Drie tips om efficiënter te werken (voor beleidsmedewerkers)

Als beleidsmaker heb je veel te doen: in gesprek met de doelgroep van je beleid, beleid opschrijven, vergaderen, en als je wilt dat je beleid wordt uitgevoerd ook nog de uitvoering ondersteunen. Het risico is dat je verzuipt in al deze taken. Timemanagement is een handige tool om dit te voorkomen en om effectief te kunnen werken. In dit artikel drie tips om efficiënter te werken.

Weet waar je je tijd aan besteedt

Als eerste kun je eens een week bijhouden waar je je tijd aan besteedt.  Waarschijnlijk zul je dan schrikken van de hoeveelheid tijd die je besteedt aan taken die helemaal niet zo veel tijd zouden moeten kosten. Of je hebt bijvoorbeeld veel tijd besteedt aan dingen die eigenlijk niet zo veel bijdragen aan wat je wil bereiken.

Ik houd zelf ook regelmatig bij hoeveel tijd ik aan welke taken besteed, en hier schrik ik soms zelf ook nog van. Zo bleek dat ik heel veel tijd kwijt was aan het achterhalen van allerlei kleine technische dingen op mijn website en sociale media. Dit levert eigenlijk niet veel op, maar kost wel veel tijd.

Wanneer je jouw tijdsverdeling gemeten hebt, is het natuurlijk zaak dat je taken gaat afstoten. Alles wat niet belangrijk is, kun je afstoten. De taken die wél belangrijk zijn kun je bijvoorbeeld automatiseren of ‘formatiseren’. Zo kun je bijvoorbeeld vaste formats maken voor beleidsmemo’s, waarmee je jezelf de tijd bespaart die het kost om telkens opnieuw een opzet te maken.

Stel doelen voor maximaal 90 dagen

Misschien ken je de vraag ‘Waar zie je jezelf over 5 jaar?’ wel. Dit is een zinloze vraag vanuit het timemanagement bezien. Uit onderzoek van de Amerikaanse sportcoach Todd Herman blijkt namelijk dat je in de praktijk maximaal 90 dagen gemotiveerd aan een bepaalde doelstelling kunt werken.

Een tweede tip is dus om concrete doelen te formuleren die je, realistisch gezien, binnen 90 dagen kunt bereiken.

Natuurlijk mag je best dromen over de verdere toekomst, maar probeer steeds de vertaling naar het hier en nu te maken.

Je kunt bijvoorbeeld elk kwartaal voor jezelf nagaan welke doelen je in dat kwartaal wil behalen. Zo blijf je gemotiveerd en kun je aan het eind van de 90 dagen je doelen afstrepen.

Koppel je taken voor vandaag aan je persoonlijke doelen en dromen

Een derde tip voor timemanagement is om de taken die je op je lijstje hebt staan te verbinden aan met je persoonlijke doelen en dromen.

Ik heb dit eens gedaan, waarna bleek dat heel veel van de taken die ik had (of dacht te hebben) helemaal niet te koppelen waren aan de doelen die ik nastreefde.

Een aantal van de taken die niet te koppelen waren, heb ik toen afgestoten. Natuurlijk kun je dit niet altijd doen: soms heb je immers bepaalde verplichtingen die je moet nakomen.

Het doen van deze oefening zorgt er echter wel voor dat je in de toekomst bewuster nadenkt over de verplichtingen of afspraken die je aangaat. Passen deze wel echt bij jouw doelen? Door op deze manier bewust taken aan persoonlijke doelen te koppelen, doe je alleen nog datgene wat iets oplevert.

Met het volgen van deze stappen hou je als beleidsmedewerker tijd over om meer tijd te steken in de zaken die je belangrijk vindt, maar die nu vaak blijven liggen. Bijvoorbeeld het volgen van de uitvoering van je beleid.