PDCA-cyclus op orde in 3 stappen
De PDCA-cyclus is een effectief instrument: om doelen te definiëren (Plan), plannen uit te voeren (Do), voortgang te meten (Check) en plannen zo nodig aan te passen of acties bij te sturen (Act). De afgelopen tien jaar hebben veel corporaties hun PDCA-cyclus naar een hoger plan getild. Toch liggen er voor elke corporatie nog kansen om de beleidscyclus verder te verbeteren.
1. Structureer belangrijkste doelen
Neem het ondernemingsplan als basis. Zet de belangrijkste thema’s (hoofdstuk- en paragraaftitels) uit dit plan op een rij: om deze thema’s en bijbehorende doelen draait het in jouw corporatie.
Gebruik die thema’s vervolgens als kapstok voor het doorvertalen van je doelen in andere documenten, zoals jaarplannen, de begroting, kwartaalrapportages en het jaarverslag.
Knip en plak net zo lang totdat er structuur en overeenstemming is in alle documenten. Dit “knip- en plakwerk” geeft je een duidelijk overzicht van het beleid dat je voert en de voortgang daarvan.
2. Meet alleen wat ertoe doet
Nu heb je veel meer inzicht in jouw beleidscyclus. Je ziet welke doelen wel en welke doelen niet de gehele PDCA-cyclus doorlopen.
Misschien blijkt dat bepaalde doelen uit het ondernemingsplan niet meer terugkomen in de jaarplannen. Wil je zo’n doel alsnog uitwerken of niet? Of je ontdekt dat je in kwartaalrapportages meet op punten die niet met een doel uit het ondernemingsplan samenhangen. Is zo’n meting dan niet zonde van je tijd?
Misschien kun je wel met minder cijfers toe om de voortgang van doelen te volgen. Of heb je juist meer of andere cijfers nodig. Bepaal met elkaar welke doelen je behoudt en hoe je daarvan de voortgang bewaakt.
3. Stuur bij op afwijkingen
Het onderdeel ‘Act’ is een relatief ondergeschoven kindje in de PDCA-cyclus. Veel corporaties maken onderbouwde plannen, monitoren de voortgang in kwartaalrapportages maar vergeten het laatste onderdeel: bijsturing. Neem daarom in het format van je kwartaalrapportage op dat je, zodra je een afwijking constateert, meteen een voorstel doet om bij te sturen.
Natuurlijk wil je het liefst je doel alsnog behalen: neem dan aanvullende maatregelen. Soms heeft een afwijking een externe oorzaak. Je kunt er dan voor kiezen de afwijking te accepteren en uit te leggen waarom die blijft bestaan. Wil je dit niet? Formuleer dan een realistischer doelstelling.
Actualiseer de PDCA-cyclus continu
Met deze 3 stappen breng je de PDCA-cyclus snel op orde. Doe dit niet eenmalig maar op regelmatige basis. Zo blijft je PDCA-cyclus actueel en opgeruimd. Een up-to-date PDCA-cyclus is een effectief instrument om doelen te behalen en te blijven leren als organisatie. Veel succes!
