Vastgoedsturing: een goede verbinding tussen strategie, tactiek en uitvoering (interview met Marten Middendorp)

Bij vastgoedsturing is het belangrijk dat de overgang tussen het strategische, het tactische en het operationele deel soepel verloopt. Dat begint bij het opstellen van het ondernemingsplan. Waarom is dit zo essentieel en hoe kun je data hierbij gebruiken? 

Marten Middendorp is medeoprichter en partner bij Republiq. Republiq helpt partijen bij het verbeteren van zowel hun financieel als hun maatschappelijk vastgoedrendement. Dat doen ze met een team van 30 consultants en data scientists. Ritske Dankert sprak met hem over de beleidsachtbaan, estafettestokjes en waar je op moet letten als je je data op orde gaat brengen. 

Gat tussen strategisch en tactisch niveau

Marten ziet dat het corporaties bij vastgoedsturing soms moeite kost om de beleidsachtbaan goed in de praktijk te brengen. ‘Het kompas van corporaties staat altijd wel goed,’ vertelt hij, ‘dus de plannen en investeringen gaan altijd wel de goede kant op’. ‘Het sociaal hart is groot, maar of alle doelen gehaald worden is dan de vraag. Het lukt niet altijd om het estafettestokje over te geven van strategisch naar tactisch en van tactisch naar operationeel niveau.’ 

Hij ziet goed doordachte ondernemingsplannen, maar doelen zijn niet altijd scherp genoeg voor de portefeuillemanager en assetmanager. Met als resultaat dat de echte afwegingen pas op tactisch niveau naar boven komen. Marten: ‘En als die klaar zijn, moet het nog naar de uitvoering. Uiteindelijk blijkt vaak dat je een andere uitkomst hebt gekregen dan wat je in je ondernemingsplan had opgeschreven. Precies als het doorfluisterspel van vroeger op school’

Marten geeft een voorbeeld. Republiq heeft dit jaar onderzoek gedaan naar de energierekening in de corporatiesector. ‘Het verduurzamen van het vastgoed is een belangrijke doelstelling van corporaties, de meeste corporaties scharen zich achter de doelen van Parijs en schrijven daarover in het ondernemingsplan’ stelt Marten, ‘maar toch blijkt dat het energieverbruik maar met 1% per jaar daalt, terwijl dat 3 tot 4 keer zoveel had moeten zijn.’ 

Complexiteit van de organisatie verminderen

Marten vermoedt dat het vooral een sturingsvraagstuk is. ‘Ik denk dat het management vaak sterk op de buitenwereld is gericht,’ zegt hij. ‘en daardoor verliezen ze hun eigen organisatie uit het oog. Een visie op hoe je het gaat doen is net zo belangrijk als de vraag wat je gaat doen. Er ligt een belangrijke opgave om de complexiteit in de organisatie te verminderen. Door je doelen helder te formuleren en beter te vertalen naar de praktijk.’ Marten benoemt het taalverschil tussen management en uitvoering als een van de oorzaken. ‘Je moet een vertaalslag maken van alfa naar bèta in de organisatie.’ 

Het gevolg is dat er te veel complexe problemen op tactisch niveau komen te liggen. Marten: ‘Afwegingen die niet duidelijk genoeg zijn gemaakt in het ondernemingsplan, laat je oplossen door de assetmanagers.’ Hij geeft opnieuw duurzaamheid als voorbeeld: ‘Iedere corporatie schrijft in zijn ondernemingsplan dat ze duurzamer willen worden, maar hoe ze dat willen doen, ontbreekt vaak.’ 

Marten denkt dat corporaties in hun ondernemingsplan veel concreter zouden moeten worden. ‘Stel, je wilt de komende jaren 4% CO₂-reductie behalen, laat dan ook zien wat dat concreet betekent,’ vindt Marten. ‘Bijvoorbeeld: ik wil beginnen in die wijk. Warmtewissel, isolatie en zo veel mogelijk zonnepanelen. Dat kost 30.000 euro voor het ene woningtype 25.000 voor het andere.’

‘Wanneer je het zo opschrijft, dan kunnen bèta’s er wat mee,’ vertelt Marten. ‘Het gaat erom dat je je ondernemingsplan net een stap verder uitwerkt. Dat je er bedragen aan koppelt, aangeeft waar je prioriteiten liggen en hoe je bijvoorbeeld om wilt gaan met huurverhoging.’ 

Hij ziet wat er gebeurt wanneer je dat niet doet. ‘Een projectleider weet dan niet wat er van hem verwacht wordt en legt misschien wel 10 varianten op tafel. Varianten van BENG, ENG, Parisproof en nulopdemeter. Het MT zou zichzelf en de projectleider een dienst bewijzen door hier op voorhand al richting op te geven. Alle nieuwbouw ENG, alle bestaande bouw een warmtewissel, zo goed als redelijk kan geïsoleerd en zo veel mogelijk zonnepanelen. Eén koers. Eén plan. Zoveel minder complex.’

Data maakt vastgoedsturing makkelijker en sneller

Bij vastgoedsturing zijn goede data heel belangrijk. Marten stelt dat je die goed kunt ordenen aan de hand van de beleidsachtbaan. ‘In die achtbaan ben je op de heenweg een strategie aan het maken,’ zegt hij. ‘Daarbij heb je informatie nodig over je vastgoed, over de wijken en buurten, over de energierekening, allerlei contextinformatie om plannen te maken.’ 

Deze data zijn over het algemeen open toegankelijk. Ze worden gebruikt door corporaties om hun prioriteiten te bepalen, gegeven het feit dat ze niet al hun doelen kunnen halen. Marten: ‘Maar op de terugweg gaat over een ander type data, namelijk managementinformatie. Welke doelen heb ik gehaald? Als ik duurzaamheid of leefbaarheid prominent in mijn ondernemingsplan heb staan, hoe word ik dan op die KPI’s geïnformeerd?’ 

Dit is informatie uit je eigen systemen. ‘En wat je ziet, is dat die werelden weleens door elkaar gehaald worden,’ zegt Marten. ‘Dan zit in de managementinformatie opeens ook een dashboard over leefbaarheid of ontwikkeling van wijken. En dan ga je analyse en managementinformatie door elkaar halen.’ 

Het beschikbaar krijgen van de relevante data voor de vastgoedsturing is een kwestie van bestellen. Ook de op sectorstandaarden gebaseerde managementinformatie is op de markt beschikbaar. 

Het wordt op datagebied volgens Marten lastig op het operationeel niveau. ‘Stel, er komt een aannemer binnen, die kijkt onder een luik en ziet daar dingen. Hoe wordt dat vervolgens informatie in je project? Hoe ga je dit proces digitaliseren?’ 

Het inrichten van grote dataprojecten

Marten ziet bij veel corporaties grote dataprojecten. Iedere corporatie heeft wel een projectdata op orde. ‘Dat is heel goed om te doen,’ zegt hij. ‘Maar je moet er wel nadenken over hoe je dat gaat doen. De heenweg en terugweg op strategisch en tactisch niveau zijn goed en snel te digitaliseren. Die data is goed beschikbaar. Het borgen van de informatie in het operationele proces, daar zouden de dataprojecten over moeten gaan.’ 

Marten benadrukt om dit als drie losse dingen te zien: open data die gewoon beschikbaar zijn, managementinformatie die je uit je eigen systemen kunt halen en de data in het operationele proces. Door dit beter van elkaar te scheiden, hou je de snel en makkelijk toegankelijke data buiten je grote dataproject. 

De data uit het operationele proces, dat is immers het lastige vraagstuk. ‘Wat wil je allemaal over een woning weten? Daar moet je met je partners over nadenken. Je hebt ook systemen nodig om die informatie in op te slaan. Het advies van Marten is om hier eerst goed over na te denken. ‘As je zonder zo’n systeem een dataproject gaat doen dan hebben mensen straks een lijst met gegevens die ze nergens kwijt kunnen.’

Zorg dus dat je eerst de randvoorwaarden op orde hebt. ‘Vervolgens is het de kunst om het klein te houden en er ook plezier in te houden,’ zegt Marten. Hij geeft als tip om het meteen visueel te maken. ‘Het moet vanaf het begin al mooi zijn, je moet erbij kunnen. Zodat mensen hun werk meteen terugzien.’ 

Als je die data goed op orde hebt, dan kun je op de terugweg in de beleidsachtbaan beter zien of de praktijk klopt met wat je hebt opgeschreven in je ondernemingsplan. Marten: ‘Dat helpt bij het richten van je beleid. In welke wijken ga ik beginnen? Ben ik wel echt eerlijk met mijn huurbeleid? Dat soort analyses kun je vrij snel maken. Je kunt breder kijken.’ 

Marten constateert dat er altijd wel wat ruis ontstaat op het moment dat het estafettestokje in de beleidsachtbaan over wordt gegeven. ‘Je zult nog steeds weleens misverstanden hebben of van mening verschillen. Maar door een solide en transparante feitenbasis heb je dan wel een preciezer gesprek. En mijn veronderstelling is dat als je betere informatie hebt, je betere besluiten neemt.’ 

Optimaliseren ondernemingsplan

Om te beginnen met het optimaliseren van je vastgoedsturing adviseert Republiq het MT vaak het volgende: schrijf eerst eens in twee alinea’s in gewone mensentaal op waar je naartoe wilt. 

Bijvoorbeeld: ik wil dat mijn huurders altijd zicht hebben op de plannen voor de komende jaren en ik wil graag dat zij zelf partner worden in onze datahuishouding. Dus over vijf jaar willen we dat onze huurders voor ons de kwaliteit van hun keuken en hun badkamer gaan beoordelen. Marten: ‘Zo’n uitspraak kun je hartstikke goed vertalen naar databehoefte en systeembehoefte.’

Tot slot heeft Marten nog een heel duidelijk advies: maak je ondernemingsplan af. ‘Bij het opstellen ervan worden de knapste koppen van de corporatie bij elkaar gezet,’ zegt hij. ‘Maar werk nou eens twee weken langer door. Die wijk, die woningen en ik heb er dit budget voor over. Dan kan de assetmanager aan de slag met een opdracht. En dan ben je zo specifiek geworden in je beleid, dat je dat ook in je managementinformatie kunt verwerken.’