken? En hoe stel je de goede vragen? In dit artikel 16 tips over AI bij woningcorporaties.
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF
1. Oordeel niet te snel
AI-tools ontwikkelen zich razendsnel. Wat een jaar geleden nog wat matig werkte, kan nu prima functioneren.
Misschien heb je Copilot ooit uitgeprobeerd en vond je het niets. Maar inmiddels zijn we – afhankelijk van hoe lang dat is geleden – misschien alweer een of meerdere updates verder.
De tool werkt misschien nu wél goed voor jouw werk. Vergelijk het met een stagiair: die beoordeel je ook niet op de eerste werkdag.
AI werkt bovendien alleen goed als je er een tijdje mee werkt. In het begin is het als een leeg vel papier, maar naarmate je ermee aan de slag gaat, past het zich steeds beter aan jouw werkzaamheden aan.
Door ermee te oefenen, maak je de tool steeds waardevoller. Je helpt de tool om te leren wat jij nodig hebt.
2. Begin bij het proces, niet bij de technologie
Het is verleidelijk om steeds de nieuwste AI-tools en AI-functies meteen te willen uitproberen. Maar als je het goed wilt aanpakken, begin dan met je eigen werkprocessen.
Waar verlies je nu tijd? Waar doe je herhalend werk, zoals veel voorkomende vragen beantwoorden, bewonersbrieven schrijven, oplegnotities maken of standaardrapportages draaien?
Als je weet waar je tijd en energie verliest, kun je beoordelen of AI daar iets in kan betekenen. Pas dan ga je kijken naar de juiste tool of technologie.
Zo voorkom je dat AI alleen maar extra werk oplevert. Nieuwe tools moeten je helpen, niet zorgen voor nóg een taak op je lijst.
Gebruik AI dus niet omdat het kan, maar omdat het je helpt tijd en energie te besparen. Dat levert ruimte op voor andere, misschien leukere of belangrijkere taken.
Zorg er als corporatie dus voor dat je je processen goed in beeld hebt. Pas dan kun je beoordelen waar AI echt van toegevoegde waarde is.
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF
3. Begin klein en concreet
Begin klein en concreet als je met AI start. Kies simpele processen die je makkelijk kunt overdragen aan een AI-tool.
Laat AI bijvoorbeeld e-mails of documenten samenvatten. Of gebruik het om notities te structureren of conceptantwoorden op te stellen voor je klantenservice.
Dat zijn overzichtelijke taken waar je snel resultaat mee boekt. En dat helpt om het vertrouwen in AI binnen je corporatie te vergroten.
Als dat goed werkt, kun je uitbreiden naar complexere toepassingen. Uiteindelijk kun je AI ook inzetten bij beleidsvorming. Van analyses uitvoeren tot het schrijven van het beleid zelf.
Maar begin dus met die kleine stapjes. Zo boek je snel je eerste succes en groeit het gebruik van AI in de corporaties als vanzelf.
4. Denk niet dat AI nog weggaat
Steek alsjeblieft niet je kop in de zand als het gaat om AI. De technologie kan op dit moment al veel meer dan we nu op dit moment in de praktijk gebruiken.
Om een oud-minister maar eens te parafraseren: als jij niet naar AI toe komt, dan komt AI wel naar jou.
En dat gebeurt dan in de vorm van allerlei software die je nu al gebruikt. Denk aan Outlook, Word, Excel of Google: die zitten vol AI-functies.
Ook leveranciers van vastgoedsoftware, financiële systemen en beleidsmodules bouwen steeds vaker AI in. Je werkt er dus mee, of je het nu wilt of niet.
Daarmee wordt de drempel om AI te gebruiken steeds lager. Ook collega’s die nu nog sceptisch zijn, zullen het straks gewoon gebruiken.
Het is dus verstandig om nu al te leren hoe je AI in je voordeel kunt gebruiken.
5. Kies de juiste tool voor het juiste werk
Gebruik niet één AI-tool voor alles, maar stem je keuze af op het werk wat je doet. De ene tool is beter in het zoeken in interne documenten, de andere in creatieve schrijfklussen.
Copilot is handig voor het doorzoeken van interne documentatie, omdat je het toegang kunt geven tot je mappen in SharePoint of OneDrive. Ook heet Copilot een goede functie voor documentenstudie. ChatGPT is daarentegen vaak beter voor creatief schrijven.
Sommige tools zijn gespecialiseerd, bijvoorbeeld in transcripten maken of video’s genereren. De generieke AI-tools kunnen veel, maar missen bij specifieke taken vaak net de diepgang die het verschil maakt tussen bruikbaar en onbruikbaar.
Als je serieus aan de slag wilt, kies dan een tool die écht past bij je taak. Ook voor beleidsafdelingen is het goed om hierin bewust keuzes te maken.
Gebruik Copilot of ChatGPT niet automatisch voor alles. Denk na over de sterktes van elke tool, en pas je werkwijze daarop aan.
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF
6. Gebruik zakelijke versies
Gebruik altijd de zakelijke variant als je professioneel werkt met AI. Alleen dan kun je juridisch borgen dat data niet wordt gebruikt voor training van taalmodellen, of dat data op straat komt te liggen.
Bij Microsoft 365 Copilot of Europese aanbieders zoals Mistral leg je dit contractueel vast. Daarmee voldoe je ook aan de Europese AI-wetgeving en de AVG.
Bij consumentenversies, zoals ChatGPT, geldt die garantie niet. Je weet dan niet zeker of jouw data toch wordt opgeslagen of hergebruikt.
Zeker bij gevoelige informatie is dat een risico. Alleen met de zakelijke versies kun je verantwoord omgaan met je gegevens.
Dit is overigens ook een belangrijk argument om als corporatie zakelijke licenties aan je medewerkers beschikbaar te stellen. Anders is er altijd wel iemand die toch met gratis alternatieven gaat werken, en dan ben je in potentie nog veel verder van huis.
Mocht je zelf (privé, of om te oefenen) toch met een gratis versie werken: check dan altijd even je privacy instellingen. Dit geeft geen (juridische) garantie, maar het is altijd beter dan niets doen.
7. Wees je bewust van de data die je deelt
AI werkt alleen als je het voedt met goede input. Helemaal geen data delen is dus geen optie.
Je krijgt geen zinnige output als je geen context of data aanlevert. Net zoals je in Excel niets kunt uitrekenen zonder je cijfers in de software te zetten. Aan de andere kant: voor de meeste vragen hoef je natuurlijk niet meteen al je data te delen.
Ook hier kun je weer de checkvraag stellen wat een stagiair of externe aan informatie nodig zou hebben om het werk te kunnen uitvoeren. Die informatie zul je dus moeten delen. Niet minder, maar ook niet meer.
Let ook op indirecte gegevens: context kan vaak al persoonsgegevens onthullen. Zorg dus dat wat je deelt niet herleidbaar is tot personen.
Voor sommige toepassingen kun je ook lokale tools gebruiken. Zo voorkom je dat data überhaupt naar de Cloud gaat. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld transcriptiesoftware die op mijn eigen laptop draait.
8. Zorg voor goed databeheer
Geef medewerkers pas toegang tot Copilot als je databeheer op orde is. Veel corporaties zijn bang dat medewerkers door Copilot ‘te veel’ kunnen zien.
Maar Copilot geeft alleen toegang tot wat iemand toch al mag zien. Toegang loopt altijd via bestaande rechten in bijvoorbeeld SharePoint of mailboxen. Als een medewerker toegang heeft tot een map op SharePoint, dan kan Copilot daarin zoeken. Maar zonder die rechten komt Copilot er ook niet bij.
Als je via Copilot informatie kunt vinden die niet voor jou bedoeld is, dan zegt dat dus niets over de kracht van AI, maar laat het vooral zien dat de data-instellingen toch al niet op orde waren.
Een geluk bij een ongeluk is vaak dat je op SharePoint sowieso al moeilijk iets kunt terugvinden. Maar waar SharePoint vaak ondoorgrondelijk is, vindt Copilot die informatie wel.
Een voorbeeld is een corporatie waarbij functioneringsgesprekken ineens zichtbaar bleken te zijn. Niet omdat Copilot iets fout deed, maar omdat die documenten al toegankelijk waren in een stoffig hoekje op SharePoint.
Check dus hoe het zit met de toegang tot documenten, mails en dergelijke in Microsoft 365. En (bonustip voor de ICT-beheerders): test ook af en toe of je met Copilot nog iets kunt vinden wat niet de bedoeling is. Als dat zo is heb je ergens een vinkje verkeerd staan.
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF
9. Gebruik eenvoudige tools als het kan
Gebruik geen kanon om op een mug te schieten. Voor simpele taken heb je niet de meest geavanceerde AI-tools nodig.
ChatGPT past zich sinds versie 5 automatisch aan: bij simpele vragen gebruikt het een simpel model. Bij complexe vragen wordt een zwaarder model geactiveerd.
Maar ook jij kunt die afweging maken. Je gebruikt immers ook geen Power BI als je een taak makkelijk in Excel kunt doen.
Soms doen eenvoudige tools het bij eenvoudige taken het zelfs beter dan slimme AI. Omdat die laatste gaat ‘overdenken’, wat kan leiden tot ruis of misinterpretatie.
Denk dus na of je écht een zwaar AI-model nodig hebt. In veel gevallen is eenvoud sneller, goedkoper én beter.
10. Automatiseer alleen wat zinvol is
Gebruik AI alleen voor taken waarbij het echt iets oplevert. Automatiseer geen werkzaamheden je sneller of makkelijker handmatig kunt doen.
Een voorbeeld: AI kan nu al formulieren op websites invullen. Je kunt ChatGPT bijvoorbeeld vragen om je volgende training bij De Corporatiestrateeg te reserveren J. Of om een bioscoopkaartje te kopen.
Voor de toekomst kan dit een interessante functie zijn, maar een simpel formulier invullen kost op dit moment al snel een kwartier als ChatGPT het voor je doet. Zelf doen is in dit geval dus (nog) sneller.
Gebruik AI dus niet omdat het kán, maar alleen als het sneller, beter of efficiënter is.
Voor taken die je bijna nooit hoeft te doen is automatiseren vaak niet de moeite waard. Als iets maar één keer per jaar gebeurt, kun je het beter gewoon handmatig doen. Een AI-prompt bouwen kost dan meer tijd dan het bespaart.
Richt je op herhalende taken, zoals maandelijkse rapportages of het maken van een agenda voor het wekelijkse overleg. Daar is het rendement van AI het grootst.
11. Blijf realistisch
Als het gaat om AI hoor je vaak twee uitersten. De een vind het helemaal niets. En de ander ziet AI alles veranderen. De waarheid ligt vermoedelijk ergens in het midden.
Verwacht niet dat AI je hele baan overneemt (gelukkig maar). In de praktijk zie je dat vooral taken worden overgenomen.
Net zoals een wasmachine ook niet het hele was proces overneemt. De was verzamelen, op kleur sorteren, in en uit de machine halen en ophangen: je doet het allemaal zelf.
AI kan een deel van een proces overnemen, maar nooit alles. Bij het schrijven van beleid blijft jouw input bijvoorbeeld onmisbaar. Vraag je AI om een tekst te schrijven, dan krijg je vaak iets generieks. De stijl, toon en inhoud zul je zelf moeten aanscherpen.
Bovendien: soms wil je ook zelf schrijven om je gedachten te kunnen ordenen. Het denkproces ís dan de waarde van het schrijven.
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF
12. Combineer mens en AI
De kracht van AI bij woningcorporaties zit in de combinatie van mens en machine. AI alleen levert vaak een te algemeen resultaat op.
Andersom hebben mensen ook hun blinde vlekken. AI kan dan juist inspireren, aanvullen of door een denkpatroon heen breken.
Ook bij beleidsontwikkeling is deze samenwerking waardevol. AI kan alternatieven aandragen waar jij niet aan dacht.
Bijvoorbeeld: je hebt drie beleidsscenario’s uitgewerkt. AI bedenkt er met gemak nog 10 bij (of 100) – en wordt daar niet moe van.
Gebruik AI dus als assistent, niet als eindverantwoordelijke. Menselijke toetsing blijft altijd noodzakelijk (en soms zelfs wettelijk verplicht).
13. Leer van wat werkt
Begin klein en kijk wat werkt. Niet alles lukt meteen – dat hoort erbij.
Sommige dingen mislukken of leveren te weinig op. Oordeel dan niet te snel, maar probeer het later (met een verbeterd model) opnieuw of met een andere tool.
En als iets goed werkt? Zorg dan dat je het deelt binnen je organisatie.
Maak bijvoorbeeld een promptbibliotheek in Microsoft Copilot. Zo kunnen collega’s dezelfde effectieve prompts gebruiken.
Zo bouw je samen kennis op. En je voorkomt dubbel werk doordat iedereen het wiel gaat uitvinden.
14. Laat je niet gek maken door AI-techneuten
Wil je écht snappen hoe AI-technologie zich in de komende jaren ontwikkelt? Luister dan eerder naar historici dan naar technici.
Verwacht geen betrouwbare toekomstvoorspellingen van AI-techneuten. Die zijn vaak te optimistisch en kijken vooral vanuit hun eigen technologiebril.
Historici herkennen patronen in technologische revoluties. Zij zien hoe samenleving en technologie elkaar beïnvloeden.
Nieuwe technologie wordt meestal – in eerste instantie – maar beperkt gebruikt. Dat zien we nu ook: AI kan al veel meer dan we in de praktijk willen en kunnen toepassen.
Verwacht dus geen revolutie van de ene op de andere dag. De adoptie van technologie verloopt traag, stapsgewijs en met hobbels.
Het goede nieuws: je hebt dus tijd om je aan te passen.
AI komt – in de meeste gevallen – niet morgen je baan overnemen. Maar het zal er wel voor zorgen dat je over een paar jaar anders werkt dan nu.
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF
15. Meet het effect, niet het gebruik
Het aantal gebruikers onder collega’s zegt weinig over het succes van AI binnen jouw corporatie. Veel belangrijker is wat het daadwerkelijk oplevert.
Stel jezelf de vraag: Wat levert AI op in tijd, kwaliteit of inzicht?
Bijvoorbeeld: is de doorlooptijd van een proces korter geworden? Ben je minder tijd kwijt aan standaardtaken?
Of levert AI betere analyses op, waardoor je betere beleidskeuzes maakt? Dat zijn de effecten die er écht toe doen.
Gebruik je die inzichten slim, dan wordt AI-gebruik vanzelf aantrekkelijker. Niet omdat het ‘moet’, maar omdat het iets oplevert.
Begin ook niet met iedereen tegelijk. Kijk waar in de organisatie het rendement het grootst is, en start daar.
Zo werk je gericht aan adoptie, met echte impact. In plaats van een push op breed gebruik zonder tastbaar resultaat.
16. Volg een training
De introductie van Copilot en andere AI-tools zal de komende jaren veel impact hebben op de werkwijze binnen woningcorporaties. En elke week zijn er weer nieuwe AI-tools en AI-functies. Het is dus zaak om bij te blijven.
Een training helpt je om bij te blijven én van anderen te leren. Bijvoorbeeld hoe collega-corporaties AI al inzetten.
Als beleidsmaker kun je nu al stappen zetten om AI toe te passen bij het doen van analyses. En voor het schrijven van je beleid.
Wil je hier concreet mee aan de slag? Volg dan ook de training Analyseren en Beleid Schrijven met AI. Tijdens deze dag leer je hoe je tools zoals Copilot en ChatGPT kunt toepassen als beleidsmaker. En je gaat er vooral ook praktisch mee aan de slag. Meer informatie via https://corporatiestrateeg.nl/training-analyseren-en-beleid-schrijven-met-ai/
Je kunt dit artikel ook downloaden als e-boek in PDF