Hoe kwetsbaar is de vastgoedsturing van jouw corporatie?

Uit ons onderzoek over de stand van portefeuille- en assetmanagement blijkt dat meer dan twee derde van de corporaties het stabiel houden van hun vastgoedsturing niet goed voor elkaar heeft.

Zij zijn daardoor kwetsbaar. Vertrekt er bijvoorbeeld een medewerker, dan valt meteen het hele kaartenhuis van vastgoedsturing in elkaar. Zo’n corporatie kan dan weer van vooraf aan beginnen met het opbouwen van professionele vastgoedsturing.

Lees ook: Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties (PDF).

Hoe kwetsbaar is jouw vastgoedsturing? Stel je hebt net een goed onderbouwd portefeuilleplan geschreven. Je hebt het vertaald naar goede complexstrategieën waar alle mitsen en maren in verwerkt zijn. En je hebt ook alle onderwerpen integraal afgewogen.

Ben je er dan? Nee. Want je kunt er nog niet van uitgaan dat dit een stabiel geheel is.

Enkel een portefeuilleplan is niet genoeg

Een goed onderbouwd portefeuilleplan is een hele mooie stap. En daarmee ben je in vergelijking met een heel aantal andere corporaties al goed bezig. Maar alléén een portefeuilleplan is nog lang geen stabiele vastgoedsturing.

Hoe zorg je er nu voor dat dit wel een stabiel proces wordt? En dat je vastgoedsturing bij een incident niet meteen als een kaartenhuis in elkaar stort? Bij iemands vertrek, bijvoorbeeld. Of als een urgent onderwerp je aandacht vraagt, waardoor je tijdelijk minder tijd hebt voor vastgoedsturing.

Lees ook: Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties (PDF).

Vastgoedsturing verankeren in je jaarcyclus

Het allerbelangrijkste is dat je vastgoedsturing echt helemaal ingebakken zit in je jaarlijkse processen. Met andere woorden: vastgoedsturing moet deel uitmaken van je jaarcyclus.

Hoe doe je dat? De eerste stap is je vastgoedsturing goed in een cyclus verankeren. Dat betekent dat je gaat terugrekenen vanaf het moment dat je jaarlijks de eerste opzet maakt voor de nieuwe (meerjaren)begroting en je investeringsplanning.

Voordat je de (meerjaren)begroting en investeringsplanning kunt maken moet je immers weten wat je met je complexen en projecten wilt. Een heel groot deel van je begroting komt voort uit je vastgoedsturing. Dus heb je actuele complexstrategieën voor de hele voorraad nodig.

En voordat je die complexstrategieën kunt actualiseren zul je hiervoor een actueel kader moeten hebben, in de vorm van een portefeuilleplan. In het portefeuilleplan stel je immers de wensportefeuille en transformatieopgave vast waarbinnen je de complexstrategieën kunt actualiseren.

En nog een stap terug: om je portefeuilleplan te kunnen actualiseren heb je voldoende inzicht heb in het werkgebied en in de nieuwe trends nodig. Jaarlijks komen er wel weer nieuwe prognoses, woningmarktonderzoeken. Of de wettelijke of beleidsmatige kaders veranderen.

Stel dat je de eerste opzet voor de meerjarenbegroting elk jaar in mei maakt. Dan is het raadzaam om:

• jaarlijks rond februari/maart de complexstrategieën te actualiseren,
• om in december een geactualiseerd portefeuilleplan vast te stellen en
• in augustus/september te starten met het in beeld brengen van de nieuwste ontwikkelingen in je werkgebied.

Lees ook: Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties (PDF).

Vaste patronen laten inslijten

De tweede stap om je vastgoedsturing stabiel te krijgen (en minder kwetsbaar) is door dit proces een aantal jaren te doorlopen. Er slijten dan vaste patronen in. Bovendien is het ook voor degenen die met een begroting bezig zijn logisch dat de vastgoedsturing daarvoor ter onderbouwing aangeleverd wordt.

Gebeurt dit een keer niet? Of is de input incompleet of van onvoldoende kwaliteit? Dan gaat je collega die de begroting maakt daar ‘als vanzelf’ vragen over stellen. Je collega zorgt er daarmee dus mede voor dat je vastgoedsturing op een kwalitatief goed en hoog niveau blijft.

Lees ook: Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties (PDF).

Heb je de jaarcyclus een aantal keer doorlopen? En heb je de informatie vanuit de vastgoedsturing geactualiseerd en bruikbaar aangeleverd voor de begroting, zodat daar een investeringsplanning op gebaseerd kan worden?

Dan zal je zien dat die processen inslijten in je bedrijfsvoering en dat dit proces steeds vanzelfsprekender wordt.

Het wordt dan ook steeds makkelijker om je informatie jaarlijks te actualiseren. En dit kost je steeds minder tijd. Bovendien raken er steeds meer mensen bij betrokken. Collega’s die de data aanleveren, bijvoorbeeld. Of die er in de uitvoering op verder bouwen, nadat de begroting is vastgesteld.

Het doel bereikt

Steeds meer collega’s vormen zo een link in je vastgoedsturing. Valt er een belangrijke schakel weg? Dan zal je merken dat de ketting op een andere manier gesloten wordt. Je vastgoedsturing blijft leven in je organisatie. En daarmee heb je je doel van een stabiele vastgoedsturing bereikt.

Lees ook: Vastgoedsturing: 7 praktische tips voor woningcorporaties (PDF).