In minder tijd méér beleid schrijven met de 5x waarom-methode

Zoals het spreekwoord luidt: “een goed begin is het halve werk”. Bij het schrijven van beleid is dat niet anders. Je voorbereiding met 10 minuten verlengen scheelt je al snel een uur aan beleid schrijven.

Tijdens je voorbereiding is het essentieel om het doel van het beleid scherp in beeld te hebben. Het is daarom van belang om hierover bij je opdrachtgever door te vragen. Plan daarom een gesprek met je opdrachtgever, of dat nu je leidinggevende, de directeur-bestuurder of de raad van commissarissen is.

Een methode om door te vragen over het doel van het beleid is de 5x waarom-methode. Deze methode is afkomstig uit de Lean-methodiek. Deze methode om werkprocessen te verbeteren is te gebruiken bij zowel bedrijven als overheden en maatschappelijke organisaties. Maar de methode is dus ook goed toepasbaar op de inhoud van beleidsprocessen.

Een voorbeeld over organisatiecultuur

Een voorbeeld van een toepassing van de 5x waarom-methode binnen de lean-methodiek:

Stel dat er binnen jouw corporatie consequent te laat wordt gereageerd op verzoeken van huurders. Je wordt gevraagd om beleid te schrijven om de reactiesnelheid te verbeteren. De 5x waarom-methode kan hierbij helpen.

De eerste vraag die je kunt stellen aan de opdrachtgever is: waarom is de reactiesnelheid zo traag? Het antwoord hierop zou kunnen zijn dat de professionals te lang bezig zijn met één aanvraag.

Vervolgens kun je vragen: waarom zijn de professionals zo lang bezig met het afhandelen van één aanvraag? De opdrachtgever kan hierop antwoorden dat zij zich niet houden aan de afgesproken standaard werkprocessen. Daardoor zijn ze meer tijd kwijt.

Een volgende vraag is dan: waarom houden de professionals zich niet aan de standaard werkprocessen? Het antwoord hierop zou kunnen zijn dat zij de standaarden niet serieus nemen.

Wederom kun je vragen: waarom is dit dan zo? Bijvoorbeeld omdat er niet goed over gecommuniceerd is met de professionals. Of omdat er niet voldoende op gestuurd wordt door het management.

En waarom is dat dan zo? Bijvoorbeeld omdat de managers daar terughoudend mee omgaan, aangezien zij daar niet graag op willen sturen.

Ook dan kun je weer vragen waarom dat dan zo is. Misschien heerst er een cultuur waarbij iedereen graag zijn eigen ding doet, en waarbij nooit iemand wordt afgerekend. Dan blijkt dit na alle waaromvragen de daadwerkelijke kern van het probleem te zijn.

Met de 5x waarom-methode tot de kern van je beleid komen

Ook kun je de 5x waarom-methode prima toepassen op beleidsonderwerpen.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je als beleidsmedewerker van de wethouder de opdracht hebt gekregen beleid te schrijven om het aantal aanvragen voor de bijdrage vanuit de WMO (wet maatschappelijke ondersteuning) te beperken.

Je kunt ervoor kiezen om direct aan de slag te gaan met het schrijven van het beleid. Het is echter verstandiger om eerst door te vragen bij de opdrachtgever.

De eerste vraag die je kunt stellen is waarom de wethouder wil dat dit beleid geschreven wordt. De wethouder geeft dan bijvoorbeeld als antwoord dat er binnen de gemeente minder geld te besteden is. Minder aanvragen zou resulteren in minder kosten. Daardoor kan de gemeente binnen de begroting blijven.

De vervolgvraag die je kunt stellen is: waarom wil je dan op de bijdrage vanuit de WMO bezuinigen? Het antwoord van de wethouder kan zijn dat dit nodig is om alle binnengekomen aanvragen te kunnen betalen.

Vervolgens kun je vragen waarom dat dan belangrijk is. Het antwoord kan zijn: om onderscheid te kunnen maken tussen mensen die het geld echt nodig hebben (en anders andere zorgkosten moeten maken) en mensen die het eventueel zelf zouden kunnen betalen. Je ziet hier dat het onderscheiden van deze groepen mensen de kern van het probleem is.

Ontdek de focus voor je beleid

Wanneer je in het bovenstaande voorbeeld meteen begonnen was met het schrijven van het beleid, had je er misschien wel voor gekozen om alleen de dure aanvragen vanuit de WMO te schrappen. Maar dit kunnen juist de aanvragen zijn van mensen die het geld hard nodig hebben. Deze mensen zouden dan weer op andere manieren voor extra kosten kunnen zorgen, ofwel voor de gemeente zelf, ofwel voor andere instanties die zich met zorgverlening bezighouden.

Wanneer je doorvraagt, kom je erachter waar je het beleid op moet focussen. Het gaat in het voorbeeld niet alleen om het inperken van het aantal aanvragen. Het is juist belangrijk om ervoor te zorgen dat het beschikbare geld goed besteed wordt.

De methode heet de 5x waarom-methode, maar het zou best kunnen dat je 4 keer of 6 keer een waaromvraag moet stellen om bij de kern van het probleem te komen. Het klinkt veel om 5 keer een waaromvraag te stellen, maar je zult zien dat je dan pas écht bij de kern van het probleem komt. 

Oefening: pas de 5x waarom-methode zelf toe

Om bekend te raken met de 5x waarom-methode kun je deze als denkoefening toepassen op een onderwerp waar je recent een beleidsnotitie over geschreven hebt, of waar je nu mee bezig bent.

Wanneer je dit hebt gedaan, kun je de oefening herhalen met een collega. Stel dan de waaromvragen bij het beleid van een collega. En laat je collega de waaromvragen stellen over jouw beleidsonderwerp.

Je zult zien dat je samen nog een stap verder gaat. De ander zal namelijk kritisch zijn op jouw antwoorden en zal daar misschien nog wel meer vragen bij stellen.