Meer draagvlak voor beleid onder uitvoerders: hoe doe je dat?
Heeft jouw organisatie moeite om de beleidsplannen op de juiste manier uit te voeren? In dit artikel deel ik een tip waarmee je ervoor kunt zorgen dat jouw beleid beter op de werkvloer terecht komt.
De tip is heel simpel: loop een dag(deel) mee met iemand die jouw beleid uitvoert of gaat uitvoeren. Dat is het enige wat je moet doen wanneer je wilt dat je beleid beter wordt uitgevoerd.
Krijg inzicht in het uitvoeringsproces
Loop mee met iemand die aan het loket werkt of met iemand anders die binnen jouw corporatie werkt. Of je kunt meelopen met iemand die bij een andere organisatie maar die wel samen met jouw corporatie beleid afstemt en uitvoert (bijvoorbeeld een welzijnsinstelling). Wat levert dit je op?
Ten eerste krijg je inzicht in de problematiek waar jouw beleid een antwoord op moet formuleren. De mensen in de frontlijn komen elke dag in contact met de burgers die de problemen hebben waar jouw beleid over gaat. Zij zien dus alle mitsen, maren en nuances daarin.
Daar bovenop krijg je inzicht in de manier waarop de uitvoerders omgaan met jouw beleid. Hoe interpreteren ze het beleid en hoe voeren ze het vervolgens uit? Wat gaat er goed en wat kan er verbeterd worden in het proces?
Een voorbeeld uit mijn eigen praktijk: Ik sprak laatst met een corporatiedirecteur die een dag had meegelopen met een medewerker van de afdeling verhuur. Hij is toen met een nieuwe bewoner een woning gaan bezichtigen. Toen deze aangaf de woning te willen hebben, is hij met de bewoner het huurcontract gaan tekenen en heeft hij alle stappen die daarbij horen doorlopen.
De directeur kreeg daardoor veel inzicht in hoe dat proces verliep. Hij kwam erachter dat er op 12 formulieren een handtekening van de bewoner nodig is. Met die informatie is hij teruggegaan naar de afdeling verhuur. Hij wilde dat graag terugbrengen tot 1 formulier en 1 handtekening.
Binnen 3 weken was het verhuurproces eenvoudiger gemaakt. Alle verschillende formulieren waren gecomprimeerd tot 1 formulier. Er was dus ook nog maar 1 handtekening nodig.
Een mooie bijkomstigheid is dat je door mee te lopen goodwill creëert bij de uitvoerders. Ze zullen het leuk vinden dat jij interesse toont in hun werk. Hoewel je hier niet direct iets van zult merken, is het goed dat ze je een keer gezien hebben voordat ze jouw beleid ontvangen en moeten gaan uitvoeren.
Daarbij is het voor jezelf natuurlijk ook leuk om een keer mee te lopen, wanneer je interesse hebt in het werk van je collega’s.
Wil je tips over het schrijven van beleid altijd bij de hand hebben? Download dan het e-boek “17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid” (PDF).Interesse voor de uitvoering als dagelijkse routine
Het is vaak niet eens nodig om een hele dag vrij te maken om met een collega mee te lopen. Je zou bijvoorbeeld ook elke ochtend even kunnen langslopen bij de uitvoerders. Je kunt hierin zelf beslissen wat voor jou het beste werkt.
Een voorbeeld uit mijn eigen praktijk: Ik ben gedetacheerd geweest bij een gemeente, waarvoor ik een nieuwe verordening ging schrijven. Ik bouwde meteen in de dagelijkse routine in dat, op het moment dat ik beneden de post ging halen, ik ook langsliep bij de medewerkers die achter het loket bezig waren met het verwerken van aanvragen over die verordening.
Door dat elke dag te doen, kwam ik veel interessante casussen op het spoor. Bijvoorbeeld over een bewoner die niet binnen de verordening viel, of net op het randje daarvan zat. De medewerkers wisten niet goed hoe zij daarmee om moesten gaan. Daarover konden ze mij dan bevragen en kreeg ik inzicht in welke gevallen tussen wal en schip vallen. Zo wist ik wat ik in de nieuwe verordening kon meenemen en kon oplossen voor ze.
Opdracht: maak tijd om mee te lopen met uitvoerders
De opdracht die ik je graag wil meegeven is om het daadwerkelijk een keer te gaan doen. Plan een dag of dagdeel in om met iemand die jouw beleid uitvoert mee te lopen.
Nu is een goed moment om dit in te plannen 😉
Of maak een week lang elke dag een rondje langs de uitvoerders. Doe dat bijvoorbeeld ’s ochtends bij binnenkomst, vlak voor je weer naar huis vertrekt, of op het moment dat je toch naar de koffieautomaat loopt.
Kijk daarna naar de resultaten die het je heeft opgeleverd.
Heeft deze tip voor jou tot interessante resultaten geleid? Of heb je een vraag, opmerking of een aanvullende tip? Laat het hieronder weten.
Wil je tips over het schrijven van beleid altijd bij de hand hebben? Download dan het e-boek “17 schrijftips voor leesbaar en overtuigend beleid” (PDF).