De jaarcyclus van het assetmanagement (Interview met Koen de Weerd)

HEEMwonen investeerde in het op orde krijgen van hun . In combinatie met een goed ingerichte jaarcyclus helpt dit het assetmanagement bij het maken van onderbouwde keuzes voor complexstrategieën, en bij het tot stand komen van de begroting. Dit maakt het daarnaast eenvoudiger om externe veranderingen in de begroting te verwerken, zoals de afschaffing van de verhuurheffing. 

Koen de Weerd werkt als assetmanager bij HEEMwonen. Ritske Dankert sprak met hem over de jaarcyclus, de begrotingscyclus en het belang van betrouwbare vastgoeddata. 

Integrale complexbesprekingen

Bij HEEMwonen begint het jaar met de complexprestatieanalyse. Dit is een voorbereiding op de complexsessies waarin de complexen op een integrale wijze besproken worden. ‘Bij de complexsessies kijk ik vanuit het assetmanagement naar de data, om te zien hoe onze complexen presteren,’ legt Koen uit. De andere input komt van de mensen uit het veld. ‘Collega’s die in onze wijken en buurten zijn, die de complexen van binnen kennen.’ 

HEEMwonen heeft ongeveer 365 complexen. Voor een diepgaande bespreking is het onmogelijk om die elk jaar allemaal langs te lopen. Koen: ‘We streven ernaar om elk jaar van een derde van onze complexen een conditiemeting te doen. Daaruit maken we vervolgens een selectie om in de complexsessies te bespreken.’ Bij die selectie spelen de conditiemeting en de analyse van de data een rol. Ook de input van collega’s uit het veld kan aanleiding zijn om een complex integraal te bespreken. 

Doordat de verschillende disciplines bij de complexsessies aan tafel zitten, worden de verschillende werelden bij elkaar gebracht: assetmanagement zit aan tafel met collega’s die de complexen kennen op het gebied van verhuurbaarheid, techniek, sociaal en leefbaarheid. Daarnaast zijn collega’s die de begroting opstellen aanwezig en leveren de huurdersvertegenwoordiging en ketenpartners ook input. Op deze manier is iedereen betrokken.

‘Het kan natuurlijk voorkomen dat de ene discipline anders over een complex denkt dan de andere,’ vertelt Koen. ‘Maar uiteindelijk maak je als assetmanager op basis van het totaalbeeld een afweging. Op basis daarvan stel je de complexplannen op.’ 

Van complexplannen naar begroting

De complexplannen die voortkomen uit de complexsessies worden doorvertaald naar de begroting. ‘Als wij een bepaald complex willen renoveren, wordt daar budget voor meegenomen in de begroting,’ aldus Koen. ‘Daar hoort vervolgens een bepaalde ambitie bij, bijvoorbeeld het halen van een A-label.’ 

Zo gaat HEEMwonen alle complexen langs. Later in het proces kijken ze naar het grotere plaatje: wat betekenen deze complexplannen voor de komende jaren en hoe past dat binnen de doelstellingen uit het portefeuilleplan? Bijvoorbeeld voor het aantal woningen dat de corporatie in portefeuille heeft (beschikbaarheid) en de ontwikkeling van de energielabels van het bezit. 

Als assetmanager is Koen verantwoordelijk voor het proces van de onderhoudsbegroting. Hij stelt de begroting niet zelf op, maar is daar wel nauw bij betrokken. ‘Ik controleer onder andere of de complexplannen op de juiste manier doorvertaald zijn naar de begroting. En ik beoordeel samen met collega’s of eventuele verschillen in de begroting logisch verklaarbaar zijn.’ 

Ook na het vaststellen van de complexstrategie en de doorvertaling in de begroting blijft Koen als assetmanager betrokken. ‘Uiteindelijk ben je verantwoordelijk voor de prestaties van het complex,’ stelt Koen. ‘Dan wil je ook weten wat er allemaal gebeurt.’

Soms moet er tussentijds nog wel geschoven worden. HEEMwonen heeft besloten om de begrotingen van vorig jaar en dit jaar niet te laten stijgen. Koen: ‘We zijn bezig met de ontwikkeling van een nieuw koersplan en daaropvolgend een nieuw portefeuilleplan. Daarnaast zijn we bezig met een optimalisatietraject van de begroting, waarvoor we een aantal acties hebben benoemd die opgepakt worden. En uiteindelijk kun je betalen wat je kunt betalen. Je wilt als organisatie gezond blijven, en aan je financiële normen blijven voldoen. Dat zijn redenen waarom we ervoor gekozen hebben om de begroting te consolideren.’

De eerste helft van het jaar heeft zo een vaste cyclus: eerst worden de complexprestatieanalyses gemaakt, dan volgen de complexsessies. Vervolgens wordt dit vertaald naar de complexplannen en de begroting. Daarna volgt een extra toets om te bepalen of alles nog steeds in lijn is met de doelen uit het portefeuilleplan.

Indien blijkt dat iets niet binnen de strategische uitgangspunten van het portefeuilleplan past, is er het volgende jaar pas weer de mogelijkheid om dit bij te stellen, geeft Koen aan. ‘Ik wil daar graag eerder in het proces inzicht in te krijgen.’ Met deze doorontwikkeling is HEEMwonen nog bezig. 

Voorkomen van piekmomenten

In het najaar heeft Koen meer tijd voor beleidsmatige zaken. Aan het eind van het jaar stelt HEEMwonen een jaarplan op voor het volgende jaar. Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de piekmomenten. ‘Je maakt steeds een afweging tussen wat je standaard moet doen, en waar qua prioriteiten behoefte aan is in de organisatie,’ vertelt Koen. ‘Zo is HEEMwonen nu bezig met het opstellen en herzien van het kwaliteitsbeleid en het verbeteren van de begroting. Sommige zaken hebben hogere prioriteit dan de andere. Van de onderdelen met lagere prioriteit heeft het dan de voorkeur om die in de tweede helft van het jaar op te pakken, buiten de begrotingscyclus om.’

Vastgoeddata op orde

HEEMwonen heeft de afgelopen jaren extra geïnvesteerd in het op orde brengen en houden van de vastgoeddata. Bij HEEMwonen is vastgoeddata centraal belegd bij de afdeling Vastgoed. Hier wordt erop toegezien dat de data up-to-date blijft. Hierbij kan gedacht worden aan energie labels, plattegronden, WWS-punten en gegevens vanuit de conditiemeting.

Door de centralisering heeft HEEMwonen goed zicht op de data. HEEMwonen heeft processen ingericht vanuit diverse onderhoudsmomenten om de data actueel te houden. Zo controleren collega’s van Koen die in de woningen komen – bijvoorbeeld bij renovatieprojecten of mutatieonderhoud – altijd of de situatie klopt met de plattegrond. ‘Komt die overeen met wat zij daadwerkelijk zien in de woning? Als dat niet het geval is, worden de plattegrond en de woningwaardering bijgesteld,’ legt Koen uit. ‘Zo zorgen we er continu voor dat deze gegevens zo actueel mogelijk zijn.’

Welke data wanneer nodig zijn, heeft HEEMwonen vastgelegd in een datakalender. Daarin staan momenten waarop bepaalde data actueel moeten zijn. ‘Deze kalender is puur bedoeld om heldere afspraken met elkaar te maken,’ legt Koen uit. ‘Voor het assetmanagement is het einde van het jaar bijvoorbeeld een belangrijk moment. Zodat de data actueel zijn voor de complexprestatieanalyse.’ 

Het kost Koen over het algemeen geen moeite om collega’s van het nut daarvan te overtuigen. ‘Iedereen weet met welk doel we bepaalde dingen doen,’ vertelt hij. ‘Ik leg indien nodig altijd uit waarom ik bepaalde data nodig heb. Dat creëert begrip en medewerking.’

Betrouwbare data helpen om gefundeerde keuzes te maken in het assetmanagement. Als er twijfels zijn over betrouwbaarheid van data, dan zoekt HEEMwonen naar mogelijkheden om dingen anders aan te pakken. Zo is er recent voor gekozen om de conditiemetingen zelf te gaan doen. ‘We hadden dat uitbesteed aan een externe partij, maar vaak bleken gegevens niet helemaal te kloppen.’ Door de conditiemeting intern te doen, houdt HEEMwonen meer zicht op de conditie van het eigen vastgoed en ontstaat er meer vertrouwen in de data. Dit moet er ook aan bijdragen om fluctuaties in de begroting te beperken.

Afschaffen verhuurheffing: extra ruimte voor verduurzaming

Fluctuatie in de begroting is een mooi bruggetje naar de afschaffing van de verhuurheffing. De overheid verwacht daarvoor terug dat corporaties meer maatschappelijke prestaties gaan leveren. HEEMwonen wil het budget dat vrijkomt in de eerste instantie inzetten om de verduurzaming van hun bezit te versnellen. ‘Enerzijds is het verduurzaming, anderzijds houden we onze woningen er betaalbaar mee,’ verduidelijkt Koen. ‘Dat is extra belangrijk geworden met de stijgende energielasten.’ 

HEEMwonen kijkt op basis van de complexprestatieanalyses waar ze het geld dat vrijkomt het beste kunnen inzetten. Koen: ‘Bij de complexen die de komende 10 jaar gerenoveerd of gesloopt worden, is de strategie duidelijk. Maar er zijn ook complexen die we vooralsnog doorexploiteren, die buiten die 10-jaarsperiode vallen en een rood energielabel hebben. Dat is het laaghangende fruit waar we eerst naar kijken.’  

Juist omdat HEEMwonen de vastgoeddata beter op orde heeft gekregen, kunnen zij externe veranderingen nu makkelijker opvangen in hun assetmanagement.