Communiceren op het juiste moment

Vorige week zat ik in de trein. Luttele seconden na het wegrijden meldde de omroep dat de trein niet verder zou rijden dan Ede-Wageningen. Geen fijn bericht, aangezien ik nog verder had gewild. Wat ik vervelender vond: het bericht kwam te laat.

Had ik geweten van de stremming voordat de trein vertrokken was, dan had ik een andere route kunnen kiezen of alsnog met de auto kunnen gaan. Nu zat ik al ‘gevangen’ in de trein. En samen met mij nog velen. Een duidelijk voorbeeld van communiceren op het verkeerde moment.

Ook bij het maken, schrijven en uitvoeren van beleid komt de communicatie hierover niet altijd op het goede moment. Vooral bij beleidsuitvoering wordt er vaak op het verkeerde moment gecommuniceerd. Hierdoor begrijpen uitvoerders het beleid niet of voeren ze het niet op het juiste moment uit.

Strategisch voorraadbeleid

Er zijn natuurlijk mogelijkheden om wel op het juiste moment te communiceren. Bijvoorbeeld een corporatie die in het strategisch voorraadbeleid had opgenomen om bij een huurderswissel een vierkamerappartement om te bouwen naar een driekamerappartement door het verwijderen van een tussenwandje. Dit met name om de woningen aantrekkelijker te maken voor kleinere huishoudens.

Werkproces van de uitvoerders

Om de uitvoering van dit beleid te laten slagen was het van belang om het werkproces van de uitvoerders leidend te maken. Op het moment dat een huurder vertrekt moeten zij in het voorbeeld immers een aannemer bellen om het tussenwandje te verwijderen. Opzeggingen komen het hele jaar door binnen, zonder dat je daar als beleidsmedewerker invloed op hebt.

Automatisering

In het voorbeeld is automatisering ingezet om uitvoerders op de hoogte te brengen van het beleid. Op het moment dat zich een huurderswisseling voordoet kijken uitvoerders standaard in het primaire systeem naar de gegevens van de oude huurder. In dit scherm is daarom de informatie vanuit het beleid opgenomen.

Zo weet je als beleidsmaker zeker dat de uitvoerders jouw beleid op het juiste moment onder ogen krijgen. Hierbij was het essentieel dat de informatie precies in dit scherm beschikbaar was, en niet op een aparte pagina of verstopt achter een link.

Les voor beleidsmakers

Dit is een mooi voorbeeld van hoe je kunt aansluiten bij de standaard werkprocessen van de uitvoerders om jouw beleid op het juiste moment onder de aandacht te brengen. Ik weet zeker dat als je op deze manier naar de werkprocessen gaat kijken dat er dan ook bij jouw corporatie volop mogelijkheden zijn om beleid beter bij uitvoerders onder de aandacht te brengen.

Welke methoden pas jij al toe om beleid bij uitvoerders op het netvlies te krijgen?