Voorkom dat jouw bestuurder NEE tegen je beleidsnotitie zegt

Stel je voor: je hebt hard (over) gewerkt om een belangrijke beleidsnotitie op tijd af te krijgen. Na bespreking van jouw notitie door de beslissende leidinggevenden hoor je van je manager dat het voorstel is afgewezen. Je wordt gevraagd een aangepaste beleidsnotitie op te stellen. Niet leuk natuurlijk. Het kost je veel tijd. Hoe voorkom daarom dat je dat beslissers – zoals je leidinggevende, het college of je directie – NEE zeggen tegen jouw beleidsvoorstel?

Weet wat ze willen

Als je wilt dat degenen die over jouw beleidsvoorstellen beslissen vaker ‘ja’ gaan zeggen is het belangrijkste dat je weet wat zij eigenlijk willen. Ik hoor beleidsmedewerkers wel eens verzuchten dat hun managementteam of college wispelturig is, en niet weet wat het wil. Dan is er maar één oplossing: schrijf eerst een kort voorstel met hooflijnen van de belangrijkste opties en dwing ze te kiezen. Daarna kun je de gekozen optie verder uitwerken. Zo voorkom je dat je veel werk voor niets gaat doen.

Schrijf je beleidsnotitie in hun woorden

Extra toezicht van welzijnswerkers in een wijk Of: meer hulp voor de inwoners van wijk X. Pas je woordgebruik aan op dat van de beslissers. Als je weet wat ze willen is dat gemakkelijk.

Onderbouwen op maat

Meer toezicht van welzijnswerkers. Doe je dat voor de veiligheid, voor de leefbaarheid of om de sociale cohesie te bevorderen? Of wellicht een combinatie hiervan. Hoe dan ook: in je beleidsnotitie zorg je er natuurlijk voor dat de onderbouwing van je beleidsmaatregel aansluit bij de beslissers.

Onderbouw je beleidsmaatregelen op de juiste plek

Beslissers hebben vaak weinig tijd, en zijn daardoor snel geneigd jouw zorgvuldig samengesteld kopje met onderzoek over het beleidsprobleem over te slaan. Liever lezen ze welke beleidsmaatregelen je voorstelt. Het gevaar is dat beslissers vervolgens op basis van hun eigen inschatting bepalen of ze het met jouw voorstellen eens zijn. Je kunt dit voorkomen door het onderzoek dat ten grondslag ligt aan jouw beleidsvoorstellen niet in een apart hoofdstuk of bijlage te beschrijven, maar bij de beleidsmaatregelen zelf. Dus zoiets als: “omdat 50% van de bewoners kleine kinderen heeft en er nog geen speelvoorzieningen in de buurt zijn stellen we voor een speeltuin in het plan op te nemen.”

Wanneer beslissers in één keer ‘ja’ zeggen tegen jouw beleidsvoorstellen hou je meer tijd over voor andere dingen. Door te weten wat je beslisser nu eigenlijk echt willen, hun woorden te gebruiken en je voorstellen op maat en op de juiste plaats te onderbouwen voorkom je dat jouw beslissers ooit nog ‘nee’ durven te zeggen.